Gestire un programma di schede di approvvigionamento

La carta degli appalti, o P-card, è una forma di carta di credito dell'azienda che viene emessa ai dipendenti che possono quindi acquisire beni e servizi senza dover elaborare la transazione attraverso la tradizionale procedura di acquisto, come l'utilizzo di richieste di acquisto o ordini di acquisto.

Esistono diversi programmi di schede di approvvigionamento; Alcuni implicano solo l'uso di fornitori approvati dall'azienda, mentre altri consentono di utilizzare qualsiasi fornitore. Gli acquisti effettuati da un dipendente che utilizzano una carta di approvvigionamento sono generalmente piccoli e bassi valore. Molte reazioni negative sui programmi di carta di approvvigionamento sono specificamente mirate all'abuso della carta da parte dei dipendenti. Tuttavia, i benefici dei programmi di approvvigionamento sono molto maggiori dei rischi e dei costi coinvolti nella gestione del programma.

Vantaggi delle carte di approvvigionamento

Il governo degli Stati Uniti ha scoperto che gli acquisti inferiori a $ 2.500 comprendevano solo il 2 % della spesa complessiva del governo, ma rappresentava l'85 % di tutti gli acquisti. Poiché i costi amministrativi di questi piccoli acquisti hanno spesso superato la spesa effettiva in dollari, l'uso delle carte di approvvigionamento è aumentato in molti dipartimenti governativi. Un'agenzia governativa, il Dipartimento del Commercio, ha stimato che l'uso delle carte di approvvigionamento li ha risparmiati oltre $ 22 milioni all'anno sui costi amministrativi e la riduzione del tempo di elaborazione degli acquisti. L'uso delle carte ha permesso ai dipartimenti di acquisto di concentrare i propri sforzi nel 15 percento della spesa totale degli appalti che rappresentano il 98 percento della spesa totale.

Implementazione di controlli interni

L'abuso delle carte di appalto è il titolo di notizie, ma questi abusi, specialmente nei dipartimenti governativi, spesso mostrano un valore elevato in dollari che è, tuttavia, meno della metà dell'uno per cento della spesa totale. Tuttavia, si verificano abusi, ma può essere controllato implementando controlli interni adeguati per ridurre i rifiuti e gli abusi.

La forte direzione di gestione è cruciale per un programma di schede di approvvigionamento di successo. Il management dovrebbe definire chiaramente ciò che gli usi consentiti per la carta sono e definire e imporre sanzioni per la delinquenza, le frodi e l'abuso del pagamento. Naturalmente, le procedure e le risorse del back office devono essere in atto per implementare i controlli. Se non ci sono risorse sufficienti per monitorare e gestire gli abusi della carta degli appalti, gli abusi continueranno e aumenteranno, poiché la mancanza di impegno nel programma è vista dai suoi utenti.

Chi ottiene una carta?

Un altro negativo visto nei programmi di carte di approvvigionamento è che le aziende pensano di dover dare carte a tutti i loro dipendenti che effettuano acquisti. Questo non è il caso; Viene rilasciata una carta di approvvigionamento viene data fiducia. Una società deve essere in grado di fidarsi dell'utente della carta in quanto sta effettivamente spendendo i soldi dell'azienda. Dovrebbe esserci un processo di approvazione in cui i dipendenti devono essere selezionati, rivisti e approvati. Se un dipendente ha un cattivo credito, dovrebbe ricevere una carta di approvvigionamento aziendale?

Imporre limiti di spesa

Come qualsiasi carta di credito, dovrebbe esserci un limite di credito per l'utente. Le società di carte di credito offrono ai titolari di carta un limite in base alla loro capacità di pagare. Per i titolari di carte di appalti, le aziende dovrebbero dare ai titolari di carta un limite di spesa appropriato alla loro posizione e alla loro probabile spesa. Ad esempio, una persona impiegata come analista IT può essere tenuta solo ad acquistare inchiostro stampante e piccoli periferiche per computer, che possono totale solo un paio di centinaia di dollari all'anno. Il limite di spesa per questo dipendente dovrebbe riflettere questo e non dovrebbe ricevere un limite di spesa generale di $ 2.500 che può essere dato a tutto il personale IT. I limiti di spesa dovrebbero essere rivisti su base periodica in modo che venga dato un livello adeguato ai dipendenti in base alla loro spesa effettiva.