Guida alla contabilità no profit ciò che devi sapere

Le responsabilità contabili di un'organizzazione senza scopo di lucro sono state le responsabilità delle imprese a scopo di lucro. La contabilità può essere complicata per un non profit, e ancora di più se non puoi permetterti di assumere un contabile professionista per gestire le tue finanze. Questa guida viene eseguita attraverso le basi della contabilità per le organizzazioni non profit in modo da poter fare del tuo meglio con le risorse disponibili.

Conosci i tuoi termini finanziari

Prima di saltare in contabilità, è utile conoscere alcuni termini contabili di base che incontrerai. Tieni presente che questi termini possono assumere un significato leggermente diverso se applicati alle organizzazioni non profit piuttosto che alle imprese a scopo di lucro. Una volta che hai familiarità con questi termini di base, puoi comprendere meglio le esigenze contabili del tuo non profit e iniziare a dare la priorità alle tue attività.

• Risorse: Cose che la tua organizzazione no profit possiede, come denaro, brevetti o attrezzature per ufficio
• Passività: Cose che il tuo non profit deve, come prestiti o debiti
• Tipi di entrate: Tutti i soldi che entrano nel tuo non profit, come donazioni, sovvenzioni, quote di abbonamento, investimenti, biglietti, commissioni di programma o commissioni di servizio
• Attività nette: Attività meno passività. Le attività nette possono essere classificate in due modi: quelli con restrizioni ai donatori e senza restrizioni ai donatori

Queste restrizioni dei donatori possono essere ulteriormente suddivise in tre categorie:

1. Senza restrizioni: Usa questi fondi per qualsiasi scopo, anche per le operazioni quotidiane. Ad esempio, le donazioni al tuo fondo annuale sono illimitate, il che significa che i donatori lasciano all'organizzazione decidere come vengono spesi.
2. Temporaneamente limitato: Questi fondi possono essere spesi solo per un programma specifico o in un certo momento. Gli esempi includono denaro donato durante una crisi o un'emergenza in cui i donatori vogliono i soldi spesi per quell'evento.
3. Permanentemente limitato: Questi fondi non possono mai essere spesi dal non profit ma possono guadagnare interesse dall'essere investiti. Ad esempio, un'organizzazione non può utilizzare il corpus dei fondi di dotazione, sebbene gli interessi che guadagnano i fondi possano essere utilizzati.

Prepara i rendiconti finanziari della tua organizzazione

Come organizzazione no profit, la trasparenza nelle operazioni è fondamentale. Un modo per rafforzare questa trasparenza è preparare correttamente i tuoi bilanci. Secondo i principi contabili generalmente accettati (GAAP USA), le organizzazioni non profit dovrebbero fare le seguenti dichiarazioni per la segnalazione:

Dichiarazione di condizione finanziaria

Simile al bilancio di una società a scopo di lucro, una dichiarazione di posizione finanziaria suddivide attività, passività e attività nette. È un'istantanea generale della salute del tuo non profit.

Dichiarazione delle attività

Lo scopo principale di un non profit è fornire servizi o programmi che soddisfino le esigenze specifiche. Una dichiarazione delle attività riporta entrate e spese con restrizioni ai donatori e senza.

Dichiarazione delle spese funzionali e naturali

Le spese di segnalazione per natura e funzione in un formato di foglio di calcolo aiutano a tenere traccia delle attività e dei risultati. 

Ad esempio, le spese verrebbero suddivise dalla funzione, come programmi, raccolta fondi o amministrativa. Sarebbero anche suddivisi dalla natura o dal tipo di spese, come stipendi, forniture o marketing.

Rendiconto finanziario

Simile al rendiconto dei flussi di cassa di una società a scopo di lucro, questo documento riporta quanta cassa e equivalenti di cassa stanno entrando e lasciando l'organizzazione per un periodo specifico. Il flusso di cassa può essere positivo o negativo, a seconda che gli afflussi siano più alti dei deflussi (positivi) o se gli afflussi sono inferiori ai deflussi (negativi). I flussi di cassa fluttuano e non riflettono profitti o perdite a lungo termine.

Questa affermazione è divisa in tre sezioni: Investimento, finanziamento e operativo. 

1. La sezione di investimento dei riportamenti degli importi spesi per attività a lungo termine, come investimenti o attrezzature. 
2. La sezione di finanziamento riporta gli importi ricevuti da prestiti o rimborsi. 
3. La sezione operativa del rapporto delinea ciò che non è incluso nelle sezioni di investimento o finanziamento.

Note ai rendiconti finanziari

È importante includere eventuali informazioni aggiuntive in merito a restrizioni, liquidità e altre note in questa sezione. Le divulgazioni comuni per le organizzazioni non profit includono un riepilogo delle politiche contabili, le informazioni su investimenti, lo stato delle attività e l'ammortamento, lo stato di prestiti in sospeso o leasing, nonché lo stato degli impegni a lungo termine dai donatori.

Naturalmente, per compilare queste dichiarazioni, il tuo non profit dovrà tenere traccia del reddito, delle spese e dell'attività. Il monitoraggio accurato richiede attenzione ai dettagli, nonché la scelta del software contabile appropriato per le dimensioni e la complessità dell'organizzazione.

Traccia i finanziamenti in arrivo e le spese in uscita

Per mettere insieme bilanci accurati, è essenziale tenere traccia di tutti i fondi che provengono dalla tua organizzazione, meglio eseguiti utilizzando un sistema organizzato (delineato di seguito). Inoltre, poiché il codice fiscale potrebbe cambiare, dovrai sapere cosa stai monitorando e perché. È importante mantenere separati il ​​reddito e le spese, ma dovresti anche parlare con un esperto fiscale per assicurarti di registrare tutto ciò di cui hai bisogno per salvaguardare il tuo stato di esenzione fiscale.

Esistono due diversi metodi di tracciamento che le organizzazioni non profit possono usare: contabilità in contanti O Contabilità di base per le basi.

Contabilità in contanti

Con la contabilità in base alla base in contanti, si registrano entrate quando viene ricevuta la liquidità fisica, non quando si svolge una transazione. Registri le spese quando viene pagata la contanti. Utilizzando questo sistema in un non profit, ad esempio, significa che si registra il pagamento quando si riceve un membro o un pagamento del donatore.

La base in contanti può essere utilizzata solo se non hai più di $ 25 milioni in entrate lorde per i 3 anni fiscali precedenti, rendendolo un sistema popolare per le non profit più piccole.

Contabilità di base per le basi

Con la contabilità di base per l'accumulo, si registrano entrate o spese quando si svolgono le transazioni. Ad esempio, registreresti la transazione quando si invia una fattura per le quote o una donazione impegnata. Non quando ricevi il pagamento fisico. 

La contabilità senza scopo di lucro non è limitata alle donazioni e alle spese, tuttavia. Non dimenticare le altre attività dovresti anche monitorare, come investimenti e risparmi. Una varietà di software di contabilità senza scopo di lucro è disponibile per semplificare il monitoraggio e molti di essi sono facili da implementare e convenienti da avviare.

Presenta un modulo 990

Secondo l'IRS, ci sono più di 30 tipi di organizzazioni senza scopo di lucro che sono esenti dalle tasse federali e da molte tasse statali.Il tipo più comune di organizzazione no profit è A501 (c) (3), che è un ente di beneficenza pubblico o una fondazione privata.

Anche se le organizzazioni non profit sono esenti dalle tasse federali, devono comunque presentare un documento di informazione annuale noto come Modulo 990. Il modulo 990 è un documento pubblico che consente all'IRS e al pubblico di esaminare la missione, le finanze e le operazioni di una no profit per l'anno precedente. A seconda delle attività dell'organizzazione senza scopo di lucro o delle ricevute lorde, presenterai il modulo 990, 990-PF, 990-EZ o 990-N. Alcune chiese e le organizzazioni basate sulla fede possono essere esenti da questo requisito se non hanno formalmente presentato lo status di 501 (c) (3).

Ricorda che essere esente dalle imposte sul reddito federale non significa che puoi saltare la presentazione di una dichiarazione dei redditi commerciali. Potrebbe anche essere necessario pagare l'imposta sulla proprietà o l'imposta sulle vendite. In alcuni stati, la navigazione di codici fiscali e responsabilità può essere complicato, ma unirsi all'associazione delle organizzazioni non profit del proprio stato può aiutarti a trovare informazioni sui regolamenti locali e statali.

Fai spazio alla contabilità professionale nel tuo budget

Mentre questa guida ha lo scopo di offrirti un'introduzione alla contabilità senza scopo di lucro, non sostituisce affatto la competenza professionale. Molte organizzazioni no profit assegnano compiti contabili a un membro dello staff non addestrato o un grande errore. La contabilità inesperta può spesso portare a frodi involontarie e errori costosi. Pertanto, un professionista con esperienza e formazione nella contabilità senza scopo di lucro è essenziale per la tua organizzazione.

Un CPA può anche guidare i membri del consiglio e il personale attraverso i conti, garantendo che tutti siano informati e aggiornati. Il personale esperto e i membri del consiglio di amministrazione possono portare a un'organizzazione no profit più stabile e organizzata. Inoltre, potresti essere in grado di trovare un volontario che funge anche da CPA volontario ed esperto o professionista contabile.

Questo articolo è solo per scopi informativi. Non è destinato a essere una consulenza legale. Controlla altre fonti, come l'IRS, e consulta un consulente legale o un contabile.