Piano di gestione delle parti interessate

In Project Management, un piano di gestione delle parti interessate è un documento formale che delinea il modo in cui le parti interessate saranno coinvolte nel progetto. Una stakeholder è una persona o un gruppo che ha un interesse acquisito nel progetto. Pensando attraverso quando e come saranno coinvolti le parti interessate, un team di progetto può massimizzare l'impatto positivo delle parti interessate sul progetto.

Cosa sono le parti interessate?

Le parti interessate possono essere interne ed esterne all'organizzazione. Esempi di parti interessate interne includono dirigenti e unità aziendali come la contabilità e la tecnologia dell'informazione. Le unità aziendali in genere hanno rappresentanti nel team di progetto. Le parti interessate esterne possono essere gruppi di interesse, imprese e organizzazioni civiche. È raro che le parti interessate esterne siano rappresentate nel team di progetto. Per le agenzie con autorità normativa, le industrie che regolano sono di solito il gruppo di stakeholder esterno più importante per qualsiasi progetto. Se un stakeholder è identificato dal team di progetto, tale stakeholder dovrebbe essere contemplato nel piano di gestione delle parti interessate.

Non è pratico per un team di progetto composto da membri che rappresentano ogni gruppo di stakeholder. In molti casi, è impossibile. Tuttavia, il team di progetto ha bisogno di input e buy-in dalle parti interessate per il successo del progetto. Ad esempio, un'organizzazione governativa vuole rinnovare e modernizzare completamente il suo programma software proprietario più utilizzato. Quasi tutti nell'organizzazione usano il programma in qualche modo. Ogni tipo di utente non può essere rappresentato direttamente nel team del progetto, quindi il team escogita modi per raccogliere input dalle parti interessate e decide su modi per informare le parti interessate sullo stato del progetto. Questi metodi di raccolta delle strategie di input e comunicazione sono documentati nel piano di gestione delle parti interessate.

Piano di comunicazione stakeholder vs

Può esserci una quantità significativa di sanguinamento tra il piano di gestione delle parti interessate di un progetto e il piano di comunicazione. Le loro funzioni sono molto simili. Un piano di gestione degli stakeholder è più ampio in quanto facilita l'input al progetto e delinea gli output. Un piano di gestione delle parti interessate è più stretto in quanto affronta solo quelli con interessi acquisiti, mentre un piano di comunicazione potrebbe includere un pubblico più ampio.

Evoluzione

Il piano di gestione delle parti interessate è in genere conservato dal project manager. Man mano che un progetto avanza, il Project Manager esamina il piano di gestione degli stakeholder e lo riporta periodicamente al team di progetto per considerare gli aggiornamenti. Un progetto può apparire molto diverso nel mezzo della sua sequenza temporale rispetto alle fasi di pianificazione, quindi è importante assicurarsi che i documenti guida di un progetto siano cambiati se le circostanze richiedono.

Esempio

Ecco un esempio di come un piano di gestione delle parti interessate può cambiare nel corso di un progetto. Un'agenzia statale intraprende un progetto di regolamentazione. All'inizio, lo sponsor del progetto e il project manager escogitano un elenco di parti interessate da inserire nel piano di gestione delle parti interessate. Uno dei primi compiti del team di progetto è quello di arricchire il piano. Dopo alcuni mesi, un membro del team di progetto identifica uno stakeholder che nessuno ha pensato all'inizio del progetto. Il project manager aggiunge il nuovo stakeholder al piano e chiama una riunione del team di progetto per discutere di come coinvolgere il nuovo stakeholder. Una volta che il team decide cosa fare, il project manager informerà lo sponsor del progetto.

Il piano di gestione delle parti interessate è un documento vivente. Man mano che il progetto cambia, il piano di gestione degli stakeholder può cambiare con esso per soddisfare meglio le esigenze del progetto. Con un agile piano di gestione delle parti interessate, un team di progetto può raccogliere input e feedback adeguatamente dalle parti interessate e tenere informati tali stakeholder.