Le 10 migliori domande di intervista receptionist e le migliori risposte

In molte organizzazioni, i receptionisti sono il volto dell'azienda. Ogni nuovo cliente, richiedente di lavoro, dipendente o venditore di terze parti passerà o effettuerà il check-in con un receptionist, quindi i datori di lavoro sono ansiosi di trovare qualcuno che sarà responsabile, amichevole e calmo.

Prenditi il ​​tempo per rivedere le domande che molto probabilmente verrai poste durante l'intervista, esempi di come rispondere e suggerimenti per fare la migliore impressione durante i tuoi interviste di lavoro.

10 domande tipiche poste in un'intervista receptionist

Qui troverai domande frequenti per receptionist, risposte di esempio e suggerimenti su cosa dire durante l'intervista.

1. Cosa fai per stare al passo in un ambiente di lavoro frenetico?

Quello che vogliono sapere: Il tuo intervistatore vuole essere sicuro di poter tenere il passo. Come lo fai è probabilmente irrilevante, ma dovresti avere una risposta chiara e sicura di sé pronta.

La cosa numero uno che faccio è mantenere la calma, dal momento che un atteggiamento frenetico e stressato non è utile e non è un bell'aspetto di fronte a qualsiasi personale o cliente. Cerco di triage compiti, in modo che io lavoro sempre sul compito più importante prima. Di solito, è tutto ciò che coinvolge uno dei clienti dell'azienda. Inoltre, mantengo un elenco in esecuzione di tutto ciò che devo fare, in modo da non trascurare alcuna responsabilità importante. 

2. Come si organizza il tuo programma giornaliero?

Quello che vogliono sapere: Come organizzi la tua giornata non è proprio il punto. Il punto è dimostrare che sei ben organizzato e completerai tutte le tue funzioni in modo competente e tempestivo.

Comincio ogni giorno facendo un elenco di tutto ciò di cui ho bisogno per realizzare. Controllo il mio calendario per eventuali riunioni o appuntamenti, quindi posso esserne consapevole e ottenere la copertura sulla reception se necessario. Nel mio lavoro, la comunicazione è la chiave, quindi rispondo costantemente al telefono e controllo la mia e-mail per nuove richieste, quindi aggiorno la mia lista di cose da fare con le attività di follow-up di conseguenza. 

3. Quale ruolo svolge un receptionist nella prima impressione di un cliente di un'organizzazione?

Quello che vogliono sapere: Il tuo intervistatore deve essere sicuro di comprendere la posizione per cui ti stai candidando, ma questa domanda può anche essere culturale, toccando la tua filosofia di lavoro.

Un receptionist può fare una grande impressione positiva o di clienti negativi. Dato che sono una delle prime persone che i clienti vedono, un'interazione frustrante o scarsa può davvero inasprire la propria opinione sull'azienda o l'esperienza complessiva che hanno avuto. Per me, è simile a quando l'host ti saluta in un ristorante. Se sembrano frenetici o si comportano in modo rude, allora può sembrare più tardi come il tuo cibo non ha un sapore delizioso. Ecco perché mi assicuro sempre di salutare le persone con un sorriso sul viso e mi assicuro che tutti i clienti si sentano come se avessero la mia piena attenzione.

4. Parlami di una volta che hai dovuto affrontare un cliente arrabbiato o un ospite, al telefono o di persona. Come hai gestito la situazione?

Quello che vogliono sapere: Questa è una delle tante domande che potresti essere posta che coinvolga come gestisci condizioni stressanti e difficili. Potresti anche essere chiesto come hai risposto all'attività criminale o non etica. Essere onesti. Non esagerare, e inoltre non venderti corto.

Come receptionist dell'ufficio del medico, ho spesso affrontato i pazienti frustrati al telefono. Una volta, una donna era così furiosa che il dipartimento di fatturazione non l'aveva richiamata lo stesso giorno, che ha iniziato a urlarmi al telefono. Era spiacevole! Quello che cerco di fare in queste situazioni è pensare a quanto la persona deve essere stressata per comportarsi in questo modo. Dopo un minuto di urla, ho detto: "Devi essere davvero frustrato. Puoi dirmi di più su quello che sta succedendo?"Ciò ha contribuito a rallentare la conversazione e ridurre il suo volume. Ha spiegato l'intera situazione e l'ho rassicurata che la nostra persona di fatturazione era appena uscita per il giorno e sarebbe stata in contatto. Le ho anche detto che avrei messo una nota sulla scrivania della persona di fatturazione, chiedendole di richiamare la donna come il suo primo compito. Alla fine della chiamata, era molto più calma e si è scusata per le sue precedenti parole difficili. 

5. Siete disposti a fare gli straordinari?

Quello che vogliono sapere: Se non sei disposto a fare gli straordinari, dillo. Se sei disposto a fare gli straordinari ma solo entro determinati limiti, dillo anche questo. Sì, ci sono aziende in cui non lavorare gli straordinari ti costerà il lavoro. Ma prendere un impegno che non puoi mantenere o metterti in una posizione in cui devi sacrificare il tuo benessere o quello della tua famiglia per il tuo lavoro, non è un'opzione accettabile. Hai bisogno di un lavoro che corrisponda alla tua disponibilità.

Mi sento a mio agio nel lavoro di straordinario alcune volte al mese, purché io abbia un giorno di preavviso in anticipo. Avere un heads-up mi rende più facile riorganizzare i miei piani. In un pizzico, molto probabilmente posso fare lo stesso giorno anche gli straordinari, ma preferirei davvero avere un giorno di preavviso.  

6. Quanti dipendenti hanno lavorato nel tuo ultimo ufficio?

Quello che vogliono sapere: L'intervistatore vuole sapere in quale tipo di ambiente hai lavorato, come si confronta con l'azienda con cui stai intervistando e se ti senti a tuo agio a lavorare in piccoli e/o grandi luoghi di lavoro.

Nel mio ultimo ufficio c'erano cinque dipendenti. È abbastanza piccolo che abbiamo iniziato a sentirci un po 'come una famiglia. Sai, tutti sapevano che Martha nel dipartimento di fatturazione aveva bisogno di due tazze di caffè prima di poter fare domande complicate. Prima di allora, però, il mio ufficio era abbastanza grande-60 dipendenti. Mi sono sentito a mio agio in entrambi gli ambienti, anche se il primo mese nel grande ufficio è stato un po 'impegnativo poiché ho dovuto capire chi ha fatto cosa e dove dirigere le chiamate con molte opzioni disponibili.

7. Descrivi i tuoi doveri precedenti come assistente amministrativo, segretario o receptionist.

Quello che vogliono sapere: L'intervistatore vuole superare le responsabilità che hai elencato sul tuo curriculum e confermare che si adattano alla posizione che viene offerta. Questa è anche una buona opportunità per espandersi sui punti evidenziati nella tua esperienza lavorativa.

Come receptionist presso ABC Financials, sono stato il primo per i clienti. Ho risposto alla linea telefonica generale, oltre a rispondere ai telefoni per i cinque VP dell'azienda. Ero anche incaricato di ricevere pacchetti e distribuire posta, saluto e scorta di clienti e venditori alle sale riunioni e tenermi il passo con l'indirizzo e -mail di informazioni generali dell'azienda. Avevo anche molte responsabilità amministrative: ho gestito i calendari di quei VP, ho organizzato i loro viaggi d'affari e ho contribuito a creare e perfezionare le presentazioni di PowerPoint e altri materiali da distribuire negli eventi.

8. Come si danno la priorità alle chiamate, ai clienti, alle consegne e ad altri problemi che devono essere affrontati immediatamente?

Quello che vogliono sapere: L'intervistatore vuole sapere quanto sei bravo nel multitasking, nell'organizzazione del tempo e nelle priorità delle attività. Questa è anche una buona opportunità per sottolineare come hai affrontato più priorità e spiegare come le hai gestite tutte.

Il multitasking è essenziale quando l'ufficio è occupato. Ogni volta che non è scortese, provo a svolgere alcune attività allo stesso tempo. Ad esempio, posso facilmente rispondere a una telefonata durante la firma di un pacchetto dalla persona di consegna. Quando il multitasking non è possibile, mi sono concentrato su clienti e clienti come priorità numero uno. Se necessario, chiederò se possono darmi un minuto per fare un altro compito prima e, se le cose sono davvero impegnate, provo a chiamare un altro dipendente per fornirmi una copertura.

9. Quanto sono forti le tue abilità informatiche?

Quello che vogliono sapere: L'intervistatore vuole confermare quali competenze informatiche hai, se il tuo livello di abilità è compatibile con le aspettative aziendali e quali programmi ti senti più a tuo agio nell'uso. Se possibile, è una buona idea ricercare quali programmi che l'azienda sta utilizzando prima dell'intervista. 

Ho competenze informatiche molto forti. Oltre ad avere familiarità con Microsoft Office, ho anche fatto aggiornamenti al sito Web dell'azienda nel mio ultimo ruolo, quindi mi sento a mio agio anche a usare WordPress. Quando inizio a utilizzare un nuovo programma o applicazione, di solito trovo che la maggior parte delle mie domande può essere data risposta con una ricerca online, anche se apprezzo anche di ottenere un tutorial da un collega. 

10. Parlami della tua esperienza di servizio clienti.

Quello che vogliono sapere: L'intervistatore desidera una panoramica dell'esperienza del servizio clienti: come molti anni, esempi specifici e quali competenze ti senti a tuo agio per risolvere i problemi.

Ho lavorato nel servizio clienti da quando ero adolescente. Il mio primo lavoro era lavorare in una libreria, dove ho aiutato i clienti a trovare libri e talvolta ho coperto il registratore di cassa. Durante il college, avevo anche un lavoro al dettaglio part-time, questa volta, vendendo vestiti. Quindi, ovviamente, come receptionist presso la ABC Company, ho anche affrontato i clienti, sebbene in questo ruolo non stavo effettuando direttamente alcuna vendita. Mi sento davvero a mio agio a interagire con i clienti e risolvere i loro problemi, sia che si tratti di trovare il libro che stanno cercando o cambiando il loro tempo di incontro con un esecutivo.

Guarda ora: come rispondere a 4 domande comuni di receptionist

Suggerimenti per rispondere alle domande della receptionist

I migliori receptionisti sono comunicatori orientati ai dettagli, organizzati ed eccellenti. Pertanto, i candidati dovrebbero mostrare preparati a rispondere alle domande di intervista aperta che valuteranno l'esperienza, la familiarità con gli strumenti sul posto di lavoro, il processo e il set di competenze, incluso il lavoro con il servizio clienti, il multitasking e la capacità di effettuare rapide chiamate di giudizio.

In questo caso, gli intervistatori non cercano necessariamente le risposte. Invece, si aspettano che i candidati rispondano con esempi specifici che descrivono come hanno gestito le situazioni del luogo di lavoro e pongono domande attentamente studiate sulle priorità, le aspettative, gli obiettivi e le sfide aziendali attentamente sulle priorità dell'azienda. 

A causa dei sempre crescenti progressi tecnologici sul posto di lavoro, i receptionisti devono anche avere forti competenze tecniche. Dovresti avere esperienza nell'uso di sistemi telefonici e macchine per ufficio come stampanti, fotocopiatrici, scanner e macchine per fax (sì, ancora), oltre a applicazioni informatiche come MS Office e software specifico del settore.

7 domande da porre all'intervistatore

Gli intervistatori si aspetteranno che tu faccia domande. Ecco un elenco di domande che puoi porre durante o alla fine dell'intervista:

1. Puoi dirmi di più sulle responsabilità quotidiane di questa posizione?
2. Quali qualità stai cercando in una persona che desideri assumere per l'azienda?
3. Quali sono le tue aspettative per questo lavoro e come si misura il successo?
4. Perché l'ultima persona che ha tenuto questo lavoro è andato?
5. A chi fa questa posizione riporta?
6. Quali sono le opportunità di avanzamento di carriera con l'azienda?
7. L'azienda offre qualsiasi opportunità di formazione per i dipendenti?

Come fare la migliore impressione

Una posizione di receptionist può essere considerata entry-level, ma può anche essere il primo passo avanti nella scala aziendale. Un potenziale datore di lavoro sarà attratto da una persona fiduciosa e sicura di sé. Spesso sarai la prima persona che i loro clienti o pazienti si incontreranno quando cammineranno in ufficio per la prima volta.

Assicurati che la tua prima impressione sia la migliore che possa essere. Ecco come prepararsi per un'intervista. Insieme a un curriculum straordinario, prenditi il ​​tempo per vestire la parte quando intervista. Se ottieni il lavoro, sarai la persona in prima linea ed è importante mostrare al datore di lavoro la tua immagine professionale.

Se non sei sicuro di cosa indossare per la tua intervista, dai un'occhiata a questi suggerimenti su come vestirsi per un'intervista. Se sia il tuo curriculum che il tuo abbigliamento professionale sono puntuali e sei pronto a rispondere a probabili domande, avrai successo nell'ottenere la posizione per cui stai intervistando.