Ambito, rischio e assunzione nella gestione del progetto

Il campo della gestione del progetto, molto simile a qualsiasi altra area di competenza, ha un vocabolario unico pieno di acronimi e termini specializzati. Tre termini e concetti essenziali che devi includere: 

• Scopo
• Rischio
• Ipotesi

È uno schema di questi tre termini essenziali di gestione del progetto e include collegamenti e suggerimenti per una lettura aggiuntiva. 

Scopo

Nella gestione del progetto, l'ambito è l'insieme di confini che definiscono l'entità di un progetto. L'ambito descrive ciò che deve essere consegnato al cliente a seguito dell'iniziativa del progetto.

Comprendere l'ambito consente al project manager e al team di progetto di capire cosa rientra all'interno o all'esterno dei confini del progetto. Se qualcosa non è "in portata", non è preso in considerazione nel lavoro di pianificazione del progetto. Le attività che rientrano nei confini della dichiarazione dell'ambito sono considerate "nell'ambito" e sono contabilizzate nel programma e nel budget. Se un'attività non rientra nei confini, è considerata "fuori portata" e non è prevista per.

Che tu sia un project manager o parte del team di progetto, ti consigliamo di considerare se qualcosa è in portata o fuori portata mentre vai avanti. Ad esempio, immagina che un cliente ti abbia chiesto di creare un sito Web. Mentre delinei l'ambito (o impostare i confini) del progetto, si indicano i seguenti elementi come in-scope:

• Progettazione del sito e diagrammi di wireframe
• Istituzione di un letto di prova 
• Codifica al wireframe approvato
• Sviluppo grafico per il tema del sito Web
• Test e debug prima di rendere pubblico il sito

Nel corso del progetto, il cliente ti chiede di includere una panoramica video dell'azienda. Il video non è specificato nell'ambito del progetto ed è quindi fuori portata. Mentre potresti essere felice di fare il lavoro video per un costo aggiuntivo, ciò richiederà una revisione dell'ambito e della stima dei costi e del tempo per il progetto. 

In assenza di un documento di portata chiaro e concordato, la questione del video potrebbe essere diventata controversa tra il tuo team e i rappresentanti del cliente. Una dichiarazione di portata chiara ti ha permesso di disinnescare la situazione e gestire un cambiamento in modo ordinato. 

Allora come si determina cosa c'è dentro o fuori dalla portata? Per prima cosa vorrai delineare tutti i dettagli del progetto che conosci attualmente in base alle discussioni con il cliente o il proprietario del progetto. Quindi ti consigliamo di fare ipotesi chiave che guideranno ciò che è considerato dentro o fuori dalla portata.

Ipotesi

Ad un certo punto della tua vita, probabilmente ti è stato detto: "Non fare mai ipotesi."Tuttavia, fare ipotesi nella gestione del progetto è un'attività quotidiana. Le ipotesi ti aiutano a definire ambito e rischi e perfezionare le tue stime per il tempo e il costo. Naturalmente, è essenziale documentare e convalidare i tuoi presupposti. 

Considera qualcosa di semplice, come la creazione di un libro. Supponiamo che il tuo amico abbia un'idea per un libro da tavolino e ti ha chiesto di gestire il progetto. La sua prima richiesta è per un budget in modo da poter garantire finanziamenti. Mentre definisci l'ambito, è chiaro che il tuo amico è incerto su molti dettagli, incluso il conteggio delle pagine, l'inclusione delle immagini, lo stile di copertina e il peso della carta da utilizzare per le pagine.

Poiché tutti questi fattori avranno un impatto sulla complessità dei costi e della produzione, dovrai fare ipotesi sulle specifiche e convalidare tali ipotesi come accettabili o inaccettabili per il tuo amico. Dopo ulteriori discussioni, il tuo amico ti dice che ha intenzione di includere 50 foto nel libro. Puoi basare il tuo presupposto sulle 50 immagini o, anticipando che questo numero aumenterà nel tempo, puoi presumere che ci saranno tra 75-90 pagine con immagini. 

Puoi vedere come le ipotesi influiscono direttamente anche. Ad esempio, immagina di guidare un progetto in un parco che prevede la costruzione di un set di oscillazioni. Quando si imposta il progetto, ti viene assegnato il budget e assegnato i membri del team, uno dei quali è responsabile dei materiali. Mentre crei il tuo programma, chiedi alla persona responsabile dei materiali quando arriverà il cemento. Questa persona risponde che non è sicuro quando arriverà il cemento, ma che crede che sarà tra il 1 ° giugno e il 10 giugno. Mentre costruisci il tuo ambito e il tuo programma, si presume che il cemento arriverà entro e non oltre il 10 giugno. Questo esempio mostra due vantaggi per fare ipotesi.

Il primo vantaggio è che l'assunzione di ricevere il cemento entro e non oltre il 10 giugno ti consente di pianificare attività che si basano sul cemento in arrivo. Il secondo vantaggio è che fornisce alla persona responsabile dei materiali una scadenza per consegnare il cemento, che può quindi trasmettere al suo fornitore. Ha impostato inavvertitamente una scadenza chiave per il progetto per andare avanti.

Fare ipotesi crea benchmark che vengono spesso rivisitati durante il progetto per aiutare il team del progetto a rimanere nell'ambito, in tempo e nel budget. Ma cosa succede quando le ipotesi sono sbagliate? È dove entra in gioco il rischio.

Rischio

Una volta che hai costruito l'ambito e identificato i presupposti dietro l'ambito e le stime, vorrai iniziare a valutare le aree di rischio. Il rischio è lo stesso nella gestione del progetto come nel mondo reale; è un pericolo o una possibilità che può creare danni.

Tutti i progetti contengono rischi e se sei il project manager o il proprietario del progetto, non è solo tua responsabilità anticipare il rischio, ma è anche il tuo compito comunicare il potenziale impatto di tali rischi per il team di progetto e prepararsi a mitigare i rischi.

Il rischio arriva in vari gradi. A volte il rischio può significare che il progetto funzionerà in modo leggermente diverso o prende una piccola svolta inaspettata. In alcuni casi, tuttavia, il rischio può portare a risultati catastrofici che trasformano il progetto in testa.

Usiamo lo scenario del parco giochi dall'esempio di cemento sopra. Uno dei rischi è che il cemento non arriva entro la data presunta del 10 giugno. Quali sono i potenziali effetti di questo rischio? Tutte le attività successive che seguono dopo che sono state versate il cemento sono ritardate a causa di questo problema. 

Anche i rischi possono essere positivi. Considera l'impatto sul progetto se il cemento viene visualizzato prima del previsto. Mentre questo sembra un risultato positivo, crea ancora un problema per i tempi e il sequenziamento di tutti gli altri passaggi del progetto. 

I project manager lavorano con i loro team di progetto per fare brainstorming e identificare potenziali rischi. Fai un ulteriore passo avanti e guardano alla potenziale gravità del rischio e alla sua probabilità di occorrenza. Inoltre, identificano quelle persone più adatte a identificare quando si verifica il rischio e sviluppano piani di mitigazione del rischio concordati.

Molte aziende hanno modelli di rischio dettagliati che hanno sviluppato nel tempo e per esperienza con altri progetti. Alcune industrie hanno compilato profili di rischio che vengono utilizzati come punto di partenza per l'analisi del rischio. Molte industrie praticano anche un'analisi statistica molto dettagliata per la pianificazione del rischio.