Suggerimenti per la responsabilità del team di gestione del progetto

La responsabilità, che è fondamentale per il successo di ogni progetto, non significa che un project manager deve fare da babysitter, micromanage o browbeat per fare le cose. Tali tattiche spesso causano conflitti e animosità verso il project manager. Piuttosto che essere l'unica persona che ritiene le persone responsabili, un approccio migliore che il project manager può adottare è consentire all'intero team di sostenere la responsabilità del progetto. Ecco sei modi per sviluppare la responsabilità in un progetto:

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Affrontare la responsabilità durante la riunione di kickoff

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La riunione di kickoff del progetto è il momento di entusiasmare il team del progetto per il progetto e per impostare le aspettative su come eseguirà il progetto. È fondamentale impostare la responsabilità in anticipo come principio fondamentale del progetto. 

Alla riunione del kickoff, lo sponsor del progetto e il project manager chiariscono le loro aspettative. Lo sponsor del progetto rileva come riterrà il responsabile del progetto responsabile e come il project manager sarà responsabile di tutti gli altri.

La responsabilità non si ferma qui. Basandosi su questi punti, il project manager consente ai membri del team di sapere che si aspettano che siano responsabili anche il project manager. Il project manager rileva inoltre come si aspettano che i membri del team si ritengano reciprocamente. Chiamare l'un l'altro è incoraggiato, fintanto che tutti i membri del team mantengono professionalità e rispetto verso gli altri.

Queste dichiarazioni stabiliscono un chiaro sistema di responsabilità. Il project manager è in definitiva responsabile del successo del progetto, ma per avere successo, il project manager si aspetta che tutti siano responsabili e si ritenga reciprocamente responsabili.

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Evidenzia l'interconnessione dei compiti

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I progetti includono quasi sempre compiti interdipendenti. Alcune cose devono accadere in sequenza per rendere il progetto di successo. Mentre un project manager espone i dettagli di un progetto al team, il project manager dovrebbe essere intenzionale sull'evidenziare come le attività si intersecano.

A volte le attività funzionano contemporaneamente. Può accadere per necessità o nell'interesse dell'efficienza. Dopo il completamento delle attività, i loro prodotti di lavoro vengono utilizzati in un compito successivo. La struttura di responsabilità funziona come nell'esempio sopra. Coloro che lavorano sul successivo compito sono responsabili di coloro che lavorano sui compiti precedenti.

Dal project manager che mostra ai membri del team come le attività si relazionano tra loro e come ciascun membro del team deve fare un buon lavoro a beneficio di altri membri del team, il project manager incentiva i membri del team che si restano responsabili.

Se un membro del team non può avviare un'attività fino a quando un altro membro del team non termina il proprio compito, il membro del team dipendente ha un interesse acquisito per il successo dell'altro membro del team e riterrà quel membro del team responsabile per prestazioni tempestive e di alta qualità.

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Ottieni impegni pubblici sugli articoli d'azione

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Uno dei motivi per cui i project manager tengono le riunioni del team è determinare i passaggi successivi in ​​base a come è progredito il progetto. Quando possibile, le cose dovrebbero andare secondo i piani, ma quando si verificano problemi inaspettati, devono essere gestite. 

Indipendentemente da chi accetta di gestire un problema, il membro del team che assume l'attività, il project manager dovrebbe documentare ciò che deve essere fatto e quando dovrebbe essere completato.

L'articolo di azione deve quindi essere incluso nelle note di incontro o in un registro degli elementi di azione. Diverse filosofie di gestione del progetto lo fanno diversamente. La chiave è scrivere gli elementi di azione per riferimento futuro.

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Seguire pubblicamente gli articoli d'azione

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Quando i membri del team assumono impegni, l'intero team deve essere in grado di fare affidamento sul completamento dell'attività. Scrivere questi impegni è fantastico, ma i compiti devono essere completati.

Man mano che le attività vengono assegnate, il project manager dovrebbe seguire per garantire che i membri del team si attaccano alla loro parola. La parte migliore della condivisione della responsabilità è che i project manager non devono essere il cattivo.

Una volta che il project manager ha istituito un'atmosfera di responsabilità, non è necessario che il project manager sia rimasto a sedere qualcuno che non segue. Le dinamiche di gruppo si occuperanno della situazione. La pressione dei pari può funzionare positivamente. Il project manager deve semplicemente richiamare l'attenzione sull'elemento di azione e far parlare la persona responsabile.

Di tanto in tanto, il project manager potrebbe aver bisogno di porre domande sul perché un impegno non è stato raggiunto, ma di solito la persona responsabile sarà imminente su errori, errore di calcolo o barriere e prenderà un nuovo impegno per completare l'articolo di azione originale e Forse per espiare qualsiasi intervallo di prestazioni.

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Affrontare le scarse prestazioni

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Le scarse prestazioni di un membro del team di progetto sono un problema che i project manager devono affrontare rapidamente e diplomaticamente. Se altri membri del team di progetto vedono le prestazioni scadenti tollerate, la loro motivazione si immerrà e le loro prestazioni probabilmente diminuiranno di conseguenza.

Tuttavia, i project manager non possono essere ronzii che riducono gli artisti poveri quando non soddisfano le aspettative. È un atto di bilanciamento tra la gestione rapida delle cose e la gestione umanamente.

Scarse prestazioni non scompare da sola. Non può essere permesso di indugiare, ma i project manager devono permettersi il tempo di scarsa per correggere il proprio comportamento una volta che è stato portato alla loro attenzione. 

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Intensificare i problemi di prestazione quando necessario

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Se la gestione delle prestazioni scadenti uno contro uno non funziona, il project manager deve intensificare il problema al supervisore del membro del team. In caso contrario, potrebbe essere necessario intervenire lo sponsor del progetto.

Prima di intensificare un problema allo sponsor del progetto, un project manager dovrebbe esaurire tutte le altre opzioni. Nel caso di scarse prestazioni, il project manager dovrebbe essere specifico con lo sponsor del progetto e formulare raccomandazioni per risolvere il problema.

Se il project manager desidera il membro del team consuleto da un secondo responsabile della linea, ad esempio, il project manager dovrebbe dirlo. Se il project manager desidera sostituire il membro del team, il project manager dovrebbe effettuare tale richiesta. Il project manager dovrebbe fornire opzioni ed evidenziare i pro e i contro di ciascuna opzione.