Misurare le prestazioni degli acquisti per ottimizzare le catene di approvvigionamento

La misurazione delle prestazioni degli acquisti è importante, poiché il dipartimento degli acquisti svolge un ruolo sempre più importante nella catena di approvvigionamento durante una recessione economica.

Una riduzione del costo delle materie prime e dei servizi può consentire alle aziende di commercializzare in modo competitivo il prezzo dei loro prodotti finiti al fine di vincere affari. Un'ovvia misura di performance del successo di qualsiasi dipartimento acquisti è la quantità di denaro risparmiata dalla società. Tuttavia, ci sono una serie di misurazioni delle prestazioni che le aziende possono utilizzare quando misurano le prestazioni di acquisto.  

Efficienza di acquisto

I costi amministrativi sono la base per misurare l'efficienza dell'acquisto. Questa misurazione delle prestazioni non si riferisce al numero di articoli acquistati che il dipartimento ha acquisito. La misurazione riguarda il modo in cui il dipartimento acquisti si svolge nelle attività che dovrebbero svolgere rispetto al budget che è in atto per il dipartimento.

Se i costi di acquisto rientrano nel budget, l'efficienza del reparto acquisti supererà le aspettative. Se il dipartimento utilizza fondi oltre al budget, la funzione di acquisto non è efficiente.

Acquisto di efficacia

Il prezzo che il reparto acquisti ha pagato per un articolo non è necessariamente una buona misurazione delle prestazioni di acquisto.

Il prezzo di un articolo può fluttuare a causa delle condizioni di mercato, della sua disponibilità e di altre pressioni della domanda. Pertanto, il dipartimento acquisti potrebbe non essere in grado di controllare il prezzo. Un metodo popolare per valutare l'efficacia dell'acquisto è quello di rivedere i rapporti di turnover dell'inventario. Il rapporto misura il numero di volte, in media che l'inventario viene utilizzato o trasformato durante il periodo.

Il rapporto utilizzato per misurare la liquidità dell'inventario. Tuttavia, questa non è sempre un'ottima misura dell'efficacia dell'acquisto in quanto i requisiti stagionali per avere articoli in magazzino possono rendere inaccurata questa misurazione.

Funzionalità di acquisto

Le prestazioni di acquisto possono essere misurate rispetto ai requisiti funzionali della funzione di acquisto.

La funzione principale del dipartimento è fornire l'articolo corretto al momento richiesto al costo più basso possibile. La misurazione delle prestazioni può tener conto di questi elementi, ma non tiene conto dei fattori che possono riguardare la stabilità dei fornitori, i problemi di qualità dei materiali e gli sconti dei fornitori.

Misurazioni delle prestazioni

Le prestazioni della funzione di acquisto possono essere misurate utilizzando una varietà di misurazioni. Una società può decidere quale di queste misurazioni dell'efficacia sia rilevante per le prestazioni del loro dipartimento di acquisto. Le misurazioni possono includere:

Riduzione dei costi

Se il dipartimento degli acquisti procura un articolo a un prezzo inferiore rispetto a prima, allora è un risparmio sui costi. Ciò può verificarsi quando viene trovato un nuovo fornitore, viene utilizzato un articolo sostitutivo meno costoso, è stato firmato un nuovo contratto con il fornitore, è stato trovato un metodo di trasporto più economico o il dipartimento di acquisto ha negoziato un prezzo inferiore con il fornitore esistente.

Maggiore qualità

Quando un articolo ha migliorato la qualità utilizzando un fornitore diverso o negoziando con il fornitore esistente, il miglioramento si rifletterà in una riduzione dei rifiuti o delle risorse di produzione.

Acquisto di miglioramenti

Le efficienze nei metodi utilizzati nel reparto acquisti aumenteranno l'efficacia. Questi possono includere l'introduzione di EDI, sistemi di e-procedimento, inventario gestito dal fornitore e pagamento sui processi di ricevuta.

Miglioramenti dei trasporti

Quando un dipartimento di acquisti negozia con un vettore o un numero di vettori per ridurre il costo del trasporto di articoli dal fornitore alle strutture di produzione, il costo unitario dell'articolo sarà ridotto. Questo aumento dei costi può essere utilizzato come misurazione dell'efficacia.

Performance di acquisto

Numerosi studi sono stati condotti sulle prestazioni degli acquisti e i risultati hanno notato che non esiste un metodo che coprirà ogni reparto acquisti. Tuttavia, ci sono una serie di misure chiave che si trovano comuni nella valutazione delle prestazioni. Vale a dire, risparmiare costi, qualità del fornitore, metriche di consegna, efficacia dei prezzi e flusso di inventario.  

Sebbene queste misure chiave siano comuni, il peso posto su queste misure non è affatto uniforme e varierà tra industrie e aziende. Inoltre, l'importanza di queste misure per l'efficacia complessiva di un reparto acquisti cambierà nel tempo e, pertanto, dovrà essere valutata e modificata su base periodica.