I migliori errori di contabilità da evitare

Di tanto in tanto si verificano errori contabili, ma molti errori contabili comuni possono essere evitati con un'adeguata pianificazione e preparazione. Sappiamo tutti che di solito ci vuole più tempo per correggere un errore che per farlo bene la prima volta. È interessante notare che è anche più economico identificare e correggere errori all'inizio di un progetto piuttosto che aspettare di correggere il problema in seguito.

Se tratti la tua attività come un progetto a lungo termine, allora vorrai essere proattivo diventando consapevole degli errori comuni che gli altri stanno facendo e correggerli all'inizio, il che non solo risparmierà tempo, denaro e mal di testa. darti un vantaggio competitivo sul mercato con operazioni più snelle e una migliore soddisfazione del cliente. I seguenti sono errori contabili comuni che ogni CPA ha visto fare i proprietari di piccole imprese.

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Non seguire le procedure contabili

Anche i proprietari di piccole imprese, individui autonomi e liberi professionisti dovrebbero creare procedure formali, documentate e dettagliate per la gestione delle procedure di contabilità e contabilità per eseguire altre attività di routine.

Un passo utile è sviluppare forme standardizzate e liste di controllo da completare per garantire coerenza e accuratezza. Ad esempio, ti consigliamo di documentare un processo per l'impostazione di nuovi fornitori.

Avrai bisogno del nome del fornitore, dell'indirizzo, del numero di telefono e del numero di identificazione del datore di lavoro (EIN), tra gli altri documenti come certificati assicurativi, lettere di raccomandazione o contratti firmati. Quindi dovrai inserire queste informazioni nel software contabile in modo da poter elaborare i pagamenti.

Ti consigliamo di prenderti il ​​tempo necessario per considerare le informazioni che devi raccogliere dai tuoi fornitori, sviluppare un modulo o una lista di controllo standardizzati per assicurarti di ottenere tali informazioni e quindi avere una politica scritta che i tuoi dipendenti possono seguire.

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Lavorare senza budget

Crea un budget in modo da avere una linea di base per giudicare i risultati operativi della tua azienda. I budget non sono utili solo per frenare eccessivamente la spesa, ma possono essere utilizzati per stabilire obiettivi finanziari realistici e scritti. I budget dovrebbero essere sempre fondati nella realtà, ma puoi sicuramente utilizzare il tuo budget per fissare obiettivi finanziari ragionevoli, sia che si tratti di aumentare i ricavi o ridurre le spese operative.

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Commettere errori di immissione dei dati

Di volta in volta si verificano errori di immissione dei dati. Sebbene non sia possibile prevenire tutti gli errori di immissione dei dati, è possibile avere una politica per eseguire varie riconciliazioni in modo tempestivo per garantire che le voci di dati vengano rilevate rapidamente e possano essere corrette.

Ad esempio, ti consigliamo di eseguire riconciliazioni bancarie mensili, nonché riconciliazioni di crediti e pagabili. È inoltre possibile eseguire variazioni di budget-attivo per identificare possibili errori nella classificazione dei ricavi o delle spese o eseguire periodicamente le entrate dei clienti o i rapporti di pagamento del fornitore.

Transazioni insolite dovrebbero essere riviste per garantire che non siano stati commessi errori di immissione dei dati e che le transazioni siano accurate.

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Non riuscire a eseguire il backup del software di contabilità

Devi eseguire il backup del software di contabilità della tua attività e altri dati regolarmente. Molti programmi software di contabilità delle piccole imprese hanno una funzione che consente di impostare un backup automatico del tuo programma di contabilità.

Usalo. Dovresti anche prenderti il ​​tempo per ricontrollare i tuoi file di backup, anche per utilizzare il file di backup per vedere se riesci a eseguire la tua attività come al solito.

A volte i file corrotti; A volte non esegui il backup di tutti i dati di cui hai bisogno. Un controllo rapido può identificare i problemi con il tuo processo di backup in modo da poter assicurarsi di avere tutto il necessario per continuare a gestire la tua attività se dovrebbe sorgere la necessità.

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Facendo troppo tu stesso

Le attività amministrative in outsourcing che non aggiungono valore alla tua azienda possono essere un vantaggio.

Ad esempio, un contabile fiscale è probabilmente meglio esperto di diritto fiscale di te, quindi l'outsourcing della pianificazione fiscale e la preparazione al tuo commercialista ti permetteranno di ridurre la responsabilità fiscale, aumentare la conformità fiscale e lasciarti più tempo per dedicare alle entrate. attività.

Molti proprietari di piccole imprese non vogliono delegare la responsabilità ad altri professionisti capaci, ma l'outsourcing contabile, legale, IT e altre funzioni amministrative possono ridurre gli errori e aumentare la redditività se si utilizza il nuovo tempo con saggezza.

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Non riuscire a classificare correttamente le entrate e le spese

Il metodo della contabilità di Shoebox probabilmente non è una buona scelta per le piccole imprese con più di poche transazioni all'anno. Tutti i soldi che entrano e usciranno dalla tua attività devono essere assegnati alla categoria appropriata.

Gli imprenditori che rimangono in cima ai loro record contabili non si imbattono in errori. Sapranno chi è stato fatturato, quanto e se il cliente ha pagato o meno.

Scoprirai anche che la tua preparazione fiscale di fine anno sarà molto più fluido che cercare di riassemblare i record necessari per preparare la dichiarazione dei redditi della tua attività prima che la dichiarazione sia dovuta.