Guida alla pianificazione della conferenza passo-passo

L'organizzazione di una conferenza da zero richiede un'enorme quantità di previdenza e raccolta dei dati. L'intero processo può richiedere un paio d'anni a seconda delle dimensioni del gruppo, ma è concepibile lanciare una conferenza di successo in un solo anno se puoi prendere decisioni rapide.

La realtà della pianificazione di una conferenza è che, senza alcuna esperienza, puoi perdere molto tempo a pensare a ogni piccolo dettaglio mentre si affaccia su questioni più importanti. Per rendere il processo più semplice per i primi tempi, abbiamo delineato i passaggi più importanti fornendo i collegamenti ai nostri procedimenti dettagliati più dettagliati su ogni particolare argomento. Il risultato qui è una guida alla pianificazione della conferenza che ti aiuterà a iniziare con un modello solido in atto.

Passaggio 1: crea una visione della tua conferenza

Ogni evento inizia con una visione, ma dovrai trasformare la tua visione in parole e numeri per misurare i costi e prendere decisioni di pianificazione informate. Innanzitutto, devi iniziare con le basi della pianificazione degli eventi come chi, cosa, quando, dove e perché.

Passaggio 2: creazione di un piano aziendale

A meno che la tua conferenza non sia finanziata da una sovvenzione o organizzazione, dovrai mappare da dove provengono i tuoi soldi e per cosa viene utilizzato. La prima parte di questa equazione, le entrate, dovrebbe essere calcolata all'inizio del processo di pianificazione.

Ora, per mettere un prezzo in una conferenza, devi avere un'idea di ciò che prevedi di offrire ai partecipanti. La tua gamma di itinerari e altoparlanti sarà il fattore di vendita per i potenziali dichiaranti.

Passaggio 3: confrontare i luoghi e i servizi

Dopo aver avuto un'idea più specifica di quando la tua conferenza avrà luogo e di quante persone vuoi partecipare, puoi quindi iniziare a fare acquisti per un luogo appropriato. Tieni presente che la selezione della tua sede determinerà anche i costi di catering e audio/visivo. Questo perché la maggior parte dei centri di conferenza e gli hotel di eventi richiedono di utilizzare i loro servizi interni per eventuali eventi in loco.

La maggior parte delle conferenze dovrà fornire una sorta di sistemazione notturna per gli ospiti che viaggiano fuori dalla regione. Questa necessità crea un'altra serie di considerazioni per tener conto della tua decisione sede.

Passaggio 4: reclutamento e gestione dei dichiaranti

Anche le conferenze più popolari devono effettivamente commercializzare il loro evento per riempire ogni posto della casa. La partecipazione è il fattore più importante per il successo del tuo evento. Buoni numeri di presenza Offrono le entrate e le opportunità di sponsorizzazione. E più persone che hai registrato creerà più domanda di aperture pubblicitarie e di partecipazione. Per farla breve, se riesci a disegnare una folla, tutto il resto andrà a posto molto più facile.

La gestione della registrazione diventa più difficile man mano che il tuo evento cresce di dimensioni. È qui che un sistema di registrazione online può aiutarti a tenere traccia del numero, dei pagamenti di processo e organizzare i dati.

Passaggio 5: pianificazione dei dettagli in loco

Infine, dopo aver organizzato e implementato gli elementi aziendali della conferenza, puoi iniziare a pensare ai dettagli in loco. Ciò include come i partecipanti navigheranno nella conferenza, il layout generale di ogni stanza e la distribuzione di cibo e bevande. Questa è la parte della pianificazione di una conferenza che la maggior parte delle persone si associe alla pianificazione degli eventi. Il modo migliore per coordinare tutti i dettagli è attraversare il tuo itinerario come farebbero i tuoi ospiti. Immagina come penseranno e agiranno in ogni punto del giorno per risolvere i problemi prima che sorgano.

Passaggio 6: Suggerimenti per la gestione delle mostre

Le conferenze in genere presentano un'area espositiva o un pavimento della convention in cui sponsor e venditori affittano spazio per promuovere i loro prodotti. Questa può essere un'opportunità molto redditizia per la tua conferenza se organizzi tutto bene. Tieni presente che un'area espositiva richiederà un impegno significativo sia per il tempo che le risorse, quindi assicurati di essere pronto a gestire le esigenze di più fornitori prima di impegnarti in questo formato.