Vuoi 10 consigli per ravvivare la tua riunione aziendale?

 Sei il pianificatore della riunione mensile o periodica della società o del dipartimento? Possono essere mortali noi se non stai attento. Conosci il trapano. Un mucchio di teste parlanti in fila per fornire informazioni alle persone. Sì, è sicuramente complimenti per te per aver tenuto questa riunione periodica.

I dipendenti hanno bisogno delle informazioni per allinearsi con la direzione strategica dell'azienda. Vogliono sapere cosa sta succedendo in tutta l'azienda soprattutto quando le informazioni toccano il loro lavoro o il successo complessivo dell'azienda. Sono sinceramente interessati a ciò che sta accadendo nei vari dipartimenti.

Quindi, i tuoi dipendenti sono interessati, ma dai loro una pausa dalle teste parlanti e dai powerpoint senza fine. Le riunioni più efficaci hanno attivato la loro attenzione con domande e risposte stimolanti, audiovisioni e partecipazione. Questi suggerimenti ti porteranno successo.

Cosa hai bisogno per un incontro di successo

• Stand o tavolo dell'altoparlante
• Microfono
• Agenda
• Aiuti visuali
• Videocamera
• Treppiedi
• Dispositivo di codifica
• Tecnologia di streaming live

10 consigli per riunioni migliori

1. Inizia le tue riunioni, le presentazioni e le sessioni di allenamento con un rompighiaccio o un'attività di riscaldamento. In un grande incontro o in un breve incontro, il rompighiaccio può essere una sola domanda che fa pensare e parlare con le persone con il vicino. Ad esempio, fai una domanda che fa sì che le persone alzino le mani. La lunghezza del rompighiaccio dipende dalla durata dell'incontro, quindi pianifica saggiamente.
2. Diversifica i tuoi metodi di presentazione. Se ogni oratore parla con il pubblico, in formato lezione, anche le teste interessate annuiscono presto. Chiedi alle persone di parlare in piccoli gruppi. Usa materiali audiovisivi come video, diapositive e presentazioni e immagini di PowerPoint. Se stai parlando di un nuovo processo di pittura, mostra ai tuoi dipendenti prima e dopo dipinte parti. Passa i sondaggi positivi dei clienti e le schede dei commenti.
3. Invita gli oratori ospiti per la partecipazione e l'eccitazione del pubblico. I tuoi clienti hanno molto da dire alla tua forza lavoro sulle loro esigenze e requisiti di qualità. Un'organizzazione clienti che collabora con associazioni di beneficenza senza scopo di lucro, presenta oratori ospiti delle organizzazioni che ricevono le loro donazioni. I relatori di organizzazioni i tuoi dipendenti supportano finanziariamente sono dinamite.
4. Incoraggia le domande per ottenere un dialogo in corso. Chiedi alle persone di scrivere le loro domande prima della riunione e durante la riunione. Concediti il ​​tempo per le domande dirette a ciascun oratore mentre procedi. Se non riesci a rispondere alla domanda immediatamente e correttamente, dì alle persone che tornerai con loro quando avrai la risposta corretta. Se le domande superano il tempo, programmare una riunione sull'argomento.
5. Una tattica di incontro spesso trascurata, ma cruciale e di successo è chiedere a ogni oratore di ripetere ad alta voce ogni domanda che gli viene posta. La persona che pone la domanda sa allora che l'oratore ha capito la domanda. Altre persone che partecipano all'incontro possono ascoltare e conoscere anche la domanda, non solo supporre la domanda, forse in modo errato dalla risposta del relatore.
6. Stabilisci obiettivi per la tua riunione periodica. Non puoi presentare ogni aspetto dell'attività dell'azienda in una riunione di un'ora. Quindi, decidi le questioni importanti e tempestive e trascorri il tempo della riunione su di essi. Prendere in considerazione anche gli interessi della maggioranza dei partecipanti. Ricorda, hai altri metodi per comunicare informazioni sulla società che includono programmi come Yammer, Google Hangouts, Gotomeeting, Skype for Business, Flowdock, Email e IM. La comunicazione di tutte le informazioni strategiche dell'azienda non deve avvenire durante una riunione.
7. Formula attentamente la tua agenda. Identificare i bisogni e gli interessi della maggior parte dei partecipanti. Inizia con la buona notizia che farà sentire bene i partecipanti.
8. Vary l'ordine degli altoparlanti all'ordine del giorno ogni mese. Non vuoi che le persone abbiano annoiato di identità. Distribuire gli elementi commerciali necessari in tutto l'ordine del giorno in modo che le persone non sintonizzano la fine della riunione o pensano che gli articoli finali siano meno importanti. Un articolo sul "Wall Street Journal", diversi anni fa, ha dichiarato che u.S. I manager risparmierebbero l'80 percento delle volte in cui sprecano nelle riunioni se avessero fatto due cose correttamente. Il primo era sempre di avere un'agenda. Il secondo era iniziare in tempo e fine in tempo. Aggiungerò che devi consentire a ciascun diffusore il tempo necessario per coprire il loro argomento. Tienili al loro tempo di tempo, ma sia.
9. Organizzare l'ambiente fisico in modo che le persone siano attenti al contenuto della riunione. Nessuno dovrebbe sedersi dietro o sul lato dei tuoi altoparlanti. Assicurati che ci siano posti per tutti i partecipanti e, se è necessario prendere appunti, anche una superficie su cui scrivere. Assicurati che le immagini siano visibili e che le persone possano ascoltare. Potrebbe essere necessario utilizzare un microfono. Puoi passare oggetti di scena o campioni nella stanza per la visualizzazione. Se le dimensioni della tua riunione sono diventate troppo grandi per l'ambiente fisico della tua sala riunioni, usa la tecnologia per trasmettere l'incontro in diverse sedi di sala conferenze aggiuntive. Sebbene tu possa certamente trasmettere l'incontro sui laptop degli individui, ciò annulla l'impatto positivo del team building che la partecipazione ad altri dipendenti in diverse sedi delle sale conferenze promuove.
10. Non sottovalutare mai il potere del cibo in una riunione. Il cibo rilassa l'atmosfera, aiuta a far sentire le persone a proprio agio, aiuta le persone a sostenere livelli di energia positivi e costruisce il cameratismo della squadra. Assicurati di soddisfare le diverse esigenze del tuo gruppo con il cibo che servi. Ad esempio, offri frutta e yogurt oltre alle ciambelle. Offri hot dog vegetariani e kosher con i normali franchi.