Suggerimenti per scrivere comunicazioni di iscrizione aperte

Ogni anno, l'iscrizione aperta consente ai datori di lavoro di offrire benefici di gruppo ai propri dipendenti per un breve periodo, generalmente da 30 a 45 giorni. Durante questa finestra critica, i dipendenti devono essere informati sui benefici dei dipendenti che possono iscriversi, quando farlo e dove iscriversi. Sfortunatamente, molti team di risorse umane fanno fatica a comunicare le informazioni necessarie ai dipendenti in modo da poter perdere.

L'e -mail può essere un potente strumento di comunicazione per educare i dipendenti durante i periodi di iscrizione aperti quando utilizzato bene. Poiché è ampiamente accettato e accessibile come strumento di comunicazione, questo può essere un buon modo per raggiungere tutti i dipendenti. Impara suggerimenti di esperti per comunicare benefici durante l'iscrizione aperta, quindi i tuoi dipendenti sfruttano appieno le offerte di benefici del gruppo quest'anno.

Comunicare benefici prima, durante e dopo l'iscrizione aperta

Mesi in anticipo sulla data di iscrizione aperta, è importante avere un solido piano di comunicazione per fornire le informazioni pertinenti ai dipendenti prima dell'iscrizione, durante l'iscrizione attiva, e una volta che l'iscrizione avvolge. Questa può essere una serie di e -mail che incoraggiano i dipendenti a intraprendere azioni specifiche, con collegamenti al sito di iscrizione e informazioni sui benefici.

Assegna un rappresentante della comunicazione dei benefici centrali

La reattività è fondamentale durante l'iscrizione aperta perché i dipendenti avranno innumerevoli domande durante questo periodo. Assicurati di assegnare almeno una persona che fungerà da punto di contatto per tutte le e -mail in arrivo da parte dei dipendenti che hanno domande e preoccupazioni. Dovrebbe essere qualcuno di grande familiarità con i dettagli, i tassi e le scadenze del piano.

Utilizzare un sistema interno per la raccolta di informazioni e analisi correlate ai benefici

La tua azienda traccia attivamente le iscrizioni, le iscrizioni parziali e altri aspetti del processo di iscrizione? In caso contrario, un sistema interno può essere utile per rimanere in cima alla gestione delle iscrizioni in tutta l'organizzazione. Utilizzare un server di posta elettronica gratuito come Outlook per impostare gli avvisi e -mail per le modifiche ai dati.

Crea una serie di messaggi per i punti di contatto settimanali con i dipendenti

L'iscrizione aperta può essere resa più semplice e produttiva quando c'è uno scambio costante tra il team delle risorse umane e i dipendenti. Come parte della tua strategia di comunicazione e -mail, crea una serie di messaggi che parlano di argomenti di salute e benessere, caratteristiche dei programmi di benefici e altre questioni correlate. Invia e -mail settimanali a touchpoint a tutti.

Dai ai manager un resoconto settimanale degli sforzi di iscrizione a benefici

È sempre una buona cosa ottenere il buy-in completo dai manager durante gli sforzi di iscrizione delle prestazioni. Perché? I manager possono aiutare i dipendenti a dare la priorità ad iscriverti ai loro benefici per il prossimo anno del piano e possono condividere in che modo i benefici supportano gli obiettivi dei dipendenti. Usa una campagna e -mail focalizzata per i manager durante i periodi OE per tenerli al passo con compiti e date importanti.

Rendi invocato i vantaggi e -mail

Il periodo di iscrizione aperta non deve essere stressante. In effetti, può essere un'opportunità per divertirsi un po '. Sviluppare e -mail che includono alcuni giochi divertenti come domande a quiz, fatti interessanti sull'azienda e omaggi snack sani gratuiti.

Assicurati che la grammatica e l'ortografia corrette nelle e -mail

Prima di inviare e -mail di benefici, assicurarsi che la grammatica e l'ortografia vengano controllate accuratamente. Può garantire che nessun errore di battitura si faccia strada verso i lettori e che le e -mail abbiano un buon senso. Gli errori di battitura possono confondere i dipendenti e sembrano poco professionali.

Utilizzare un modello di posta elettronica standard e lasciare fuori l'HTML

Quando si sviluppano e -mail per la comunicazione dei benefici, gli esperti affermano che è meglio attenersi al modello di posta elettronica standard e mantenerlo semplice. Stray HTML può interferire con alcuni programmi di lettura e -mail, in particolare sui dispositivi mobili.

Scrivi potenti linee di argomenti

Le e -mail verranno lette solo una volta aperti. E questo non accadrà se la riga dell'oggetto non costringe i destinatari. Quando si scrivono e-mail, concentrati sulla creazione di una riga dell'oggetto e-mail che incuignerà i destinatari per aprire l'e-mail con parole di potere come "urgente", "sensibili al tempo" e "attenzione" possono aiutare a raggiungere questo obiettivo.

Usa dichiarazioni di ricompensa totali nelle e -mail stagionali

Per aiutare i dipendenti a comprendere l'intero valore dei benefici dei propri dipendenti, utilizzare le dichiarazioni di premi totali almeno una volta durante questo trimestre. Può essere allegato come PDF a singole e -mail o un collegamento ipertestuale può essere incluso nell'e -mail per eseguire una dichiarazione di premi totale alla comodità dei dipendenti.