Suggerimenti per aumentare la partecipazione agli eventi aziendali

Quando si pianifica una riunione di business, una conferenza o un altro evento professionale, la partecipazione è un punto di riferimento chiave di successo. Vuoi attrarre abbastanza ospiti per riempire i posti, soddisfare le aspettative e rendere l'evento un successo finanziario. I partecipanti vogliono imparare nuove informazioni e interagire con colleghi e leader nel loro campo.

Aumentare la partecipazione e attirare le persone giuste a un evento non si verifica per caso. Le riunioni di maggior successo vanno oltre le note chiave a stelle e le presentazioni stimolanti per creare un ambiente professionale, prezioso e amichevole per tutti. Questo processo inizia nelle fasi iniziali della pianificazione.

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Crea un'agenda forte

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L'agenda del tuo evento è la prima cosa che i partecipanti esamineranno quando decidono se partecipare o meno. Scegli un forte tema centrale per ancorare il tuo evento, quindi struttura seminari, pannelli, note chiave e altre parti dell'agenda per fornire contenuti preziosi e vari all'interno di quel tema.

Quando si imposta la tua agenda, considera le esigenze di entrambi i partecipanti e dei presentatori. Lascia un sacco di tempo per pause e pasti e organizza la giornata nei grandi eventi a cui vuoi che tutti partecipino.

Se avrai più seminari o discussioni di panel contemporaneamente, spazzano gli eventi guidati dai tuoi principali altoparlanti in modo che tutti abbiano la possibilità di ascoltarli.

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Considera la logistica

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Anche con la migliore agenda e i più interessanti altoparlanti, la logistica avrà un impatto sulla tua partecipazione. Tieni presente le esigenze sia dei tuoi partecipanti che del tuo settore quando pianificano date, orari e luoghi per il tuo evento.

• Quanto dura il tuo evento e quanto sono locali i partecipanti? Gli eventi brevi possono accadere durante la giornata lavorativa o immediatamente dopo. Potrebbe essere necessario pianificare eventi di più giorni durante un fine settimana.
• Ci sono stagioni impegnative nel tuo settore o eventi popolari che sono già stati stabiliti? Pianifica il tuo evento durante un periodo che avrà meno concorrenza per la partecipazione.
• I partecipanti dovranno viaggiare o pernottare? Scegli una posizione comoda per alloggio, aeroporti o altri mezzi di viaggio. Guarda a negoziare una tariffa alberghiera ridotta per i partecipanti, o in cui l'evento viene ospitato o vicino.
• Dove stai ospitando l'evento? Se è a tuo business, dovrai pianificare posti a sedere, cibo e parcheggio. Se si trova in un hotel o in un centro congressi, scegli una posizione con esperienza nella pianificazione di eventi simili.

Se speri di stabilire un evento annuale o ripetuto, sii sensibile alle esigenze dei partecipanti mentre pianifichi la tua logistica. Semplificare l'evento da partecipare e stabilire una reputazione sia per l'avvio che per la fine in tempo.

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Usa tecniche di marketing

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Tratta il tuo evento come qualsiasi altra parte della tua attività e sviluppa un mix di marketing da utilizzare per la pubblicità e la promozione.

1. Identifica il tuo pubblico di destinazione. Chi sono i partecipanti ideali per il tuo evento? Cosa si preoccupano? Chiunque nel settore può partecipare o solo quelli che invitano personalmente? Stai cercando di collegare individui di rango ed esperienza simili o attirare i partecipanti in diversi punti della loro carriera?
2. Stabilire benchmark di cemento. Quanto sarà grande il tuo evento? Quanti partecipanti vuoi? Quali obiettivi stai cercando di raggiungere?
3. Sviluppa un mix di marketing. Crea un piano per promuovere il tuo evento in base al pubblico di destinazione e agli obiettivi dell'evento. Pubblicherai apertamente, sia online che su riviste commerciali? Usa l'ottimizzazione dei motori di ricerca per guidare le persone sul sito Web dell'evento? Invia solo inviti personali a un elenco selezionato di ospiti?

Il modo in cui generi interesse dipenderà dalle dimensioni e dall'ambito del tuo evento. Ma non importa quanto sia grande o chi il tuo pubblico di destinazione, utilizzando tecniche di marketing e vendita tradizionali può aiutarti ad aumentare la partecipazione.

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Invita presto

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Una delle chiavi per raggiungere una grande partecipazione al tuo evento è invitare le persone in anticipo e seguire. Un programma di invito potrebbe includere:

1. Invita e conferma eventuali presentatori keynote o altoparlanti del panel il più presto possibile nel processo di pianificazione.
2. Menziona l'evento agli ospiti che tu (o il tuo team) conosci personalmente prima di inviare inviti.
3. Invia un documento o un risparmio elettronico a individui o organizzazioni a cui speri di partecipare.
4. Invia inviti cartacei o elettronici, inclusi punti salienti dell'ordine del giorno e ospiti speciali, con una richiesta RSVP.
5. Inoltra nuovamente l'invito dettagliato con una nota personalizzata a colleghi o conoscenti che conosci.
6. Seguire gli invitati che non hanno ancora inviato un RSVP un mese prima dell'evento.
7. Invia una conferma dell'evento ai partecipanti una settimana prima dell'evento programmato (elettronico o per telefono, a seconda del numero di partecipanti).
8. Segui dopo l'evento via e -mail per invitare il feedback o annunciare eventuali eventi imminenti a cui i partecipanti potrebbero anche essere interessati.

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Invia inviti personali

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Non importa chi sia il tuo pubblico di destinazione, estendere gli inviti personali può essere un modo prezioso per garantire i partecipanti e generare eccitazione per il tuo evento. Gli ospiti che ricevono inviti personali hanno maggiori probabilità di RSVP sì, anche se non conoscono ancora te o la tua organizzazione.

Invia un invito fisico accompagnato da una nota personale o una telefonata ad amici, colleghi e conoscenti, nonché ospiti di alto profilo che non sai, ma la speranza parteciperà.

Per alcuni eventi, può aiutare a condividere questa responsabilità. L'elenco degli ospiti di un evento viene spesso compilato da elenchi di contatti che sono mantenuti da una varietà di individui e quelle persone con le relazioni più vicine agli invitati dovrebbero estendere un invito diretto ai propri ospiti.

Se stai pianificando un grande simposio o una convenzione con centinaia di partecipanti, invitare a tutti personalmente non sarà possibile. Ma quando si pianificano eventi più grandi, anche alcuni inviti personali possono fare molto. Identifica i principali attori del tuo settore con cui vuoi fare rete o con chi potrebbe aumentare il profilo del tuo evento, quindi contatta per telefono o e -mail.

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Follow -up e ringrazia i partecipanti

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Molti partecipanti apprezzano ricevere ulteriori dispense, diapositive di presentazione, lettura raccomandata o altri materiali che potrebbero essere stati citati dai presentatori. Il follow-up è un'eccellente opportunità per condividere tali informazioni, estendere i messaggi di ringraziamento a coloro che hanno partecipato e iniziano a pubblicizzare eventuali eventi aggiuntivi che hai pianificato per il futuro.

Le e-mail e gli invii di follow-up sono anche un ottimo momento per sollecitare feedback sul tuo evento attraverso un sondaggio online, un modulo spedito o commenti e-mail. Per esempio:

• I partecipanti hanno ritenuto che il materiale coperto nelle presentazioni e nelle note chiave corrispondesse alle loro aspettative?
• L'evento ha offerto preziose opportunità per il networking o l'apprendimento?
• L'evento ha soddisfatto le aspettative degli ospiti?
• Dove c'era spazio per il miglioramento?
• Ciò che i partecipanti pensavano fosse il più importante asporto dell'evento?
• Avrebbero partecipato a un evento simile in futuro?

Questo tipo di feedback può aiutarti a capire dove il tuo evento è riuscito e dove è stato corto, il che ti consente di migliorare il processo di pianificazione per eventuali riunioni o conferenze future.