Strategie per ottimizzare i conti pagabili

Per molte aziende, il dipartimento dei conti pagabili non riceve molta attenzione a meno che qualcosa non vada storto. Tuttavia, c'è molto da guadagnare dal dipartimento dei conti pagabili che è ben gestito. Al contrario, ci sono molti problemi che possono venire da uno che sta semplicemente zoppicando. Questo dipartimento ha spesso un enorme effetto sul flusso di cassa di un'azienda e ci sono opportunità che possono essere acquisite o perse dall'approccio avvolgendosi agli accordi di pagamento con i fornitori.

Un dipartimento dei conti ben gestiti dovrebbe essere in grado di sfruttare gli sconti sul volume e gli sconti sui pagamenti precoci, oltre a determinare il modo migliore per mantenere la maggior parte dei contanti disponibili per un'azienda per altre spese e investimenti. Questo dipartimento dovrebbe anche essere in grado di garantire che i fornitori stiano adempiendo i loro obblighi in base a accordi e contratti, quindi se non sono soddisfatti gli standard di volume o di qualità, le questioni vengono risolte e vengono intraprese azioni correttive appropriate.

Conti comuni a pagare problemi

Sebbene ci siano numerose opportunità per ridurre i costi e liberare denaro, ci sono anche una serie di ostacoli che le aziende devono affrontare quando tentano di raggiungere questi obiettivi. Lo studio di ottimizzazione pagabile con i conti di Canon 2014 ha scoperto che l'elaborazione cartacea era una delle maggiori fonti di problemi per molte organizzazioni, con il tempo necessario per affrontare la fatturazione carta. Altre importanti fonti di preoccupazione erano:

• Garantire che i pagamenti siano effettuati in tempo
• Semplificare il processo di approvazione della fattura
• Ottenere i migliori termini di pagamento con i fornitori e assicurarsi che gli obblighi siano soddisfatti da entrambe le parti
• Affrontare una varietà di sistemi di contabilità e fatturazione dei fornitori
• Registrazione e verifica della sicurezza di dati e transazioni

Molti dei problemi elencati sono peggiori o creati da una dipendenza dalla fatturazione cartacea. Le scartoffie perdute sono un problema frequente in molte organizzazioni, portando a pagamenti in ritardo o mancato. Inoltre, mentre un certo numero di aziende sono interessate a digitalizzare le loro scartoffie, la maggior parte dei fornitori sta ancora postando fatture carta.

La maggior parte delle piccole imprese gestisce i propri documenti pagabili e gran parte di questo viene fatto manualmente. Poiché pochi fornitori sono passati alla fatturazione elettronica, la maggior parte delle organizzazioni spende grandi quantità di forza lavoro inserendo manualmente i dati e creando copie digitali della documentazione.

L'uso della documentazione cartaceo rallenta spesso il processo di approvazione della fattura poiché le copie devono essere effettuate e consegnate ai membri appropriati della direzione per la revisione. Quando i documenti non sono facilmente accessibili o disponibili in un formato digitale, è una sfida analizzare i dati e garantire che si ottengano i migliori accordi di pagamento e che gli obblighi vengano soddisfatti. In tempo e accordi di sconto sui pagamenti precoci possono essere facilmente persi se le aziende non sono in grado di effettuare pagamenti quando sono richieste, quindi i problemi relativi alle scartoffie possono essere costosi.

Miglioramenti e ottimizzazione

A causa del fatto che una serie di questioni relative alla corretta gestione dei dipartimenti pagabili derivano dalle stesse cause della radice, ci sono anche alcuni aggiustamenti che le organizzazioni possono fare che si occuperanno di molte preoccupazioni contemporaneamente. Tre dei modi più efficaci in cui le aziende possono semplificare i loro processi di dipartimento pagabili con i conti:

• Usa il riconoscimento dei caratteri dell'oggetto per digitalizzare i documenti
• Approfitta di portali online accessibili ai fornitori
• Crea flussi di lavoro di gestione

OCR

Mentre molte aziende sfruttano abitualmente gli scanner per creare copie digitali di scartoffie, questo generalmente implica solo la creazione di un'immagine di un documento che viene salvato su un computer. Ciò significa che le informazioni devono ancora essere inserite manualmente in un database, quindi mentre la perdita di record è meno un problema, richiede ancora tempo.

Il riconoscimento dei caratteri dell'oggetto, o OCR, prevede la scansione di un documento e il recupero dei dati da esso. Questi dati possono essere aggiunti automaticamente a un database o foglio di calcolo. Il processo OCR aiuta a ridurre il problema degli errori manuali di immissione dei dati e consente di inserire le informazioni non appena le scartoffie vengono ricevute. OCR richiede all'incirca allo stesso tempo per un dipendente come scansione di un documento per creare un file di immagine e in genere non richiede alcun passaggio aggiuntivo. Per Gartner, ci sono organizzazioni in grado di pubblicare l'80 % o più delle loro fatture senza che un dipendente debba essere direttamente coinvolto.

Portali dei fornitori

La semplificazione del processo per l'inserimento di fatture e dati in un sistema centralizzato può consentire alle aziende di creare o trarre vantaggio da un portale online che consenta a un'azienda e ai suoi fornitori di tenere traccia degli ordini, guardare le fatture e vedere quando vengono effettuati i pagamenti. Rendere questi dati disponibili per un certo numero di persone in un'organizzazione può aiutare a garantire che il dipartimento dei conti pagabili abbia una corretta supervisione e può aiutare ad accelerare il tempo necessario per approvare le fatture. Consentire ai fornitori di accedere al portale consente a queste aziende di presentare fatture e tenere traccia dei pagamenti, nonché essere a conoscenza di eventuali problemi con le forniture ricevute o la fatturazione di problemi.

Stabilire flussi di lavoro e processi

Tuttavia, un'organizzazione decide di gestire i propri sforzi di gestione dei dati, è importante che esista un processo stabilito per la gestione di conti e pagamenti. Ciò consente alle aziende di garantire che le operazioni stiano funzionando e capire alternative se sono ingombranti o condurre a errori o ritardi. Secondo Deloitte, questi processi dovrebbero descrivere in dettaglio ciò che fa il dipartimento di contabilità pagabile quando riceve una fattura, come vengono inseriti e condivisi i dati e quale sia il processo per ottenere le fatture approvate. Dovrebbero anche esserci linee guida per determinare i modi migliori per gestire il pagamento di diversi tipi di fornitori.

Mentre molti fornitori offrono sconti per il pagamento entro 30 o 90 giorni, potrebbe non valere lo sconto se farlo inibisce il flusso di cassa di un'organizzazione. È anche essenziale che esista un modo per verificare che sia la società che i fornitori stiano soddisfacendo le prescrizioni di un contratto o un accordo. Stabilire flussi di lavoro per affrontare questi problemi può aiutare le organizzazioni a fare le scelte giuste.

Quando i fornitori non consegnano in tempo, in quantità sufficienti o quantità appropriate di azioni, le società potrebbero non voler pagare fatture fino a quando tali questioni non saranno risolte. Un flusso di lavoro può essere fondamentale per stabilire ciò che dovrebbe essere fatto quando si verificano questi problemi. Inoltre, i pagamenti ai fornitori devono anche essere effettuati in tempo per prevenire la perdita di sconti o incorrere in sanzioni per i pagamenti in ritardo. Ogni accordo del fornitore deve essere documentato e aggiornato man mano che le cose cambiano e i processi dovrebbero garantire che ogni account sia gestito in modo appropriato.

La creazione di flussi di lavoro può anche aiutare un'azienda:

Esternalizzazione

Digitalizzare i record, implementare OCR e utilizzare un portale a cui i fornitori hanno accesso potrebbe non essere qualcosa che è necessario per le piccole imprese, ma le organizzazioni non dovrebbero presumere che il costo impedisce a un'azienda di trarne vantaggio. Mentre il costo di creazione e mantenimento di sistemi elettronici può essere proibitivo per molte organizzazioni di piccole e medie dimensioni, farlo internamente non è necessario. Ci sono una varietà di fornitori di terze parti a cui le organizzazioni possono esternalizzare questi compiti. Le organizzazioni possono ottenere assistenza in outsourcing per tutto, dalla creazione di un processo OCR all'aiutare un'azienda a creare flussi di lavoro per l'analisi dei contratti dei fornitori.

Mentre le organizzazioni potrebbero non essere in grado di pagare i costi di implementazione di una varietà di sistemi IT da soli, avere un gestore di terze parti è spesso molto conveniente. Le aziende dovranno confrontare i costi dell'utilizzo delle parti esterne per sviluppare questi sistemi rispetto ai potenziali risparmi e valore di liberazione di denaro, ma l'outsourcing consente alle organizzazioni di sfruttare la tecnologia e i sistemi che normalmente sarebbero troppo costosi.

• Assicurarsi che vengano creati ordini di acquisto per ogni nuovo ordine
• Verificare che le fatture corrispondano ai prodotti ricevuti e soddisfino gli accordi contrattuali
• Controlla i record per garantire che vengano effettuati pagamenti, che siano effettuati in tempo e che non siano duplicati
• Determinare il metodo migliore per pagare le fatture, ad esempio tramite EFT o carte di credito, per ridurre le commissioni