Proteggi la tua azienda con una politica di accesso ai visitatori

Ogni organizzazione e attività commerciale (dagli studi legali alle società manifatturiere) necessita di una politica che si rivolga ai visitatori sul posto di lavoro. Queste politiche sul posto di lavoro proteggono i visitatori, i dipendenti e l'azienda. I visitatori possono ferirsi, ferire gli altri o causare danni alla proprietà.

C'è anche il rischio di furto (intellettuale o fisico), sabotaggio e persino terrorismo. Mentre ogni organizzazione richiede qualcosa di diverso (un ufficio Fortune 50 HQ sperimenta molto più visitatori di un piccolo negozio di produzione di elettronica), il campione di seguito copre i punti principali.

Le politiche di accesso ai visitatori sono sviluppate dal dipartimento delle risorse umane e la maggior parte dei professionisti delle risorse umane ha una politica o sapere come scriverne una. In caso contrario, possono ottenerne uno da un'organizzazione professionale come SHRM (Society of Human Resource Management).

Un campione di caso

Zipline International (un'azienda fittizia) ha successo perché assumono professionisti di talento e producono prodotti leader nel loro settore. Poiché i visitatori non autorizzati possono rubare la proprietà intellettuale, ferirsi in aree manifatturiere pericolose o causare danni ai dipendenti la zipline ha implementato una politica di accesso a visitatori rigoroso. La politica va lontano per salvaguardare i segreti commerciali e proteggere visitatori e dipendenti.

Controlla e controlla

Tutti i visitatori devono essere registrati nel sistema software di gestione dei visitatori che è gestito dal receptionist di ingresso anteriore. Il sistema registra il nome e l'affiliazione aziendale di ciascun visitatore, nonché lo scopo e la durata della loro visita.

Distintivo del visitatore

Al check-in, ogni visitatore ha la sua foto scattata e viene dato un badge ID fotografico. Insieme alla loro foto, il badge mostra il nome del visitatore e la durata della loro visita. Il badge del visitatore deve essere sempre indossato.

I visitatori devono essere accompagnati da un dipendente sponsor in ogni momento

Tutti i visitatori devono essere accompagnati dai dipendenti che stanno visitando per la durata del loro soggiorno. Questo requisito non si applica ai visitatori delle filiali di zipline. Possono essere presi accordi speciali per accogliere gli appaltatori assunti per incarichi a lungo termine, ma questi accordi devono essere cancellati con il direttore della sicurezza.

Fotografie

Nessuna fotografia può essere scattata senza previa approvazione da parte del dipartimento legale o del direttore della sicurezza. Inoltre, la fotografia consentita non può essere pubblicata senza previa approvazione da parte del direttore del marketing.

Non divulgazione

Tutti i visitatori devono firmare un NDA (accordo di non divulgazione) al momento del check-in.

Accesso alla rete degli ospiti

I visitatori che richiedono l'accesso a Internet sono forniti con un nome utente e una password per gli ospiti per la rete wireless di Zipline. In nessun momento un ospite è autorizzato ad accedere al programma Intranet dell'azienda con il proprio laptop o un altro dispositivo mobile.

Il ruolo del pavimento Marshall

Qualsiasi dipendente che nota un visitatore senza un badge dovrebbe portarlo immediatamente all'attenzione del pavimento designato Marshall per la loro area. Il pavimento Marshall ha la responsabilità di prima linea di applicare la politica di gestione dei visitatori. In caso di evacuazione di emergenza, la receptionist della reception stampa un elenco di tutti i visitatori e consegna l'elenco al pavimento Marshall nell'area di evacuazione. I marescialli a pavimento sono responsabili della contabilità per tutti i visitatori durante un'evacuazione.

Disclaimer: Questa è una politica di esempio e non costituisce una consulenza legale. È pensato solo per essere un punto di partenza per creare una politica su misura per le esigenze specifiche della tua azienda. Zipline International è una società fittizia (per quanto ne sappia) e il nome è stato usato solo come esempio per scrivere questa politica.