Pianificazione degli incontri - Organizzazione di convenzioni e conferenze

01 di 15

Suggerimento: incorporare nuove tecnologie emergenti negli eventi

I partecipanti a MPI WEC hanno attraversato un nebbia del logo MPI per l'apertura della reception MPI WEC 2008 I partecipanti hanno attraversato un nebbia del logo MPI quando sono arrivati ​​per la prima volta alla reception di benvenuto MPI WEC 2008 al Las Vegas di Caesar. Per gentile concessione di MPI e TKATCHPHOTO.com

Suggerimenti per la pianificazione degli eventi da dietro l'evento presso MPI WEC 2008

Gli organizzatori di incontri ed eventi sono sempre alla ricerca di suggerimenti per la pianificazione di nuovi eventi, sia che si tratti di utilizzare per il loro prossimo incontro o semplicemente sapere cosa stanno facendo gli altri in modo da poter convalidare alcuni dei loro approcci.

Questo perché gli organizzatori di incontri ed eventi organizzano molti incontri e la conferenza annuale o il Congresso è un programma eccellente che richiede anche molte idee per la pianificazione delle riunioni.

Con questo in mente, sembra opportuno rivedere alcune delle idee di pianificazione delle riunioni e i suggerimenti di pianificazione degli eventi utilizzati da una delle associazioni principali della professione: Meeting Professionals International (MPI) organizza numerose convenzioni durante tutto l'anno. I seguenti suggerimenti per la pianificazione degli eventi si basano sul Congresso MPI World Education che si è tenuto a Las Vegas, agosto 2008.

Quando si pianificano una convenzione, i pianificatori di incontri considerano come incorporare una serie di nuove tecnologie emergenti per il programma. MPI ha usato uno schermo nebbia.

Le possibilità immaginate per la tecnologia a schermo della nebbia, una nuova tecnologia emergente, includono la proiezione di loghi aziendali, messaggi e altre immagini. I pianificatori di eventi e incontri dovrebbero conoscere le tecnologie future e come/quando usarle in vari programmi.

Come parte del MPI WEC, l'accoglienza di apertura del 2008 sponsorizzata dalle riunioni di Harrah's a Caesar's Palace, Las Vegas, i partecipanti hanno attraversato uno schermo nebbia del logo MPI mentre entravano nella reception di cocktail di apertura. L'obiettivo di Caesar's Palace era mostrare come possono cambiare l'ambiente di una stanza statica, ha spiegato Reina Herschdorfer, direttore esecutivo di Catering/Convenzioni ed eventi per Cesare's Palace.

La tecnologia FogScreen è una tecnologia emergente che è asciutta, quindi i partecipanti e gli ospiti non attraversano la nebbia e si bagneranno.

02 di 15

Suggerimento: lista di controllo per la pianificazione degli eventi per includere riunioni pre-evento da parte di tutte le parti

L'Executive Chef di Cesare ha tenuto una riunione di chef prima dell'apertura del ricevimento per l'apertura di apertura MPI 2008, Executive Chef ha tenuto un incontro con gli chef di eventi per andare oltre i loro ruoli e responsabilità 3 ore prima dell'evento. (c) 2008 Rob Hard / RH Communications, Inc.

I luoghi hanno la loro lista di controllo per la pianificazione di eventi per garantire attività fluide per eventi speciali e riunioni prima dell'esecuzione di un programma.

Come parte dell'elenco di controllo della pianificazione degli eventi, i pianificatori di eventi e riunioni tengono un incontro finale a piedi o pre-conferenza ("pre-con-") con i gestori delle conferenze, compresi i servizi di catering. È un momento in cui gli organizzatori di eventi vedranno i progressi della produzione e dell'impostazione, cibo e bevande e effettueranno richieste per eventuali modifiche prima dell'evento.

La sede stessa tiene anche incontri con il suo personale e le persone responsabili dell'esecuzione dell'evento. L'executive chef di Ceasar's Palace, Las Vegas, ha tenuto il suo incontro con chef che erano responsabili delle attività dei servizi di catering presso la reception di apertura MPI WEC 2008.

Sono state create quattro stazioni per servire sei diversi oggetti caldi e è stata creata una barra da servizio di scultura di ghiaccio per servire sette diversi tipi di sushi.

03 di 15

SUGGERIMENTO: i ricevimenti del cocktail della convenzione dovrebbero stupire i sensi

Il palazzo di Cesare trasforma lo spazio con immagini di immagini, musica, cibo ed elementi naturali di Harrahs ha ospitato il ricevimento di apertura MPI WEC 2008 presso il Las Vegas di Cesare. Il tema della serata era "Be", e ha mostrato la loro capacità di trasformare una stanza statica attraverso tecnologia, immagini, musica, vetro, acciaio, materiali naturali e cibo. Per gentile concessione di MPI e TKATCHPHOTO.com

È importante che gli organizzatori di eventi creino eventi speciali, compresi i ricevimenti di cocktail, che incorporano elementi che coinvolgono i cinque sensi.

L'accoglienza del cocktail a Caesar's Palace, Las Vegas, ha trasformato una sala da ballo in uno spazio che si è trasformato per tutta la sera. Con un budget di $ 2 milioni, pianificatori di Cesare e riunioni di Harrah's, Las Vegas, hanno lavorato con esperti di produzione, design, catering e altri per dimostrare la loro capacità di cambiare qualsiasi ambiente.

"Abbiamo avuto 180 minuti di immagini e musica che sono cambiate ogni tre o quattro minuti", ha dichiarato Reina Herschdorfer, direttore esecutivo di Catering/Convenzioni ed eventi per Cesare's Palace. Ha anche reso interattivi gli elementi nella stanza con gli elementi visivi sullo schermo. Quando i petali di rosa erano sullo schermo, i petali di rosa riempivano anche la stanza. Era anche il caso dell'uso di altri elementi di eventi speciali, come le bolle. Ha rafforzato l'idea di come la natura e l'abstract lavorano insieme per creare un effetto psichedelico (uno degli obiettivi di Herschdorfer).

Herschdorfer ha anche sottolineato l'intenzione di Cesare di mostrare il cibo come elemento evento. "Il cibo è arte. Riguarda gli chef e la bellezza del cibo ", ha aggiunto.

04 di 15

Suggerimento: rendere i partecipanti e gli ospiti unici e speciali all'arrivo

Il personale di Mandalay Bay ha creato una linea di tappeti rosso per salutare i partecipanti MPI MPI WEC 2008 sono stati accolti da oltre 200 impiegati di Mandalay Bay mentre si facevano strada nel centro congressi e verso la sessione di conferenza di apertura. Per gentile concessione di Mandalay Bay, Las Vegas

Una linea di tappeti rosso è un ottimo modo per far sentire i partecipanti unici e speciali quando arrivano per riunioni e altri eventi speciali.

Una linea di tappeti rosso è stata creata dalla direzione e dal personale di Mandalay Bay, Las Vegas, per accogliere i partecipanti mentre si avvicinavano alla sessione generale di apertura.

Era evidente che la sessione di tifo per un'ora era apprezzata dai partecipanti. E creare un elemento che sorprende piacevolmente gli organizzatori di eventi è una dichiarazione in sé.

Creare una linea di tappeti rosso è più facile di quanto la maggior parte possa pensare. Si tratta semplicemente di avere abbastanza individui affiliati all'evento per essere disponibili durante il periodo in cui arrivano gli ospiti. Mandalay Bay ha semplicemente messo la chiamata a vari dipartimenti via e -mail e il personale era entusiasta di partecipare.

05 di 15

Suggerimento: i leader dell'organizzazione preparano le basi per l'agenda delle riunioni all'apertura delle osservazioni

Bruce Macmillan di MPI ha delineato il futuro degli incontri presso MPI WEC 2008 Bruce Macmillan, presidente e CEO di MPI, ha aperto la conferenza MPI WEC 2008, a tema "Il tuo futuro sta mostrando.". (c) 2008 Rob Hard / RH Communications, Inc.

Per dare il via alle convenzioni, i leader dovrebbero consegnare un messaggio sull'agenda delle riunioni dell'evento durante le osservazioni di apertura durante la prima sessione generale.

Quando si stabiliscono l'agenda delle riunione per un Congresso o una conferenza, i pianificatori di eventi e di incontri devono utilizzare la sessione generale di apertura per far rafforzare i leader l'obiettivo e i messaggi chiave del programma.

Per MPI WEC 2008 tenutosi a Mandalay Bay, Las Vegas, nell'agosto 2008, MacMillan ha messo in evidenza l'enfasi del Congresso sulla conoscenza professionale, l'uso della tecnologia per arricchire le riunioni (non sostituirla) e la sua opinione che il futuro del settore continuerà a crescere.

È importante assicurarsi che il messaggio sia appropriato per coloro che partecipano all'evento e che sia rivolto agli interessi di coloro che frequentano, incluso dove vivono. Più di 4.500 hanno frequentato MPI WEC, la più grande frequenza nella storia di MPI. Macmillan ha fatto riferimento alle iniziative globali di MPI e ha fornito esempi di tendenze globali.

06 di 15

Suggerimento: i leader del consiglio di amministrazione dovrebbero evidenziare i risultati nelle sessioni di apertura

MPI 2007-2008 La presidente Angie Pfeiffer evidenzia gli imperativi strategici di MPI MPI 2007-2008 La presidente Angie Pfeiffer si rivolge ai partecipanti MPI Wec 2008 mentre chiude il suo anno di leadership per l'associazione. Per gentile concessione di MPI e TKATCHPHOTO.com

Per le convenzioni e i congressi annuali, è importante che i leader del consiglio mettano in evidenza i risultati e gli obiettivi passati.

Si prevede che la leadership dell'organizzazione metterà in evidenza i risultati passati mentre preparano le basi per l'anno a venire. Angie Pfieffer, presidente 2007-2008 per MPI, ha messo in evidenza imperativi strategici che sono stati istituiti per MPI durante il suo mandato.

MPI ha ridefinito i suoi imperativi strategici per l'industria degli incontri durante l'anno precedente e Pfeiffer ha evidenziato quanto segue:

• Evolversi in una comunità globale
• Reimmaginare i rapporti commerciali con i capitoli
• Elevare la conversazione e l'esperienza dei membri
• Costruisci una grande organizzazione

Presentando i successi dell'organizzazione, offre ai membri e ad altre parti interessate l'opportunità di comprendere le iniziative chiave e gli obiettivi. È rilevante in tutti i settori e nelle riunioni.

07 di 15

Suggerimento: incorporare elementi di intrattenimento aziendale nell'agenda della convention

MPI ha assunto Nathan Burton per intrattenere i partecipanti e introdurre Larry Luteran New MPI 2008-2009 Il presidente Larry Luterano è stato magicamente presentato ai partecipanti MPI WEC 2008 dal mago di Las Vegas Nathan Burton. Per gentile concessione di MPI e TKATCHPHOTO.com

È importante che i pianificatori di incontro incorporano l'intrattenimento aziendale nell'agenda della convention - questo aiuta a rompere presentazioni formali.

Quando si pianificano una convenzione, è importante incorporare elementi della comunità locale nel tema ogni volta che è possibile. Poiché il Congresso era a Las Vegas, gli organizzatori dietro MPI WEC 2008 avevano una gamma completa di opzioni.

La sessione generale di apertura è stata programmata per due ore, quindi per aiutare a rompere la formalità di presentazioni, temi locali e intrattenimento sono stati incorporati nell'ordine del giorno.

Il mago di Las Vegas Nathan Burton ha intrattenuto i partecipanti e ha concluso l'intrattenimento aziendale facendo apparire magicamente il presidente del 2008-2009 Larry Luteran di fronte al pubblico per la sua presentazione.

08 di 15

Suggerimento: l'apertura delle sessioni generali dovrebbe lasciare eccitati i partecipanti

MPI WEC 2008 ha assunto Drum Cafe per eccitare i partecipanti per il Congresso Drum Cafe ha intrattenuto i partecipanti alla sessione generale di apertura MPI WEC 2008 (Act di chiusura). Per gentile concessione di MPI e TKATCHPHOTO.com

Una sessione generale di apertura efficace dovrebbe includere una varietà di oratori e intrattenimento per mantenere l'attenzione dei partecipanti, in particolare per sessioni più lunghe.

Le osservazioni di chiusura per la sessione generale di apertura sono state seguite da un'esibizione di Drum Cafe, noto per la fornitura di team building e intrattenimento di batteria interattiva.

Drum Cafe usa tamburi africani e percussioni per energizzare il pubblico. E, sebbene MPI abbia incorporato le loro prestazioni, alcuni organizzatori di eventi incorporano questo tipo di prestazione come esperienza pratica per i gruppi (dando ai partecipanti i loro tamburi).

Drum Cafe si è esibito per più di un'ora, mentre alcune persone sono rimaste ad ascoltare e altre hanno sentito l'energia dalla sala della sessione generale mentre passavano le porte attraverso il corridoio principale.

09 di 15

SUGGERIMENTO: ogni convention include un'Expo con le cabine della fiera

MPI WEC 2008 ha incorporato una mostra di quasi 600 espositori MPI WEC 2008 Exhibition. Per gentile concessione di MPI e TKATCHPHOTO.com

Quasi ogni Congresso o Convenzione incorpora una fiera o una sala espositiva come parte dell'agenda.

L'Expo offre l'opportunità ai fornitori e agli sponsor del settore di incontrare i partecipanti alla convention.

Le esposi tradizionali possono essere viste più come un "mercato", se le convenzioni e le conferenze limitano le ore in cui una sala espositiva è aperta - ed evitare di pianificare sessioni educative durante questo periodo, in modo che gli espositori possano massimizzare il loro tempo con importanti partecipanti.

Un Expo contribuirà a sottoscrivere il costo della Convenzione complessiva e a fornire entrate operative per gli organizzatori di associazioni.

10 di 15

Suggerimento: determinare gli argomenti di sviluppo professionale a livello di abilità e pubblico

MPI WEC 2008 Strutturate Sessioni di breakout per 13 abilità e 3 livelli Andrea "Sid" Curtis, direttore artistico per Freeman AV Services, co-presentato con Bob Walker, Vice Presidente dei Servizi creativi, AVW-Telav, Inc., Sull'uso efficace della progettazione panoramica, dell'illuminazione e dell'audio per migliorare l'esperienza di incontro presso MPI WEC 2008. Per gentile concessione di MPI e TKATCHPHOTO.com

Gli organizzatori della conferenza determinano gli argomenti del seminario per lo sviluppo professionale che considerano il livello di abilità dei partecipanti e gli interessi di sviluppo.

MPI ha determinato argomenti del seminario a livello di pubblico, tra cui principianti, intermedi e avanzati. Quindi, MPI ha organizzato sessioni di breakout in 13 famiglie di abilità per aiutare i partecipanti a ottimizzare la loro esperienza educativa:

• Analisi-process-decisione
• Gestione aziendale
• Comunicazione
• Educazione e sviluppo del contenuto
• Gestione finanziaria
• Relazioni/relazioni interpersonali
• Relazioni internazionali
• Marketing
• Gestione delle riunioni
• Gestione delle persone
• Gestione dei progetti/pianificazione del lavoro
• Strategia
• Tecnologia

MPI ha fornito ai partecipanti un'opzione per programmare sessioni online, classificando le sessioni per le famiglie di abilità e i livelli del pubblico.

11 di 15

Suggerimento: le idee di raccolta fondi dovrebbero evolversi attorno alle riunioni annuali

La Fondazione MPI organizza un evento di raccolta fondi a House of Blues, Las Vegas, oltre 1.000 hanno partecipato all'evento di raccolta fondi "Rendezvous" a House of Blues, Las Vegas, per MPI WEC 2008. Per gentile concessione di MPI e TKATCHPHOTO.com

Gli organizzatori di eventi ed eventi dovrebbero creare eventi di raccolta fondi come parte di una conferenza annuale o convention per massimizzare il valore di raccolta fondi.

Forse il modo migliore per energizzare una base di raccolta fondi è organizzare un evento di raccolta fondi speciale durante il Congresso o la Convenzione annuale. Dopotutto, questo è il momento in cui le persone hanno gli argomenti e le questioni della raccolta fondi causano il massimo della mente.

Per MPI WEC 2008, l'idea dell'evento di raccolta fondi includeva una serata di cibo, bevande e musica dal vivo alla House of Blues a Mandalay Bay, Las Vegas. L'evento includeva anche la Detroit Metro Convention and Visitors Bureau come sponsor del titolo, nonché diversi altri sponsor che contribuiscono per aiutare a sottoscrivere i costi.

I prezzi dei biglietti anticipati sono stati fissati a $ 110 (USD) e i biglietti in loco erano $ 125 (USD). Più di 1.000 partecipanti si sono uniti all'evento - circa il 25% di tutti i partecipanti.

12 di 15

Suggerimento: le discussioni sulla tavola rotonda aziendale offrono ai partecipanti argomenti aperti

I partecipanti alla guida del processo di facilitazione del seminario per discutere degli argomenti del settore MPI WEC 2008 Conversazioni di caffè organizzate, discussioni a tavola rotonda in cui argomenti e moderatori non sono predeterminati. I partecipanti sono incoraggiati a ospitare una discussione basata su un tema generale e coloro che sono interessati possono partecipare. Per gentile concessione di MPI e TKATCHPHOTO.com

Sebbene le conversazioni del caffè possano sembrare nuove per alcuni nel settore degli eventi, queste discussioni sulla tavola rotonda sono emerse dagli incontri nel settore ad alta tecnologia.

Le conversazioni del caffè sono discussioni di tavola rotonde informali in cui gli argomenti e i moderatori non sono predeterminati, ha spiegato Brooke Bode, direttore della gestione delle conoscenze per MPI, Dallas. "Permette ai partecipanti di imparare dai loro coetanei", ha aggiunto Bode.

Per MPI WEC 2008, sei diversi temi di discussione di tavola rotonda sono stati identificati i partecipanti al Congresso per iscriversi e/o guidare tavole rotonde commerciali, tra cui:

• The Green Cafe (riunioni verdi)
• Strategy Spot Cafe (formati di incontro e riunioni strategiche)
• Cafe Futura (Future Trends/Technology)
• The Bridge Cafe (differenze generazionali/culturali)
• Cafe Internationale (Meetings International)
• Cafe Potpourri (Argomenti vari)

La facilitazione del seminario è guidata dai partecipanti e offre ai partecipanti un'alternativa al solito formato di sessioni di incontri e seminari.

13 di 15

Suggerimento: incoraggia l'host della convention del prossimo anno a sponsorizzare alla convention di quest'anno

MPI WEC 2009 Host Salt Lake Convention & Visitors Bureau sponsorizzato 2008 Pranzo 2008 2009 MPI Educazione Mondia. (c) Rob Hard / RH Communications, Inc.

Quando si pianificano una convention, il momento migliore per garantire la conservazione dei partecipanti per le convenzioni future è promuovere quel messaggio durante quest'anno.

I pianificatori di incontro comprendono l'importanza di mantenere i partecipanti e/o i membri dell'organizzazione sentendo che il loro tempo è ben speso partecipando a una convenzione o al Congresso. Uno degli obiettivi è assicurarsi che i partecipanti torneranno per la convention del prossimo anno.

Gli organizzatori di MPI WEC 2008 hanno dato una visibilità primaria a Salt Lake City, la città ospitante selezionata per MPI WEC 2009. Un pranzo seduto è stato servito l'ultimo giorno della convention, sponsorizzato dal Convention & Visitors Bureau di Salt Lake City. Ha permesso ai funzionari del turismo di Salt Lake City di evidenziare i punti di forza competitivi per la loro destinazione, incoraggiando i partecipanti a voler sperimentare l'evento del prossimo anno.

Questo tipo di sponsorizzazione della convention è stato prezioso anche per Salt Lake City perché sono stati in grado di fare un passo informale per tutti i professionisti delle riunioni che sono anche i principali responsabili delle decisioni nella selezione di luoghi e destinazioni per numerosi programmi.

14 di 15

Suggerimento: i ricevimenti notturni di chiusura dovrebbero essere memorabili come i ricevimenti di apertura

MPI WEC 2008 includeva una festa in spiaggia a Mandalay Bay Mandalay Bay Beach Party a MPI WEC 2008. Per gentile concessione di MPI e TKATCHPHOTO.com

Le convenzioni dovrebbero incorporare un ricevimento notturno di chiusura, dando ai partecipanti la possibilità di fare rete e discutere gli argomenti dell'evento. Seleziona un evento divertente.

Le opportunità di networking sono importanti quanto l'educazione professionale e gli elementi della sala espositiva di una convenzione o del Congresso. Poiché la maggior parte delle persone tende a saltare gli eventi di chiusura, è importante che l'accoglienza notturna di chiusura faccia sentire i partecipanti eccitati ed energizzati dal processo -- Se vuoi che le persone rimangano per questo.

I pianificatori di eventi e riunioni dovrebbero identificare un evento o un tema correlato alla destinazione e alla posizione in cui si svolge l'evento. MPI WEC 2008 ha tenuto il ricevimento notturno di chiusura in spiaggia a Mandalay Bay, Las Vegas.

MGM Mirage e Mandalay Bay hanno sponsorizzato l'accoglienza notturna di chiusura per MPI WEC 2008, insieme alla casa del blues. I pianificatori di eventi e incontri dovrebbero creare opportunità per sfruttare le sponsorizzazioni della sede per aiutare a sottoscrivere eventi speciali della convention, inclusi i ricevimenti notturni di chiusura.

15 di 15

SUGGERIMENTO: le idee creative possono coinvolgere i partecipanti alla convention per i lanci di nuovi prodotti

MGM CityCenter Vegas ha creato una replica del castello di sabbia per i partecipanti MPI Citycenter Las Vegas, di MGM Mirage, ha usato la sua sponsorizzazione di MPI WEC 2008 Closing Night Reception a Mandalay Bay per promuovere il suo ultimo progetto. Per gentile concessione di MGM Citycenter, Las Vegas

I lanci di nuovi prodotti si verificano continuamente alle convenzioni. La chiave per un lancio di successo del prodotto è coinvolgere in modo creativo l'immaginazione dei partecipanti.

Con centinaia di espositori e fornitori che frequentano convenzioni e congressi, molti lo usano come un'opportunità per promuovere un nuovo lancio di prodotti o reintrodurre i partecipanti ai loro prodotti e servizi.

MGM Mirage ha sponsorizzato l'accoglienza notturna di chiusura per MPI WEC 2008 e ha usato l'evento come un'opportunità per mostrare il progetto MGM CityCenter Vegas. Con un tema di accoglienza notturna di chiusura attorno a "Beach Party", MGM Citycenter Vegas ha creato una replica di sabbia del progetto che dovrebbe aprire alla fine del 2009.