Suggerimenti e strumenti per la registrazione degli eventi

I progressi della tecnologia hanno avuto un impatto significativo sulla pianificazione degli eventi e sulla registrazione degli eventi in particolare. Sono lontani i giorni degli inviti di carta che arrivano in una busta con un timbro. La registrazione online è sempre più comune per ogni tipo di evento, dai seminari aziendali e dalle conferenze annuali alle feste di compleanno piede e alle funzioni delle vacanze aziendali. Mentre questo processo online può sembrare semplice, richiede ancora lavoro.

Fortunatamente per gli organizzatori di eventi, ci sono numerosi strumenti disponibili per assistere con la registrazione degli eventi. Le scelte includono piattaforme semplici che affrontano le basi della registrazione degli eventi e quelle più avanzate, offrendo applicazioni multifunzionali. Alcuni programmi di registrazione degli eventi Pagamenti degli eventi. Alcuni forniscono anche rimborsi automatici se la registrazione viene annullata. Altri pacchetti creano tag Name Registrante. Gli strumenti di registrazione degli eventi possono anche consentire l'integrazione con una conferenza o un sito Web aziendale, nonché connettersi alle loro piattaforme di social media.

Sfortunatamente, con così tante opzioni, il processo di selezione dello strumento di registrazione degli eventi per la tua azienda può essere schiacciante. Ecco una guida semplice da seguire per selezionare gli strumenti di registrazione degli eventi che al meglio servono il tuo business di pianificazione degli eventi.

Scegliere il software di registrazione degli eventi: da dove iniziare?

Quando si selezionano gli strumenti di registrazione degli eventi, è meglio iniziare a determinare le tue esigenze e desideri. Pensa attraverso le tue priorità di registrazione e la tua attività di pianificazione degli eventi. Poni queste domande:

• Le tue esigenze sono semplici e richiedono solo l'elaborazione di registrazioni e pagamenti? 
• Stai offrendo più sessioni all'interno dell'evento principale che richiede ulteriori registrazioni?
• Hai bisogno di gestire le prenotazioni di hotel o le disposizioni di viaggio?
• Stai supportando un sito web della conferenza?
• Fornirai tag di nome, coordinando i requisiti audiovisivi o hosting di sessioni di estrazione speciali?
• Gestisci più di un evento contemporaneamente?
• Il tuo evento è un evento annuale o un evento una tantum?

Le risposte a queste domande ti aiuteranno a trovare il software di registrazione dell'evento che si adatta meglio alle tue esigenze.

Utensili

Con così tante scelte nel software di registrazione degli eventi, è facile rimanere coinvolti in funzionalità appariscenti e gli ultimi strumenti, indipendentemente dal fatto che funzionino per il tuo evento o se verranno anche utilizzati. Non essere attirato dalle ultime e più grandi. Invece, fai un elenco di quelle funzionalità che attualmente impieghi nel processo di registrazione eventi e aggiungi quelle che si desidera includere per semplificare il processo. Alcune funzionalità disponibili includono quanto segue:

• Evento Registrazione online
• Evento Registrazione in loco
• Registrazione del gruppo dei partecipanti
• Partecipante auto check-in
• Elaborazione dei pagamenti degli eventi
• Gestione dei partecipanti e rapporti
• Creazione e gestione del badge dei partecipanti
• Registrazione per sessioni individuali
• Sviluppo delle forme
• Gestione delle camere d'albergo
• Gestione del marketing
• Social media
• Sondaggi e feedback degli eventi

Prezzo

Molti strumenti di registrazione degli eventi offrono funzioni standard a un prezzo ragionevole, che sono adatti quando si gestiscono eventi semplici. Questi programmi includono moduli di registrazione di base che possono essere collegati al tuo sito Web. Possono raccogliere informazioni di registrazione, comprese le informazioni sulla carta di credito, per registrare ed elaborare i pagamenti con carta di credito. Inoltre, gli elenchi di registrazione dei partecipanti possono essere compilati o esportati. A seconda del tipo di eventi che pianifichi e dalla frequenza degli eventi, questi semplici strumenti possono essere adatti fornendo esattamente ciò di cui hai bisogno senza essere impantanato con tutti i tipi di funzionalità extra che non ti servono.

Capacità extra

Se il tuo lavoro di pianificazione degli eventi ti fa pianificare grandi conferenze, allora strumenti di registrazione degli eventi che offrono funzionalità aggiuntive oltre le basi potrebbero essere proprio ciò di cui hai bisogno. Le soluzioni includono quelle che elaborano la registrazione degli eventi e combinano quella caratteristica con la possibilità di tracciare e segnalare vari dettagli di un evento più ampio e più complesso. Se i partecipanti all'evento si stanno registrando per la conferenza e quindi si iscrivono a seminari specifici all'interno di una determinata sessione, ci sono strumenti per consentire tale funzione.

Alcuni software consentiranno l'elaborazione di più partecipanti da un'organizzazione con una fonte di pagamento e offrono diverse strutture di prezzi in base a sconti di gruppo o commissioni di registrazione anticipata. Se hai bisogno di report personalizzati, cerca un pacchetto di registrazione eventi che genererà automaticamente report compilando elenchi di partecipazioni in base a singoli seminari o altri parametri selezionati. Le conferenze in genere richiedono nametag stampati, quindi inserisci che nell'elenco "must have" in modo che questi possano essere creati automaticamente come parte del processo di registrazione degli eventi e cerca la personalizzazione per riflettere se il partecipante è registrato per l'intera conferenza, parte della settimana o solo un giorno specifico.

Integrazione

Per quegli eventi che conducono numerosi eventi, l'integrazione dei dati di registrazione nel database esistente può essere una funzione critica per la propria organizzazione. Considera i metodi attuali per l'aggiunta dei dichiaranti nel database e identificare le aree di miglioramento. È importante pensare in vari modi in cui queste informazioni possono essere integrate con le informazioni esistenti, come le persone che si sono offerte o donate volontarie o donate. La maggior parte delle applicazioni di registrazione degli eventi fornisce la possibilità di esportare manualmente i dati. Tuttavia, questo metodo richiede tempo in quanto richiede di nuovo l'importazione manuale delle informazioni nel database. Esplora i pacchetti che possono soddisfare non solo le richieste di registrazione degli eventi e anche supportare le tue esigenze di gestione costituente.

Test drive prima di acquistare

Una volta ridotto la scelta del software di registrazione degli eventi, determina se offrono un periodo di prova gratuito. Ciò ti darà l'opportunità di testare non solo le funzionalità, ma di vedere se ha la funzionalità necessaria e se è adatta al tuo evento. È anche un'opportunità per sperimentare il proprio livello di servizio clienti quando rispondi alle tue domande o lavora per risolvere un problema che stai avendo.