Grazie alle lettere che i donatori adoreranno

La gratitudine è potente e una lettera di ringraziamento spedita continua ad essere uno dei modi più utili per esprimerla ai donatori.

Una lettera di ringraziamento esprime apprezzamento, funge da ricevuta e aiuta a costruire una relazione più forte con il donatore. Inviare una lettera di ringraziamento efficace potrebbe dare alla tua organizzazione un vantaggio in un mondo di beneficenza.

Perché una lettera di ringraziamento è importante

Le lettere di ringraziamento devono essere considerate nel contesto di un piano di conservazione dei donatori. Quel piano dovrebbe coprire al minimo:

• Come un'organizzazione benefica sollecita le donazioni
• Invio di donatori online a una pagina di destinazione post-donazione appropriata
• Invio di un'e -mail grazie immediatamente ai donatori online
• Ottenere una lettera di ringraziamento fuori dalla porta entro 72 ore, se i donatori hanno inviato un assegno per posta o donati online

Secondo l'organizzazione di raccolta fondi del 2019 il rapporto sull'indagine sull'efficacia della raccolta fondi del 2019, il tasso medio di conservazione complessiva dei donatori nel 2018 è stato solo del 43%, il che significa che meno della metà dei donatori del 2017 sono tornati a restituire nel 2018.Potrebbero esserci molte ragioni per questo, ma la mancanza di strategie di conservazione efficaci non profit svolge un ruolo importante.

Le organizzazioni benefiche perdono denaro quando i donatori non tornano. Ottengono fondi quando possono far tornare i donatori. È meno costoso mantenere un donatore che reclutarne uno.

In uno studio condotto dal ricercatore di filantropia Adrian Sargeant, i donatori hanno riferito che uno dei motivi principali per cui hanno smesso di dare è che non sono stati ringraziati. In un altro studio di Donorvoice, uno dei principali motivi per cui i donatori danno per continuare a donare è ricevere tempestivamente grazie. 

Cosa includere in una lettera di ringraziamento ai donatori

Le lettere di ringraziamento sono una grande parte delle strategie di conservazione efficaci. Anche in un mondo online, le persone apprezzano ancora una lettera postale. Ecco i must per una lettera di ringraziamento che funziona.

Deve essere tempestivo

Gli esperti di raccolta fondi consigliano di spedire una lettera di ringraziamento senza regolarmente se sono donatori per la prima volta o di lunga data con 48-72 ore dopo aver ricevuto la donazione. Il tempismo può variare, ma il donatore dovrebbe ancora ricordare di aver fatto quella donazione quando ricevono il ringraziamento. Un ringraziamento tre mesi dopo farà un po 'di bene.

Deve essere accurato

Sono il nome e l'indirizzo del donatore corretti? Hai usato il giusto onorifico, come MS, Mrs o MR? Sono l'ortografia e la grammatica corretta? La formattazione rende la lettera facile da leggere? Se del caso, utilizzare il nome del donatore nel saluto per ulteriori personalizzazioni.

Deve consentire al donatore di visualizzare l'effetto della donazione

Hai incluso una storia su qualcuno o qualche animale che trarrà beneficio dal dono? O hai usato una testimonianza da quella persona? Le persone si sentono più generose quando possono visualizzare persone particolari o un animale che hanno aiutato.

Deve mostrare quanto funzionano i tuoi programmi

Includi un paragrafo sulla tua missione e alcune statistiche sui tuoi risultati. Mantienilo breve, però. La lettera dovrebbe tentare di raggiungere il cuore del donatore più della semplice testa. Includi i dati numerici sufficienti per dimostrare che segui e fai ciò che prometti.

Deve usare "te" più spesso di "noi" o "io."

Rendi il donatore l'eroe. Usa frequentemente la frase "a causa di te". Fai la lettera sul donatore e sulle persone che aiutano piuttosto che sull'organizzazione. Non è il momento di vantarsi dei soldi che raccogli o dei premi che hai vinto. Riguarda il donatore e ciò che hanno reso possibile.

Includi l'importo del regalo e le informazioni sulle tasse

È l'intero importo deducibile dalle tasse o solo una parte? L'IRS stabilisce ciò che le dichiarazioni legali devono essere incluse.Queste informazioni possono essere alla fine della lettera, sebbene, nel corpo, l'importo dovrebbe essere menzionato. Ad esempio, "Grazie per la tua donazione di $ 200."Menzionare l'importo inizialmente funge da conferma dell'importo e un promemoria per il donatore.

Dovrebbe essere firmato da una persona degna di nota

Quella persona potrebbe essere un membro del consiglio, il direttore esecutivo, un volontario o un beneficiario della donazione. Una persona di alto livello è logica per la maggior parte delle lettere di ringraziamento. Ma alcune lettere di ringraziamento potrebbero essere da qualcuno che utilizza i servizi della tua organizzazione, come uno studente che riceve una borsa di studio o la madre di un bambino che beneficia.

Include un postscription

Quando le persone scansionano una lettera, leggono il PS. Quindi fai contare l'ultimo messaggio. Ripeti un pezzo vitale di informazioni e ribadisci la tua gratitudine. Se appropriato, chiedi alla persona che firma la lettera aggiungi un PS scritto a mano che dice grazie ancora o fare riferimento a qualcosa di personale.

Non dovrebbe essere una lettera di forma generica

Idealmente, le lettere di ringraziamento non dovrebbero essere lettere generiche, installate e poi dimenticate. Non lasciare che il tuo ringraziamento diventi di routine e noioso. A meno che tu non abbia un numero enorme di donatori, la tua organizzazione benefica dovrebbe cercare di rendere unica ogni lettera di ringraziamento in modo che il donatore sappia che la lettera era intesa specificamente per lei.

Campione di ringraziamento lettera

Se vuoi che i donatori danno, ancora e ancora, mostra loro la tua gratitudine prendendosi il tempo per ringraziare in modo creativo e personalizzando quelle lettere e note di ringraziamento. 

Puoi usare questo campione come modello per scrivere lettere di ringraziamento per i donatori. Scarica il modello (compatibile con Google Docs e Word Online) o leggi la versione di testo di seguito.

3 Le lettere di ringraziamento i donatori adoreranno

Grazie lettera n. 1 (versione di testo)

Caro Deborah, 

Grazie a te, Michael e sua sorella, Janet, hanno celebrato il 9 ° compleanno di Michael con torta e palloncini in un posto sicuro e amorevole. Non sono più spaventati e amano avere le loro stanze.

Grazie per il tuo recente generoso dono di $ 100 ai servizi residenziali per bambini di Greater Boston. La tua volontà di aiutare i bambini sfollati nella nostra comunità, le crisi della loro vita fa la differenza per i bambini proprio come Michael e Janet.

Grazie a te, abbiamo fornito 250 bambini proprio quest'anno con un posto dove vivere, imparare e sentirci al sicuro.

La tua donazione ti aiuterà ad acquistare nuovi computer per i nostri bambini nei prossimi sei mesi. I bambini sono ansiosi che i nuovi computer facciano i compiti e comunicino con amici e familiari.

I computer fanno parte della nostra campagna di eccellenza nel servizio che renderà la nostra casa ancora più bella per Michael, Janet e i loro nuovi amici. Tu e altre persone come te ci avete avvicinato al nostro obiettivo di $ 50.000 per quella campagna.

Ci piacerebbe darti un tour per incontrare alcuni dei 15 dipendenti e 50 bambini con noi. Adoriamo mostrare la nostra comoda casa e i bambini si divertono a incontrare i visitatori. Uno o due potrebbero anche mostrarti cosa possono fare con i loro nuovi computer.

Janet Teebs, il nostro direttore dello sviluppo, è sempre disponibile a creare una visita per te o per rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere. Non esitare a chiamarla al 520-446-0912 o inviarla un'e-mail a [email protected].

Ci piacerebbe tenerti in giro con le nostre e -mail e newsletter. Puoi iscriverti a quelli sul nostro sito, www.CRC.org.

Ancora una volta, grazie per tutto quello che fai per i nostri figli. Anche tu fai parte della loro vita.

Cordiali saluti,

Malcolm Wexter
Direttore esecutivo

P.S. Dipendiamo dai volontari per aiutarci. Se desideri condividere il tuo tempo, fai sapere a Janet, e chiederà alla nostra coordinatrice di volontari di mettersi in contatto. Abbiamo frequenti presentazioni al nostro lavoro per i volontari. Saremmo lieti di vederti lì.

Grazie lettera n. 2 (versione di testo)

Caro James,

Innanzitutto, lasciami dire, grazie!

La tua recente donazione di $ 150 significa che capisci quanto può essere prezioso un cavallo per un bambino con sfide cognitive o fisiche.

Ma lascia che ti dica cosa significano i nostri servizi a The Therapeutic Riding di Atlanta per alcuni dei bambini che vengono alle nostre lezioni.

• Un bambino con una grave paralisi cerebrale ha imparato a sedersi in alto sul suo cavallo. Sua madre era così orgogliosa e disse: "Non avrei mai pensato che sarebbe stato in grado di fare così bene. Se può farlo, cos'altro può fare?"
• Una ragazza che non aveva mai detto una parola improvvisamente disse "vai" a cavallo.
• Poiché ha costruito la sua fiducia guidando, una bambina non ha più paura di essere sul parco giochi.
• Un bambino che ha avuto difficoltà a camminare da solo ha iniziato a farlo dopo solo poche volte su un cavallo.
• Una ragazza era in grado di parlare più forte nella sua classe perché era diventata più forte e la sua respirazione meglio di cavalcare il suo cavallo.

Sebbene queste vittorie possano sembrare piccole per la persona media, sai che non lo sono. Ecco perché hai dato e perché i bambini che serviamo e siamo pieni di gratitudine per la tua generosità.

I donatori come te aiutano a rendere possibile la nostra guida terapeutica, assicurarsi che i nostri cavalli siano ben alimentati, alloggiati e addestrati e garantiscono che possiamo offrire borse di studio ai bambini e alle loro famiglie che non potevano, altrimenti, permettersi queste attività di miglioramento della vita.

Vogliamo che tu sia un membro attivo della nostra comunità. Visita il nostro sito Web all'indirizzo www.tra.Org per iscriverti alle nostre e -mail e newsletter. E fai attenzione agli inviti ai nostri eventi come Horsin 'Around, Hearts & Horses e i tour speciali che offriamo tutto l'anno.

Siamo volontari intensi e ti piacerebbe che tu provi la gioia di aiutare un bambino a cavalcare un cavallo. Basta indicare il tuo interesse sul nostro sito Web o chiamare il coordinatore volontario, Sandy Converse, su XXX-XXXX. I volontari possono anche indossare delle fantastiche magliette!

Grazie ancora! Adoriamo il tuo supporto.

Meglio sempre,

Lilly Anderson
Direttore esecutivo

P.S. Come ringraziamento speciale, ti aggiungeremo alla nostra esclusiva Circle of Friends e elencheremo il tuo nome nel nostro rapporto annuale e nella nostra newsletter. Per favore, fermati presto al nostro ranch così possiamo dire grazie di persona.

Grazie lettera n. 3 (versione di testo)

Caro Frank e Louise,

Questa settimana, grazie al tuo aiuto, abbiamo spostato Tom e Francis, una coppia senior, in un appartamento luminoso e ben arredato in una comunità dedicata alla loro salute e felicità.

Non più isolato in un walk-up difficile da raggiungere in un grattacielo, Tom e Francis ora hanno un facile accesso ai servizi di cui hanno bisogno. Inoltre, riceveranno due pasti al giorno e parteciperanno ad attività sane e divertenti che vanno dalle lezioni di allenamento alle gite in campo della comunità.

Grazie per la tua donazione ponderata di $ 250 all'agenzia della contea di Wildthorne per l'invecchiamento. La tua donazione si assicurerà che gli anziani nella nostra contea, come Tom e Francis, prosperano.

Come sapete, oltre il 30% degli anziani della nostra contea vive su piccoli redditi fissi. L'agenzia sull'invecchiamento fornisce pasti, sussidi per l'affitto, consulenza, ricreazione e assistenza sanitaria per molti di essi.

Grazie a te, possiamo continuare ad aiutare gli anziani in difficoltà. Donazioni da persone premurose come te ci aiutano a compensare i tagli nel nostro finanziamento del governo statale e locale.

Sinceramente, non potremmo farlo senza di te. Noi e quelli che serviamo, apprezziamo sinceramente la tua generosità.

Cordiali saluti,

Merry Baker
Direttore dello sviluppo

P.S. Per favore, chiamami in qualsiasi momento in XXXXX se hai domande, vorresti un aggiornamento su ciò che stiamo facendo o vorresti fare volontariato in uno dei nostri siti. Ci piacerebbe incontrarti di persona in modo da poter dire grazie faccia a faccia.