Il passaggio alla conferenza e ai prezzi dei pacchetti del luogo di incontro

A differenza degli Stati Uniti, è una pratica comune per gli hotel europei offrire conferenze aziendali e riunioni come opzioni per gli organizzatori di eventi che tengono seminari, conferenze e altri incontri in hotel.

L'idea alla base dell'offerta di servizi di evento aziendale confezionato è quella di combinare tutti i vari elementi dello spazio per la sala riunioni, cibo e bevande e esigenze audiovisive in un pacchetto di riunioni per una tariffa quotidiana fissa su base per partecipante. Questa pratica non solo può essere generalmente più efficiente per coloro che sono coinvolti nella pianificazione dell'evento, ma rende la gestione e la previsione dei costi associati alla sede un processo molto più semplice.

Conferenze nell'U.S. 

Negli Stati Uniti, d'altra parte, è ancora molto più comune per gli hotel costruire costi di conferenza Line Articolo per linea in base alle esigenze dettagliate e personalizzate di ogni riunione o evento. Sebbene la pratica consenta al pianificatore di eventi di avere un maggiore controllo su ogni dettaglio dell'evento, crea spesso anche complicati ordini di eventi per banchetti e maggiori difficoltà a gestire i costi e il budget complessivo dell'evento.

Sebbene i principali attori del settore continuino a cambiare il modo in cui fanno affari, il modello europeo e il modello americano tendono ancora a riflettere queste differenze nel loro approccio alle conferenze e agli eventi aziendali. Per un'immersione più profonda, diamo un'occhiata a due esempi di pacchetti di eventi aziendali e conferenze: uno dell'ex palazzo Fira a Barcellona (esempio europeo) e l'altro presso Wynn Resorts di Las Vegas (esempio americano).

Esempio di pacchetti di conferenze e incontri

Le tariffe confezionate giornaliere sono popolari nel Regno Unito e si sono fatti strada anche in Europa continentale. “L'u.K. Il mercato è stato il primo a chiedere questo tipo di pacchetto e cerchiamo sempre di adattare le nostre proposte per soddisfare le esigenze dei nostri clienti ", spiega l'ex direttore generale di Fira Palace (ora Crowne Plaza Barcelona), un hotel di business popolare tra Eventi aziendali e pianificatori di incontri che organizzano incontri internazionali.

Cliente dell'hotel

Quando il Crowne Plaza Barcelona stava ancora operando come Fira Palace, circa il 20 percento dei clienti dell'hotel proveniva dalla Spagna. Il resto della clientela annuale proveniva dalla u.K. (19 percento), la u.S. (17 percento), Francia (7 percento), Italia (6 percento), Giappone (4 percento) e Germania (4 percento). Inoltre, circa la metà degli eventi aziendali ospitati c'erano da parte del settore farmaceutico con il resto, compresi clienti tecnologici, alimentari e bevande, bancari e automobilistici.

Richiesta di prezzi dei pacchetti di conferenze

Durante questo periodo, il pacchetto di incontri quotidiani a Fira Palace includeva l'uso della sala riunioni, le pause del caffè, il pranzo, lo schermo e altro ancora. I pacchetti di riunioni disponibili includevano essenzialmente tutto ciò che un pianificatore avrebbe dovuto includere in una riunione.

Man mano che l'industria si è evoluta, le richieste di pacchetti di conferenze e riunioni hanno continuato a cambiare nel tempo. Inizialmente, gli organizzatori di eventi aziendali richiedevano prezzi delle conferenze pianeggianti per sale riunioni e cibo e bevande. Con il tempo, queste richieste si sono espanse per includere altri articoli, come schermi, accesso a Internet, grafici a fogli mobili e sistemi audio. Ma la domanda era ancora per i prezzi confezionati e forfettari.

Per coloro che hanno richiesto camere durante la notte, hanno anche richiesto una tariffa speciale/negoziata per gli alloggi nelle tariffe complessive della conferenza e gli eventi. Mentre questi pacchetti coprirebbero la maggior parte delle esigenze degli eventi, i pianificatori avrebbero comunque negoziato per altri requisiti di eventi, come area espositiva, cene di gala, ricevimenti di cocktail e altri articoli per l'agenda degli eventi.

Pro e contro dell'approccio europeo

È chiaro che l'approccio principalmente europeo alla pianificazione e ai prezzi delle conferenze può essere utile per gli organizzatori di eventi per diversi motivi, tra cui la percezione del risparmio sui costi, la prevedibilità dei costi e la facilità di presentazione e approvazioni dei clienti.

Detto questo, un tale approccio pone un onere aumentato in hotel per prevedere le esigenze dei suoi clienti mentre si gestisce ai propri profitti. "Dal nostro punto di vista, è molto più facile fare eventi 'à la carte'. In effetti, l'operazione è molto più complicata. Ma il vantaggio per noi è la soddisfazione del cliente ", afferma l'ex direttore generale di Fira Palace.

American Conference and Meeting Pacchetti Esempio

Mentre il mercato europeo è relativamente maturo con l'accettazione e l'uso di pacchetti di conferenze o riunioni, più u.S. Gli hotel possono iniziare a prendere in considerazione la possibilità di cambiare il modo in cui confezionano e prezzi conferenze e riunioni. È particolarmente importante ora quando gli organizzatori di eventi sono tenuti a prendere decisioni di ritorno in caso di scadenze più brevi sempre più frequentemente.

Nel maggio 2009, Wynn Las Vegas ha preso l'iniziativa per introdurre tre tipi di quella che chiamano tassi di pacchetto conferenze e riunioni per il mercato delle riunioni più piccole, il che significa quelli con meno di 80 partecipanti. Oggi stanno ancora offrendo quei pacchetti. Loro includono:

• Pacchetto delegato della conferenza per l'intera giornata
• Pacchetto delegato della conferenza "AM"
• Pacchetto delegato della conferenza "PM" Mezza giornata

Proprio come si aspettano gli organizzatori di eventi europei, le opzioni confezionate di Wynn hanno un prezzo per un delegato (i.e., partecipante) tariffa, tra cui la sala riunioni, cibo e bevande, snack per pause e proiettore LCD e schermo.

L'idea per Wynn di sviluppare le opzioni del pacchetto di conferenze è nata dall'approccio del mercato europeo. In effetti, André Link, ex direttore delle vendite nazionali di Wynn, è venuto dall'Europa. “Per la maggior parte in Europa, questo è l'unico modo in cui abbiamo venduto riunioni ... era molto raro che abbiamo preparato le proposte di à la carte che hanno elencato i costi di F&B, i noleggi di camere, le spese AV, ecc.,"Link spiega.

Un cambiamento di industria americana

Con il lancio del loro piccolo programma di pacchetti di riunioni, Wynn Resorts ha previsto che le tariffe per conferenze confezionate sarebbero state più popolari tra i loro clienti aziendali perché la maggior parte delle riunioni di associazione ha dimensioni maggiori. Avevano ragione. Da allora, diverse catene alberghiere americane di alto profilo hanno iniziato a offrire pacchetti di incontri aziendali e conferenze che riflettono meglio il modello europeo se la pianificazione degli eventi aziendali.

A dire il. In effetti, la maggior parte dei pianificatori riconosce che rinunceranno ad alcune preferenze di dettaglio per il loro programma o richiederanno alla sede di personalizzare il pacchetto per includere elementi aggiuntivi. C'è sempre la cautela sul fare affidamento sui tassi di pacchetto se i pianificatori prevedono che i loro programmi possano funzionare più a lungo di quanto inizialmente previsto, il che può innescare costi aggiuntivi. Ma per quegli organizzatori di incontri ed eventi che guardano da vicino il loro budget, questi pacchetti di incontri e conferenze offrono una chiara prevedibilità per il budget della conferenza.