Usa una buona gestione degli uffici per controllare il caos nella tua piccola impresa

La disorganizzazione e la confusione possono essere irritanti, ma peggio di così, sono cattivi per gli affari. Pensala in questo modo: man mano che il caos aumenta i profitti diminuiscono. La risposta? Buona gestione degli uffici. Una volta che inizi ad applicare sette principi di buona gestione degli uffici, rimarrai stupito dalla differenza che una buona gestione degli uffici fa e quanto più affari fai.

1. Stabilire routine

Le attività di routine necessitano di procedure di routine se si desidera rimanere organizzati e mantenere le cose senza intoppi. Imposta routine per la gestione di scartoffie e sistemi di uffici.

Ogni pezzo di carta che entra nel tuo ufficio dovrebbe essere gestito una volta, recitato e archiviato non ammucchiato a casaccio su una scrivania. Allo stesso modo, le comunicazioni digitali come le e -mail dovrebbero essere prioritarie e agite immediatamente, se possibile, o contrassegnate per azioni future.

I sistemi di ufficio, tra cui desktop, laptop, file server, stampanti multifunzioni e dispositivi mobili, necessitano sia di amministrazione che di procedure di emergenza. Quando il sistema si arresta in modo anomalo o un pezzo di apparecchiatura relativo al computer, la buona gestione degli uffici richiede che tutti nel tuo ufficio debbano sapere chi chiamare, cosa fare e cosa non fare.

2. Definizione delle responsabilità

Una buona gestione degli uffici dipende dalle persone che conoscono chi è responsabile di cosa. Le persone che sono responsabili sono quelle che spesso fanno le cose.

Cosa succederebbe, ad esempio, se l'acquisto per la tua piccola impresa fosse fatto da chiunque ogni volta? Saresti in grado di trovare la carta della stampante quando ne avevi bisogno? Mettere una persona responsabile dell'ordinazione di tutte le attrezzature e le forniture risolve il problema e mantiene le cose senza intoppi. Chiedi ai dipendenti inviare un'e -mail alla persona designata qualsiasi richiesta di forniture o di pubblicare un elenco scritto a mano in un luogo evidente in cui le persone possono aggiungere ciò di cui hanno bisogno.

È lo stesso con l'amministrazione dei sistemi informatici. Devi avere una persona responsabile della sicurezza dei sistemi informatici e tenere traccia di cose come account, password e software. L'uso di sistemi basati su cloud per applicazioni Office, software di contabilità e archiviazione dei dati è una soluzione ideale per le piccole imprese, ma è ancora necessario avere una persona affidabile assegnata per eseguire attività amministrative come l'aggiunta/eliminazione degli utenti, l'assegnazione delle autorizzazioni, ecc. Per il tuo ufficio di funzionare senza intoppi.

3. Mantenere i record

Tenere i registri sembra la parte più semplice di Good Office Management-Finché si considera la necessità di mantenere quei record sia accessibili che aggiornati. Rendilo una routine d'ufficio. Quando ottieni un nuovo cliente o cliente, ad esempio, ci vuole solo un momento per inserirlo nel tuo database dei contatti. Quindi ci vorranno solo un altro momento o due per aggiornare il record dopo averlo parlato al telefono.

4. Utilizzo dello spazio

Fai una passeggiata nel tuo ufficio. È un esempio di gestione dello spazio o cattiva gestione dello spazio? Devi deviare gli ostacoli o correre il rischio di inciampare su qualcosa? Quando ti siedi alla scrivania, potresti davvero lavorare comodamente lì? Le cose sono logicamente organizzate, quindi le cose di cui hai più bisogno sono più vicine a mano?

Ci sono molte cose stipate negli uffici, dagli stand della stampante agli archivi. Per una buona gestione degli uffici, devi essere sicuro che tutte le cose in ufficio siano organizzate per la massima efficienza e la massima sicurezza. Segui le basi del design dell'ufficio per soddisfare le esigenze di potenza, illuminazione e ventilazione del tuo spazio per uffici e rendilo uno spazio più sicuro e migliore per lavorare.

5. Pianificare un lavoro noioso

È troppo facile rimandare le cose che non ti piace fare e alla maggior parte degli uomini d'affari non piacciono compiti come deposito, spedizione e ricezione o contabilità. Sfortunatamente, un ufficio, come una cucina, non funzionerà bene senza che le faccende.

Se sei un piccolo imprenditore che non è nella posizione di essere in grado di assegnare tutto ciò che consideri un lavoro noioso o spiacevole a qualcun altro, costringeti a raggiungerlo regolarmente programmando il tempo ogni settimana per questo.

Prendi una mattina o un pomeriggio e spendilo a fare chiamate a freddo, restituendo richieste di posta elettronica non priorità, effettuando posti di social media, recuperando la contabilità o aggiornando i record. Fallo abbastanza settimane di seguito e diventerà una buona abitudine di gestione degli uffici.

6. Delega e outsourcing

In un mondo perfetto, tutti farebbero solo ciò che ha tempo per fare bene. Poiché il mondo non è perfetto, molte persone fanno cose che non hanno il tempo o il talento per fare bene.

La delega e l'outsourcing possono migliorare la gestione degli uffici della tua piccola impresa e liberarti per concentrarti sui tuoi talenti, migliorando così i tuoi profitti. Un assistente part-time o virtuale può essere in grado di gestire molte attività di ufficio o amministrativo.

7. Dare priorità alla pianificazione

Molti proprietari di piccole imprese trascorrono le loro giornate recitando e reagendo e poi si chiedono perché sembrano girare le ruote. La pianificazione aziendale è una componente importante della buona gestione degli uffici e deve far parte della tua normale routine di gestione degli uffici.

I proprietari di piccole imprese di successo trascorrono del tempo ogni settimana per la pianificazione aziendale e molti utilizzano sessioni quotidiane di pianificazione aziendale come strumento per la definizione e la crescita degli obiettivi. Se hai personale, coinvolgi loro nella pianificazione aziendale, formalmente o informalmente.