Il costo reale di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali
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- Emanuel Basile
Molte aziende hanno iniziato a utilizzare i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) piuttosto che applicazioni software di contabilità.
Un sistema ERP differisce dai sistemi di contabilità in quanto i sistemi contabili eseguono solo attività correlate alla contabilità. Un sistema ERP, tuttavia, può gestire non solo compiti contabili, ma anche compiti di gestione aziendale generale.
Nel complesso, è una piattaforma più potente.
Un sistema ERP è essenzialmente una suite di pacchetti software in grado di eseguire contabilità, pianificazione e sviluppo del prodotto, produzione, gestione dell'inventario, gestione delle vendite, risorse umane e altre attività commerciali.
Come i costi di un sistema contabile, vorrai considerare non solo le commissioni di licenza quando si sceglie un sistema ERP ma i costi totali del sistema ERP stesso:
- Implementazione
- Formazione
- Sviluppo per la personalizzazione
- Redisign del processo
- Manutenzione
- Aggiornamenti
- Supporto
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Costo 1: implementazione
Immagini di eroi/immagini getty È necessario che i professionisti installino e configuino il tuo sistema ERP, quindi dovrai includere questi costi di implementazione nel prezzo totale del sistema ERP. I sistemi ERP sono complesse applicazioni software, quindi probabilmente dovrai modificare i sistemi operativi, aggiornare o modificare i server e modificare altri hardware e software che usi sulla rete della tua azienda per far funzionare correttamente il sistema ERP.
Dovrai anche - o dovresti - impostare un ambiente di test come parte dell'implementazione in modo da poter testare il sistema ERP senza influire sui dati reali della tua azienda. Questo può risparmiare un sacco di potenziali orari di lavoro se c'è un problema con l'implementazione.
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Costo 2: formazione
GEBER86/GETTY Images Come accennato, un sistema ERP è un'applicazione software complessa che può essere considerata una suite di programmi software che sono contemporaneamente compatibili. I tuoi dipendenti avranno bisogno di una formazione su come utilizzare i programmi, perché un sistema ERP non è così intuitivo o facile da usare come un programma software di contabilità di base, come QuickBooks o Peachtree.
I dipendenti della tua azienda avranno bisogno di tempo e formazione. Spesso, il fornitore ERP fornirà una formazione aggiuntiva su richiesta a una tariffa oraria standardizzata. Ci saranno momenti in cui un consulente sarà necessario, nel caso di contenuti specializzati o necessità particolarmente difficili. In ogni caso, dovrai considerare questi costi aggiuntivi nell'analisi quando si esaminano i sistemi ERP per l'acquisto.
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Costo 3: sviluppo per la personalizzazione
Immagini di eroi/immagini getty La funzionalità out-of-the-box di un sistema ERP non sarà sufficiente per gestire la tua attività in modo efficace. Dovrai sostenere alcune spese nello sviluppo di report personalizzati in modo che i tuoi dipendenti possano svolgere facilmente le loro attività giornaliere e mensili.
Un sistema ERP può archiviare una notevole quantità di informazioni, ma gli utenti sono limitati nei modi in cui possono accedere alle informazioni. Pertanto, non è raro avere il personale IT dedicato allo sviluppo di report personalizzati per vari dipartimenti in modo che i processi aziendali e l'analisi possano essere eseguiti tempestivamente.
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Costo 4: riprogettazione del processo
Musketeer/Getty Images Se la tua azienda si sta aggiornando da un programma software di contabilità a un sistema ERP, allora avrai sicuramente molti processi che dovranno essere riprogettati. Per le aziende che utilizzano il software contabile, molte attività possono essere eseguite al di fuori del software manualmente in formato cartaceo o un'applicazione di terze parti come MS Excel.
L'acquisizione di un sistema ERP dovrebbe, in teoria, significare che molte di queste attività sono automatizzate dal software per aumentare sia l'accuratezza che l'efficienza nell'esecuzione di questi compiti. Anche se la tua azienda sta cambiando i sistemi ERP, non ci sono due uguali, quindi puoi aspettarti di avere alcune modifiche nei processi aziendali della tua azienda in coincidenza con i processi del software.
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Costo 5: manutenzione
PeopleMages/Getty Images Dovrai mantenere il tuo sistema ERP, quindi dovrai considerare questi costi. I costi ERP possono includere costi hardware, rete e manodopera da esso e altri dipartimenti per garantire che il sistema possa funzionare correttamente.
I costi di manutenzione per un sistema ERP in genere sono aumentati tra il 15-20% del prezzo di acquisto iniziale. Un allestimento ERP che costa $ 250.000, in teoria, in teoria, un costo di manutenzione da $ 37.500 a $ 50.000.
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Costo 6: aggiornamenti
Immagini Erik von Weber/Getty Come tutti i programmi software, i sistemi ERP richiedono aggiornamenti periodici per evitare di diventare obsoleti. Dovresti considerare la frequenza con cui ti aspetti di aggiornare il tuo sistema ERP e quali saranno questi costi quando passerai con l'aggiornamento.
Dovresti anche considerare che qualsiasi aggiornamento può influire sui processi aziendali e richiedere hardware o software aggiuntivi in modo che il sistema sia senza problemi se la tua attività non viene eseguita su una configurazione a specchio durante l'esecuzione degli aggiornamenti o del trasferimento di dati.
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Costo 7: supporto
Ezra Bailey/Getty Images I tuoi dipendenti avranno problemi a utilizzare il programma e rileverai numerosi bug con qualsiasi sistema ERP, quindi ti consigliamo di assicurarti che il tuo fornitore ti fornirà un supporto tecnico adeguato per risolvere questi problemi.
Dovresti chiedere al tuo fornitore se questo supporto è incluso nella commissione di licenza o è un costo aggiuntivo, poiché il supporto tecnico può finire per influire sui profitti se non incluso nell'acquisto iniziale e non è monitorato da vicino.