Negoziazione nel processo di acquisto

La negoziazione nel processo di acquisto copre il periodo da quando viene effettuata la prima comunicazione tra l'acquirente di acquisti e il fornitore attraverso la firma finale del contratto. La negoziazione può essere semplice come cercare di ottenere uno sconto su un caso di guanti di sicurezza attraverso le complessità dei principali acquisti di capitali.

Un professionista degli acquisti deve mirare ad avere successo nei loro negoziati con i fornitori per ottenere il miglior prezzo con le migliori condizioni per ogni articolo acquistato.

Base di fornitori più piccoli e contratti a lungo termine

Il processo di negoziazione è diventato un settore più importante nel processo della catena di approvvigionamento mentre le aziende cercano di ridurre le loro spese aumentando al contempo il potere d'acquisto. Ciò significa che i professionisti dell'acquisto devono negoziare tariffe sempre più migliori con i fornitori mantenendo o aumentando la qualità e il servizio.

In passato, le aziende avevano un lungo elenco di fornitori che avrebbero acquistato diversi articoli da cui richiedevano risorse di acquisto per trascorrere del tempo limitato per negoziare i prezzi più bassi. La migliore soluzione disponibile era confrontare i prezzi degli elenchi dai cataloghi e selezionare il fornitore in base a tali informazioni. La tendenza nell'ultimo decennio è stata quella di razionalizzare la base dei fornitori ed stipulare accordi a lungo termine con il sourcing singolo. Ciò offre alle aziende la possibilità di negoziare prezzi significativamente più bassi per gli articoli che stavano acquistando da un numero di fornitori separati.

I venditori sono partner

L'enfasi nei negoziati si è allontanata dallo scenario di prezzo più basso alla negoziazione con meno fornitori per ottenere il prezzo più basso con il miglior servizio, qualità e condizioni. Lo scopo delle aziende era ridurre la spesa complessiva piuttosto che negoziare il prezzo più basso con un gran numero di fornitori, il che non ha dato il miglior risultato complessivo.

I contratti negoziati a lungo termine con una base di fornitori più piccoli hanno prodotto più di una relazione partner tra acquirente e fornitore. La relazione può diventare meno avversario a beneficio dell'acquirente e del fornitore. In un tipo di relazione partner, l'acquirente incoraggerà il fornitore ad aumentare la qualità e il servizio e il fornitore sa che facendo ciò, la partnership continuerà con un rinnovato contratto con vendite garantite.

Negoziazione o RFQ

I dipartimenti di acquisto non governativi continuano a offrire una serie di venditori prequalificati una richiesta di preventivo (RFQ) per articoli o servizi che desidera acquistare. Il processo di offerta competitiva può produrre una serie di offerte e condizioni che il dipartimento acquisti valuterà e quindi assegnerà l'attività. Ciò può o meno coinvolgere una qualche forma di negoziazione.

La maggior parte delle attività negoziate coinvolgerà articoli o servizi che non sono necessariamente definibili da un RFQ. Il dipartimento acquisti e il venditore negozieranno più di un prezzo. La negoziazione di solito coprirà ciò che deve essere prodotto o qual è la misura del servizio da fornire, la garanzia, i servizi di trasporto, l'assistenza tecnica, l'alternativa di imballaggio, i piani di pagamento, ecc.

L'acquisto di articoli o servizi di un costo significativo richiederà negoziazioni estese per arrivare a un contratto finale.

I professionisti dell'acquisto sono tenuti a partecipare a questi tipi di negoziazione per garantire che le loro aziende ottengano il miglior prezzo con i termini più favorevoli e potrebbe essere necessario addestrare il personale nei metodi di negoziazione in quanto diventa più banale in un clima economico difficile.

Obiettivi di negoziazione

Il personale di acquisto dovrebbe inserire tutti i negoziati con obiettivi chiaramente definiti. Senza avere obiettivi, la possibilità che il professionista dell'acquisto concedi al prezzo, alla qualità o al servizio viene aumentata in modo significativo. Il negoziatore dovrebbe stipulare discussioni con il fornitore con obiettivi precisi che desiderano raggiungere per la loro azienda.

L'obiettivo non dovrebbe essere assoluto e dovrebbe consentire una certa flessibilità. Tuttavia, il negoziatore dovrebbe anche garantire che non si discostano dagli obiettivi e si permettano di negoziare su aree che non facevano parte della discussione. Ad esempio, un negoziatore potrebbe aver lavorato con il venditore sui loro obiettivi su prezzo e servizio, ma non sulla qualità. Quando il venditore inizia a discutere della qualità, il negoziatore dovrebbe astenersi da qualsiasi accordo in cui si trovi senza un obiettivo prestabilito.

La negoziazione è una parte importante del ruolo del professionista dell'acquisto. È un'abilità che viene appresa e la formazione può aiutare l'acquisto del personale nella comprensione di ciò che è necessario durante la negoziazione con i venditori.