Suggerimenti per la gestione del tempo per le telefonate in arrivo

Le telefonate in entrata possono consumare molto tempo e diminuire seriamente la produttività tirandoti via da altre attività. Ma proprio come ci sono modi per gestire le telefonate in uscita che miglioreranno la tua gestione del tempo, ci sono modi per tagliare il tempo che spendi per le chiamate in arrivo. E puoi farlo senza essere scortese con la persona che ti ha chiamato. Questi consigli di risposta al telefono ti renderà più efficiente e produttivo.

Rispondi con un adeguato saluto con telefono aziendale

Ad esempio, quando rispondi al telefono dì qualcosa come "Cypress Technologies, Susan che parla. Come posso aiutarti?"Questo non solo fa sapere al chiamante che hanno raggiunto un'azienda, ma mette su di loro per rispondere alla domanda, risparmiando tempo su domande chit-chat o esplorative come" è questa tecnologia Cypress?"

Pensa e le priorità mentre parli

È la chiamata meglio gestita in questo momento o dopo? Molte delle telefonate che le aziende ricevono sono domande rapide a cui viene facilmente risposto, come "quanto sei aperto?"Ma altri comportano risposte più complesse e che richiedono tempo. Se è così, dillo al chiamante e chiedi quando sarebbe conveniente richiamarli per discuterne.

Usa parafrasi e riassumi

Se stai parlando con qualcuno al telefono che sembra voler chattare o allontanarsi dal punto, dire qualcosa come "Quindi quello che ti sento dire è ..." o "Quindi i punti chiave sono ..." o "è ( Inserisci il riepilogo) Un riepilogo equo di quello che stavi dicendo?"È difficile essere lotte con qualcuno che si rifiuta di chattare.

Chiudi ogni chiamata con un riepilogo delle azioni

Mentre questo richiederà solo pochi secondi nella maggior parte dei casi, può farti risparmiare molto tempo evitando gli errori e la necessità di ricontrollare. Ad esempio, dopo una conversazione durante la quale hai organizzato un incontro con un cliente, si potrebbe dire: "Bene. Ti incontrerò nel tuo ufficio presso (Inserisci posizione) alle 10 a.M. domani e andremo insieme i campioni."

Tenere un messaggio ai telefoni

Questo non va bene per la gestione del tempo e per rimanere concentrati durante la chiamata, ma anche utile per la gestione del tempo in seguito se è necessario trovare o rivedere i dettagli di una particolare conversazione.

Offri ai clienti e ai clienti l'opzione e -mail

Data l'opzione, tutti i clienti sceglieranno un'e -mail tramite una telefonata. Assicurati che l'indirizzo email della tua azienda sia importante sui tuoi biglietti da visita e sul tuo sito web. Se hai i loro indirizzi e -mail, invia un'e -mail ai tuoi clienti e clienti attuali, menzionando l'opzione e -mail e presentarla come un modo per migliorare la comunicazione.

Usa la tecnologia per gestire il tempo del telefono

Come minimo, la tua attività dovrebbe avere una segreteria telefonica. Impostali con script aziendali appropriati e usali per rispondere al telefono per te quando sei fuori ufficio o devi lavorare su qualcosa di ininterrotto. Quindi programmare un momento per rispondere a questi messaggi telefonici ogni giorno. Otterrai tempo prezioso raggruppando le telefonate insieme.

Chiedi a una persona di rispondere al telefono

Detto questo, è importante non fare troppo affidamento sulla tecnologia. Peggiorare una macchina o peggio, un sistema automatizzato di risposta vocale interattiva (IVR)-tutto il tempo è una vera spegnimento che ti costerà affari quando le persone non si preoccupano di lasciare i messaggi o richiamare. Se rispondere alle telefonate in arrivo richiede troppo tempo durante la giornata, considera di assumere un receptionist o un servizio di risposta professionale per rispondere al telefono per te. Il costo di avere qualcun altro lo fa potrebbe essere più che compensato dall'aumento della produttività e dalle vendite migliori.

Ottieni una linea di business separata a casa

Se stai gestendo un'azienda a domicilio, devi avere un secondo telefono solo aziendale con la propria segreteria telefonica. Non solo questo è più professionale, ma ti farà risparmiare il tempo necessario per guadare i messaggi e determinare quali sono legati al business.

Tieni una sceneggiatura scritta per domande frequenti

Avere un breve documento FAQ a portata di mano per le domande più comuni che si ottiene al telefono. Fa risparmiare tempo a te e ai tuoi dipendenti se non devono cercare risposte o pensare a come rispondere a una particolare richiesta.

Padroneggiare il tuo telefono

Ricorda, il telefono dovrebbe essere uno strumento aziendale, non un tempo invadente che governa il tuo giorno lavorativo. Gestire le telefonate in entrata in base a questi suggerimenti di gestione del tempo ti aiuterà ad essere più efficiente, a migliorare la tua produttività e rimettere il telefono nella propria educazione del luogo che gestisce la tua attività anziché gestirti.