Le migliori pratiche per i file del personale dei dipendenti

È una buona idea per un datore di lavoro mantenere un file di personale per ciascun dipendente. Documentazione della cronologia dell'occupazione, dei registri del contributo e del rendimento, degli avvisi disciplinari, delle promozioni, dei piani di sviluppo delle prestazioni e molto altro, appartengono a un fascicolo del personale. Responsabile, anche i datori di lavoro attenti mantengono più di un file del personale, poiché ogni tipo di file ha contenuti appropriati per il proprio scopo.

Il datore di lavoro ha buoni motivi per mantenere diversi file del personale, alcuni e alcuni per scopi di best practice dell'occupazione. È necessaria la documentazione in modo che il datore di lavoro abbia una visione accurata della cronologia dell'occupazione di un dipendente. La documentazione supporta le decisioni del datore di lavoro e può proteggere correttamente il datore di lavoro in una causa.

Il contenuto del file del personale fornisce una panoramica storica degli eventi importanti durante la carriera di un dipendente. Supportano le decisioni prese sul dipendente e sulla sua carriera. Dimostrano la logica del datore di lavoro dietro l'assunzione, le promozioni, il trasferimento, i premi e il riconoscimento e le decisioni di licenziamento.

Diverse linee guida sono associate a diversi tipi di file del personale

Poiché sono consigliati diversi tipi di file del personale, sono associate regole e linee guida diverse a ciascun tipo di file del personale per dove sono conservati e chi ha accesso.

Ad esempio, la maggior parte delle organizzazioni non consente al gestore del dipendente di accedere al file del personale generale. Si aspettano che i manager mantengano la documentazione pertinente nel proprio file dei dipendenti di gestione che non è il fascicolo del personale ufficiale.

• Ogni tipo di file del personale ha una ragione diversa per i contenuti esistenti e diversi, in base a tale motivo.
• Ogni tipo di file del personale viene archiviato in modo diverso.
• L'accesso a un file del personale è limitato a determinati dipendenti nella maggior parte delle organizzazioni. Molte organizzazioni limitano l'accesso al file del personale al personale delle risorse umane. Diversi tipi di file del personale hanno anche diverse linee guida di accesso.
• È consentito l'accesso ai dipendenti al suo file del personale, ma la maggior parte dei datori di lavoro ha creato linee guida per l'accesso ai dipendenti con una politica di accesso al file del personale nel manuale dei dipendenti. (Vari stati e giurisdizioni hanno regole diverse, quindi rimani aggiornato sui requisiti per la tua posizione.)
• Il dipartimento delle risorse umane possiede ed è responsabile dei file del personale dei dipendenti.

File del personale consigliati

Ecco i tipi di file del personale consigliati e cosa devi sapere per lavorare con loro.

File del personale dei dipendenti

Questo è il file del personale principale che un datore di lavoro mantiene per ciascun dipendente. Il file del personale memorizza la cronologia dell'occupazione di ciascun dipendente. Questo è ciò che devi sapere su un file del personale dei dipendenti.

File medico

La dose medica dei dipendenti ha serie restrizioni legali che il datore di lavoro deve conoscere e prestare attenzione. Ecco cosa devi sapere sulla riservatezza e sui contenuti di un file medico dei dipendenti.

File di gestione stipendi

L'accesso ai dipendenti al file delle buste paga dei dipendenti è meno restrittivo dell'accesso al file medico o del personale. Il file delle buste paga contiene informazioni su stipendio, selezione dei benefici, variazioni del tasso di pagamento, ministri e altre documentazione legale che influisce sulla busta paga di un dipendente. Il personale di vari contabilità e risorse umane accede alle informazioni nel file delle buste paga.

I-9 Forms File per i dipendenti

A causa dei diritti di accesso di varie agenzie governative, segui le migliori pratiche mantenendo un file separato per tutti i moduli I-9 dei dipendenti. Non vuoi che le agenzie governative fossero in giro nel tuo fascicolo del personale dei dipendenti principali. Scopri di più sulla conservazione delle forme I-9.

Politica di accesso al file del personale per i dipendenti

Vuoi consentire a ciascun dipendente di sapere cosa c'è nel suo file del personale, ma è necessario controllare l'integrità, la completezza e la completezza del file. Il mantenimento della riservatezza dei dipendenti e del datore di lavoro e l'accesso limitato sono garantiti con una politica di accesso al file del personale.

Cosa non includere in un file del personale dei dipendenti

Alla ricerca di linee guida su contenuti che non dovrebbero mai essere inclusi in un file del personale dei dipendenti? Ecco i miei migliori consigli sul contenuto che si desidera mantenere in una posizione separata e informale o non conservi affatto. La ritenzione di documentazione non necessaria e puramente supponente può danneggiarti.

Documentazione

Sai cos'è la documentazione? La parola, la documentazione, le raccolte frequentemente nel mondo dell'occupazione e delle risorse umane. Ma il significato della documentazione e perché potresti voler documentare particolari eventi occupazionali è completamente trattato in questo articolo, "L'importanza della documentazione nelle risorse umane."Dai un'occhiata perché la documentazione adeguata è essenziale per file di lavoro accurati.

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