L'etichetta di base del trasferimento di una chiamata aziendale

L'etichetta telefonica aziendale adeguata può fare un'impressione positiva sui tuoi clienti e clienti. Trasferimento di una telefonata è molto più che sapere quali pulsanti premere sul sistema telefonico. L'etichetta telefonica aziendale che tu e i tuoi dipendenti utilizzi ogni giorno è un riflesso diretto della tua azienda.

Puoi presentare un'impressione professionale o che manca. Sia che il tuo dipendente sia il Chief Financial Officer o una temperatura incaricata di rispondere ai telefoni, assicurati che tutti nella tua azienda siano aggiornati su come trasferire una chiamata in modo professionale. 

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Spiega perché devi trasferire la chiamata

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Le persone possono perdonare molte cose, ma la maleducazione sul posto di lavoro non è una di queste. Spiega educatamente al chiamante perché è necessario trasferire la chiamata. Potrebbe essere che il chiamante abbia raggiunto il dipartimento sbagliato o l'estensione sbagliata nel dipartimento giusto.

Un altro motivo per trasferire una chiamata potrebbe essere che solo un altro dipartimento può rispondere alla domanda o non hai abbastanza autorità per prendere la decisione che il chiamante sta cercando. Indipendentemente da ciò, assicurati che i chiamanti sappiano esattamente perché la loro chiamata ha bisogno di trasferimento in modo che non pensino che tu stia solo passando il dollaro.

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Dai prima le tue informazioni

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Dai sempre il nome ai chiamanti e l'estensione nel caso in cui ti venga disconnesso. Fa loro sapere che sei personalmente preoccupato per la loro situazione. Vuoi anche prevenire una situazione in cui un chiamante è disconnesso e deve ricominciare tutto da capo da zero, spiegando la situazione a un altro rappresentante dell'azienda.

Dovresti anche dire ai chiamanti il ​​nome della persona o del dipartimento in cui li stai trasferendo e dare anche quel numero di estensione. Indipendentemente dai affari in cui ti trovi, tutti sono nel settore del buon servizio clienti. 

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Chiedi il permesso di avviare il trasferimento

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Una volta stabilito un rapporto con il chiamante, chiedi al chiamante l'autorizzazione di avviare il trasferimento. Questa richiesta offre anche al chiamante la possibilità di porre altre domande o esprimere qualsiasi altra preoccupazione. Permette anche ai chiamanti di dire che richiameranno quando avranno più tempo.

A volte succede che un chiamante non vuole essere trasferito. In tal caso, scopri perché. Successivamente, spiega che il trasferimento assicurerebbe di ricevere assistenza il più rapidamente possibile. Inoltre, spiega che finora darai al rappresentante successivo tutte le informazioni sulla loro chiamata e che non dovranno spiegare la loro situazione

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Aspetta una risposta

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Non trasferire ciecamente la chiamata non appena senti l'altro telefono squillare. Aspetta che l'altra persona risponda e spiega perché la chiamata viene trasferita. Questo passaggio dà al prossimo dipendente la possibilità di prepararsi per la chiamata e impedisce al chiamante di dover spiegare la loro situazione o problemi.

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Fare un'introduzione

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Torna al chiamante e annuncia il nome e/o il dipartimento a cui stai trasferendo. Ringrazia il chiamante per la sua pazienza e chiedi se puoi fare qualcos'altro per loro prima di riagganciare. Aiuta se è possibile utilizzare il nome o il cognome della persona a cui viene trasferito il chiamante. Rafforza la connessione personale che hai stabilito e crea ulteriormente la sensazione che il chiamante sia ben curato. 

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Completa il trasferimento

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Completa il trasferimento collegando il chiamante con l'altra persona o dipartimento. Ricorda di terminare la connessione appendendo il telefono o disconnettendo l'auricolare. Poiché i sistemi telefonici possono essere complicati, soprattutto nelle grandi aziende, vuoi assicurarti di essere completamente disconnesso dalla chiamata. Se sei nuovo nel lavoro, vale la pena sperimentare alcune volte con un collega prima di trasferire effettivamente una chiamata.

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Come terminare la chiamata

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Ci sono diversi motivi per terminare una chiamata una volta che sei impegnato con il chiamante. Tuttavia, qualunque sia il motivo che tu abbia, non importa quanto legittimo, devi disimpegnarsi in modo professionale. Il motivo più comune per terminare una chiamata è che ti sei imbattuto in un parlatore di lunga data che consumerà troppo tempo e ti impedirà di andare in giro per la tua attività.

Un altro motivo meno comune è che il chiamante sta usando un linguaggio offensivo, minaccioso o volgare. Sfortunatamente, le persone con problemi di gestione della rabbia sentono di poter sfogare la propria ostilità per gli estranei, in particolare quelli nel settore dei servizi o una posizione di servizio. Consultare la politica e le procedure della tua azienda su come gestire questo tipo di situazione per evitare le conseguenze legali. E ricorda, è sempre meglio mettere in attesa il chiamante mentre chiedi un consiglio piuttosto che dire qualcosa che potresti pentirti in seguito. 

L'importanza dell'etichetta telefonica

Il telefono è spesso il primo contatto del cliente o del cliente con la tua attività. Vuoi che quell'esperienza sia il meglio che può essere. Principalmente, non vuoi che i clienti si aprano e chiamino la concorrenza, quindi vale la pena investire tempo nella formazione del personale in un'adeguata etichetta telefonica.