I 10 modi principali per rendere efficaci una riunione remota

Prima della crisi del coronavirus, le aziende hanno deciso da sole se volevano che i dipendenti lavorassero in remoto o avessero un requisito di presenza a tempo pieno in ufficio a tempo pieno. Improvvisamente, il mondo si è capovolto e la maggior parte delle aziende doveva passare e adattarsi a un modello di lavoro remoto.

Tuttavia, anche quando gli ordini casalinghi alla fine si concludono, sapere come eseguire efficacemente un incontro remoto sarà comunque una grande abilità da possedere. È anche probabile che questa esperienza di lavoro remoto sia almeno parte di, se non tutto il tempo, ha raccolto alcuni sostenitori. Ecco 10 modi per aiutarti a rendere le tue riunioni remote più efficaci.

Hai bisogno di ottimi strumenti tecnologici

Quando lavori all'interno di una cultura del tuo dispositivo (BYOD), le persone avranno una varietà di sistemi e capacità. I tuoi dipendenti, tuttavia, potrebbero non avere ciò di cui hanno bisogno per prendere parte a una videoconferenza di successo. Prendi in considerazione la standardizzazione dei laptop o almeno l'impostazione di uno standard minimo in modo che la videoconferenza sia chiara ed efficace.

Ti consigliamo di avere diversi tipi di tecnologia concordate per riunioni remote in modo che i dipendenti diventino efficienti ed esperti. Ciò può anche significare investire in cuffie di qualità, che possono aiutare a bloccare il rumore di fondo e prevenire il feedback degli altri sulla videochiamata.

Attenersi a basi delle riunioni di successo per riunioni remote

Le conversazioni secondarie e il chit-chat prima che arrivi una riunione faccia a faccia è comune, ma non sempre funziona altrettanto bene in situazioni virtuali. Incontrare gli esperti Bob Frisch e Cary Greene suggeriscono di avere una struttura formale, un facilitatore assegnato, un'agenda e fissare i limiti di tempo per mantenere la riunione virtuale in funzione.

Come in qualsiasi incontro di successo, dovrai anche essere in anticipo sul motivo per cui stai convocando, l'obiettivo e ciò che ti aspetti che la decisione, l'output o i risultati abbiano un aspetto successivo.

Non sottovalutare il fattore di socializzazione

Esistono vari motivi per cui i dipendenti remoti potrebbero voler tenere riunioni: condivisione di informazioni, soluzioni di brainstorming, coordinamento delle attività e in generale costruire il team. Ma un motivo importante per tenere una riunione remota è la socializzazione. I team posizionati a distanza devono costruire legami sociali per lavorare meglio insieme. In questo momento, potrebbe essere necessario tenere più incontri che in tempi "normali" perché così tante persone si sentono isolate e disconnesse l'una dall'altra.

"Più puoi costruire un senso di comunità in questo momento, meglio per la salute emotiva e le prestazioni del lavoro di tutti", afferma il dirigente dell'autore e dell'agenzia digitale Howard Tiersky. "Un incontro ben gestito può effettivamente essere un punto luminoso in una giornata altrimenti triste e deprimente."

Un rompighiaccio o un'attività virtuale ti aiuterà anche a iniziare la riunione remota su una nota positiva e incoraggerà un seguito sensato nell'argomento principale meglio delle chiacchiere inattive. Anche un divertimento di rompighiaccio aiuta a riscaldare la conversazione del gruppo.

Disattivare quando necessario

I rumori di base, come le persone che prendono appunti sui loro laptop, aggiungono un enorme rumore a una riunione virtuale. Ricorda ai partecipanti di colpire Mute se scriveranno (a meno che non stiano parlando) o se hanno altri rumore in corso in background, come bambini, TV, traffico e animali domestici.

Condividi le tue reazioni

Anche se puoi vedere i membri del tuo team, più persone ci sono nella riunione remota, meno puoi vedere i reciproci segnali facciali e leggere i componenti essenziali del linguaggio del corpo in un tale ambiente. Questo può portare a un'esperienza scomoda.

Con le persone in muto, in tandem con una mancanza di linguaggio del corpo e l'imbarazzo generale della situazione di incontro remoto, puoi avere difficoltà a dire come le persone stanno rispondendo. 

Se qualcuno fa uno scherzo, dì ad alta voce, "è divertente" perché potrebbero non vedere il tuo sorriso o sentire la tua risatina.

Avere un codice di abbigliamento per riunioni remote

Lavorare a casa generalmente è una giornata lavorativa più rilassata, ma alcune persone prendono la moderazione troppo lontano. Ad esempio, un giudice in Florida ha dovuto ricordare agli avvocati di alzarsi dal letto per le udienze di tribunale virtuale e di indossare abiti regolari.Assicurati che i tuoi dipendenti conoscano le aspettative dell'azienda per il loro abbigliamento aziendale.

Dai a tutti i partecipanti la possibilità di parlare

In una riunione normale, puoi aspettarti che le persone parlino quando necessario. A causa della mancanza di segnali sociali e della muting raccomandata, le persone possono sperimentare difficoltà a dire ciò che devono dire. Il facilitatore o il leader della riunione dovrebbero chiedere alle persone specificamente di parlare o dare a tutti i partecipanti la possibilità di fornire feedback o condividere idee.

In una riunione remota, alcuni dipendenti sono più a proprio agio a parlare e non vuoi consentire a nessuno di dominare. Pertanto, il facilitatore potrebbe voler chiamare le persone per nome per consentire a ciascun membro del team di comunicare. 

Utilizzare la funzione di chat e le capacità video dello strumento

Se il tuo strumento di incontro virtuale ha una funzione di chat, dillo alle persone di usarlo. La finestra di chat è un posto prezioso per notare idee importanti e porre domande senza interrompere il presentatore.

Potresti anche chiedere ai tuoi partecipanti alla riunione remota di attivare la componente video dello strumento o del laptop. Questo è un modo utile per aiutare le persone a rimanere in attività e partecipare efficacemente in una riunione remota. 

Se riesci a vederci, sai se il tuo collega è impegnato nella riunione. Se si utilizza un contatto visivo, chiedi ai partecipanti di sedersi in un'area della loro casa serena e non di distrazione visivamente.

Non aver paura di affrontare i problemi difficili durante una riunione remota

Come allude Frisch e Greene della Harvard Business Review, può essere allettante suggerire solo che tutti aspettano fino a quando non sono tornati in ufficio per affrontare alcuni problemi di urgente.Ma ora devi affrontare gli argomenti di oggi. Rimandando i problemi consente loro di accelerare, il che è controproducente per il successo aziendale.

Tratta le persone con gentilezza e rispetto

Mentre le persone tendono ad essere più autocoscienti in autocarica di quanto non siano in conversazioni faccia a faccia, mostrare la cortesia è sempre un buon consiglio per qualsiasi forma di incontro. Non criticare le persone per la loro illuminazione, il posizionamento della telecamera o un'altra questione visiva durante l'incontro. Il tempo per correggere quelle cose è prima dell'incontro, uno contro uno.

La linea di fondo

Spero che questi suggerimenti aiuteranno i tuoi incontri remoti a diventare più efficaci e utili. Non dovrebbero solo servire come strumento per aiutare i tuoi dipendenti a sentirsi più a loro agio seduti davanti a una macchina fotografica e prendendo parte, ma rafforza la capacità di condurre e gestire il flusso di conversazione. E, come molte sfide del lavoro prima di esso, le tue riunioni virtuali miglioreranno con il tempo, la pratica, la persistenza e la pazienza.