Ruolo e scopo di una carta del progetto

Una carta del progetto delinea formalmente un progetto in un'organizzazione. Copre l'ambito di ciò che il progetto raggiungerà, così come le persone coinvolte, le pietre miliari, il budget e i possibili rischi. Molte organizzazioni considerano questo documento come una parte essenziale della pianificazione del progetto, anche se non è la stessa cosa di un piano di progetto perché non entra nei dettagli dei singoli compiti all'interno del progetto.

Una carta efficace del progetto può fare quanto segue:

• Descrivi l'ambito e gli obiettivi del progetto
• Garantire che gli sponsor del progetto e tutte le parti interessate siano in linea su un progetto
• Essere un riferimento chiaro e singolo per tutti i coinvolti in un progetto
• Aiuta gli sponsor del progetto Ottieni l'approvazione delle parti interessate quando è ancora necessario il buy-in

I charter del progetto possono variare a seconda del tipo di progetto e organizzazione, ma gli elementi di base di solito includono il background del progetto, le parti interessate, il budget, i rischi, le pietre miliari,

Sfondo del progetto

La prima sezione di una carta del progetto offrirà dettagli di base come il nome del progetto, gli sponsor del progetto e il manager e la data in cui il documento è stato preparato.

Questa sezione spiegherà anche lo scopo del progetto. Puoi fare riferimento a un business case o al contratto che sta guidando il progetto o semplicemente precisare perché è importante per l'organizzazione. Dovrebbe affrontare il motivo per cui questo progetto è stato avviato: risolve un problema per l'azienda? Affronta una nuova tendenza? Supporta la direzione strategica generale dell'azienda?

Parti interessate

Ciò delineerà le persone e i dipartimenti coinvolti nel progetto. Non entrerà nella grintosa nitide di ogni attività nel progetto, ma riconoscerà invece ruoli generali e coinvolgimento. Ad esempio, è possibile elencare gli sponsor principali del progetto, i project manager, i membri del team, i lavoratori o i partner e i clienti in outsourcing, se applicabile. Progetti più grandi potrebbero non elencare ogni singola persona coinvolta, ma potrebbero invece notare il responsabile del dipartimento per un certo aspetto di un progetto.

Obiettivi

Qui, stai rispondendo alla domanda: "Come lo sapremo quando avremo finito?"Include ciò che ti aspetti che il progetto fornisca e come saprai se ci sei arrivato. Ad esempio, in un progetto per avviare un sistema di registrazione del tempo per tutti i dipartimenti, l'obiettivo potrebbe essere: “Tutti i team utilizzeranno il sistema di schede attività entro la fine dell'anno."

Inoltre, prendi nota di chi sarà responsabile di accettare di aver raggiunto questo obiettivo. Evita eventuali problemi alla fine del progetto in cui improvvisamente nessuno è pronto a firmare il lavoro come completo.

Budget

A questo punto potresti non avere tutti i dettagli sulle attività del progetto, quindi non puoi mettere insieme un budget del progetto completo e dettagliato. Tuttavia, è possibile annotare eventuali vincoli di budget o la stima di alto livello dei costi previsti.

Rischi

Tutti i progetti hanno rischi. Questa sezione del progetto Project Charter costituisce la versione iniziale del registro dei rischi del progetto. Documi eventuali rischi che si conoscono a questo punto in modo che il team di gestione possa vedere cosa potrebbe influire sul progetto in futuro.

Pietre miliari

Se sai che le pietre miliari di alto livello includono nella Carta del progetto in questa sezione. Per lo meno, dovresti includere le date di inizio e fine del progetto stimate. Dovresti anche elencare le date di drop-morte o qualsiasi cosa specificata nei contratti con cui stai lavorando. Puoi trasferire queste pietre miliari sul tuo grafico Gantt più tardi quando vieni a mettere insieme un piano di progetto più dettagliato.

Livelli dell'autorità del project manager

A meno che non sia chiaro e documentato da qualche altra parte, vale la pena includere una sezione nella Carta su ciò che il project Manager può fare senza ottenere ulteriori firmi da qualcuno più senior. Si riferisce generalmente a quali livelli di tolleranza sono stati fissati sul budget e sui tempi e verrebbero espressi in questo modo: “Il project manager ha una tolleranza del 10% sul budget e una tolleranza del 5% nei previsti. Qualsiasi deviazione al di sopra di questi limiti approvati deve essere firmata dallo sponsor del progetto."

È possibile estendere questa sezione per specificare cosa, se del caso, l'autorità del project manager riguardo al personale di assunzione e licenziamento del team di progetto.

Approvazione della carta del progetto

La sezione finale della carta del progetto è la sezione di approvazione. Il project manager e lo sponsor del progetto (o la persona che ha dato il via al lavoro, se uno sponsor a più lungo termine non è stato ancora nominato) dovrebbe firmare e datare il documento. Oggi è probabile che sia via e -mail, quindi tieni una copia dell'autorizzazione e -mail nei file del progetto nel caso in cui sia necessario riferirlo ad esso.