Panoramica dei file del personale e politica di campione

Un fascicolo del personale è una documentazione salvata dei datori di lavoro sulla storia e lo stato dell'intero rapporto di lavoro con un singolo dipendente. Il datore di lavoro mantiene questa documentazione di lavoro in un file del personale per tre motivi.

• Come datore di lavoro, si desidera avere informazioni accurate utili e organizzate quando è necessario accedere alle informazioni per qualsiasi motivo. Le modifiche ai contatti di emergenza, agli indirizzi dei dipendenti, tengono traccia delle valutazioni delle prestazioni, lettere disciplinari, il riconoscimento dei dipendenti e i materiali delle applicazioni di lavoro sono esempi dei tipi di informazioni a cui il datore di lavoro vorrà essere in grado di accedere rapidamente.
• Il datore di lavoro deve conservare la documentazione su questioni del personale come la selezione dei dipendenti, le prestazioni, la cronologia del lavoro, la logica di compensazione e le applicazioni di promozione interna, per citarne solo alcuni. Un'affermazione EEOC, una causa o persino la necessità di giustificare la mancanza di un aumento o una promozione a un dipendente richiede che il datore di lavoro abbia raccolto e mantenuto questo tipo di documentazione dei dipendenti.
• Alcuni registri dei dipendenti sono richiesti dai governi federali o statali per i datori di lavoro. L'organizzazione delle informazioni sui dipendenti in un file del personale ha senso per l'accesso, la conformità legale e la prontezza.

Tipi di file del personale

Un datore di lavoro mantiene generalmente diversi tipi di file del personale, per uso aziendale, per la riservatezza dei dipendenti, per la privacy medica e per la conformità legale. Non esiste alcuna legge che dice quanti file è tenuto a un datore di lavoro per mantenere le leggi che coprono l'accesso dei dipendenti ai file e ad altre pratiche correlate al file del personale.

Tuttavia, ci sono molte leggi e ci sono le migliori pratiche del personale per la riservatezza dei dipendenti, che regolano il contenuto dei file del personale e chi ha accesso a tali informazioni. Questi sono i file del personale che la maggior parte dei datori di lavoro negli Stati Uniti mantengono. (Le leggi e le pratiche mondiali possono differire.)

• File del personale: Questo è il principale file dei dipendenti che contiene la cronologia della relazione occupazionale.
• File del libro paga: Si desidera mantenere un file separato per tutti i problemi di gestione stipendi per lo stipendio e i benefici. Non vuoi dare al tuo personale attivo l'accesso alle informazioni sul personale.
• File medico dei dipendenti: Il Federal Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996 (HIPAA) impone ai datori di lavoro di proteggere le cartelle cliniche dei dipendenti come confidenziali. Molti datori di lavoro tengono bloccati questi file in un cassetto di file in un armadio bloccato.
• Moduli dei dipendenti I-9: È necessario mantenere un file separato per tutti i moduli I-9 dei dipendenti (non per dipendente) poiché non si desidera che i dipendenti governativi, che sono autorizzati a controllare questi moduli in una varietà di circostanze, guardando attraverso i file del personale dei dipendenti principali e riservati.

Accesso ai dipendenti ai file del personale

Ai dipendenti è consentito l'accesso ai file del personale dei dipendenti sotto la guida e la supervisione del personale delle risorse umane. I file del personale dei dipendenti sono considerati di proprietà del datore di lavoro che ha la responsabilità di mantenerli e proteggerli.

Politica del file del personale di esempio

Di seguito è riportato una politica del file del personale di esempio da utilizzare nella propria azienda. Discute i vari file che sono consigliati e che dovrebbero avere accesso a ciascun file.

Politica di esempio sui file del personale

La società mantiene tre file dei dipendenti per ciascun dipendente.

File del personale

Un file del personale viene mantenuto per ciascun dipendente di (nome della tua azienda). Questi file del personale contengono documenti riservati e sono gestiti e gestiti dal personale delle risorse umane.

L'accesso a questo file è limitato al personale delle risorse umane e presuppone che il manager di ciascun dipendente mantenga il proprio file con documenti relativi alla performance del lavoro del dipendente.

I documenti tipici in un file del personale includono la domanda di lavoro, un modulo di contatto di emergenza familiare, una cronologia delle azioni disciplinari documentate, un curriculum, un manuale per i dipendenti e fogli di firma del datore di lavoro, informazioni personali attuali e valutazioni scritte per le prestazioni.

Non tutti i file del personale contengono gli stessi documenti ma ogni file del personale ha alcuni documenti che sono gli stessi.

File di gestione stipendi

Anche i file di gestione stipendi sono mantenuti; I file delle buste paga contengono una cronologia dei lavori, dei dipartimenti, delle modifiche alla compensazione e così via. L'accesso al file delle buste paga è limitata al personale contabile e delle risorse umane.

File medico dei dipendenti

Viene inoltre mantenuta una dose medica dei dipendenti. I contenuti del file medico non sono disponibili per nessuno tranne il personale designato delle risorse umane e il dipendente i cui record sono mantenuti nel file. A nome della tua azienda), i file medici ricevono il massimo grado di archiviazione e riservatezza sicure.

Visualizzazione dei file dei dipendenti

Un dipendente può visualizzare il proprio fascicolo del personale contattando una persona del personale delle risorse umane durante il normale orario di lavoro. Il personale delle risorse umane fisserà un appuntamento durante il quale il dipendente può visualizzare il contenuto del loro file. Nessun dipendente può alterare o rimuovere alcun documento dal suo file del personale che deve essere visualizzato in presenza di una persona del personale delle risorse umane.

Domande o preoccupazioni sui contenuti e l'accesso del file del personale

In caso di domande o dubbi sui contenuti dei file consigliati o sulla tua capacità di accedervi, contattare un membro del personale delle risorse umane,

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