Suggerimenti di gestione durante la costruzione di un budget per l'evento

Bilanciamento di un budget per eventi è una delle principali sfide che i pianificatori devono affrontare e la radice della maggior parte dei problemi di denaro può essere ricondotta alle fasi iniziali di discussione. È sempre meglio iniziare a progettare un evento sulla quantità di risorse finanziarie disponibili e non viceversa. Trascorrere solo pochi minuti a passare attraverso un budget non solo ti farà risparmiare o meglio assegnarlo, ma risparmierà un sacco di tempo eliminando le variabili costose.

Spese di pianificazione degli eventi

Le spese possono provenire da una vasta gamma di fonti una volta che si pensa a tutti i componenti coinvolti nella messa in scena di una funzione. I più ovvi sono le spese di noleggio e location, ma l'elenco cresce solo da lì. Il fatto è che trascurare anche una categoria di spesa può avere un impatto disastroso sulla spesa per persona. 

Metti in discussione i tuoi clienti

Come pianificatore di eventi, il tuo ruolo è quello di fornire assistenza esperta sia al coordinamento che alla gestione finanziaria dell'evento. Tieni presente che i tuoi clienti sognano la perfezione, e questo può facilmente offuscare il loro giudizio su ciò che è fiscalmente possibile. Il tempo per colmare il divario tra il loro budget e le aspettative è proprio fin dall'inizio. Spesso è semplice come porre le domande giuste e redigere un budget durante il primo incontro.

Costruisci un budget di eventi di base

Una volta che hai una visione dell'evento e una stima di quanti soldi devi lavorare, è finalmente tempo di strutturare il budget. Un passo importante qui è dire ai tuoi clienti che i budget degli eventi sono "bozze di lavoro" che probabilmente cambieranno man mano che arrivano più dettagli. Ricorda, pochissimi clienti hanno esperienza con i costi e le commissioni associate alle fluttuazioni della partecipazione, quindi è meglio costruire in una zona di buffer del 10% per evitare di esaurire i fondi. 

Calcola le spese di pianificatore di eventi

Naturalmente, devi incorporare le tue commissioni di pianificazione nel budget, e questo può essere un argomento permaloso per alcuni. Gli organizzatori di eventi hanno diversi modi per addebitare i loro servizi, che vanno dalle commissioni dirette alle commissioni percentuali. Alla fine, si tratta di trovare un mezzo su cui entrambi i lati possono essere d'accordo. Assicurati che la struttura delle commissioni sia documentata in un contratto e includi come una spesa in tutte le bozze del bilancio.

Costi di eventi di assetto

Raramente lavorerai su un evento che ha un budget illimitato. Molto probabilmente raggiungerai un punto nel processo di pianificazione in cui devono essere prese le decisioni sul taglio dei costi. È qui che un organizzatore di eventi esperti può davvero brillare nell'aiutare i loro clienti. L'obiettivo è identificare quali opzioni hanno la più grande impressione per gli ospiti. Ad esempio, se dovessi spendere meno sui centrotavola per preservare il dessert gourmet? In alcuni casi, un pianificatore può passare attraverso le spese e rinegoziare o ridurre le aree in cui gli ospiti non si accorgeranno mai. 

Controlla le spese audio e visive

L'illuminazione e l'attrezzatura sonora hanno un grande impatto sulla presentazione del tuo evento, ma tende anche ad avere un grande impatto sul budget. Quando si tiene conto di altre spese AV come proiettori, accesso a Internet e servizi video, non ci vuole molto perché questa categoria diventa uno dei numeri più grandi del tuo budget. 

Trova le opzioni di marketing a basso costo online

Il marketing è un'altra spesa che può crescere in modo esponenziale se non si ottiene subito risultati. La cattura, ovviamente, è che, a meno che non si commercialmente non ci sia abbastanza partecipanti per sostenere i costi dell'evento. Questo è il motivo per cui ha senso utilizzare tutte le opzioni gratuite oa basso costo per diffondere la parola iniziale su una prossima occasione.