Ciò che i datori di lavoro non dovrebbero tenere nei registri del personale dei dipendenti

I datori di lavoro non dovrebbero mai inserire articoli particolari nei registri del personale generale. I contenuti dei file e dei registri del personale dei dipendenti sono generalmente accessibili al personale delle risorse umane, al dipendente e al gestore o al supervisore del dipendente, in alcune aziende.

In altri, l'accesso è limitato al personale delle risorse umane e i dipendenti possono richiedere l'accesso ai propri record. Gli avvocati possono anche presentare la citazione del contenuto dei registri del personale per le azioni legali e dei reclami della Commissione per le opportunità di lavoro (EEOC). Un ex dipendente può anche richiedere una copia dei suoi registri del personale.

Le migliori pratiche rendono il file del personale accessibile solo dai membri del personale delle risorse umane. È necessario conservare i file del personale sotto blocco e chiave in un'area di archiviazione che li rende inaccessibili agli altri dipendenti.

Con tutti questi potenziali usi e potenziali spettatori dei registri del personale dei dipendenti, un datore di lavoro deve essere cura di mantenere una documentazione imparziale e fattuale della storia del lavoro di un dipendente nei registri del personale dei dipendenti.

Di conseguenza, vorrai applicare queste linee guida generali alla documentazione che conservi nei registri del personale della tua organizzazione.

Linee guida per il contenuto del file del personale dei dipendenti

Le informazioni nei registri del personale devono essere fattuali.

Le opinioni del personale del gestore o delle risorse umane; note casuali; pettegolezzo; voci infondate; Domande, rapporti o accuse di tattletale di altri dipendenti che sono inesplorati; accuse non perseguite, indagati e conclusi; e qualsiasi altra informazione, commento o note non fattoli dovrebbe essere escluso dal file del personale di un dipendente.

Uno dei peggiori esempi di commenti offensivi che un manager delle risorse umane ha trovato depositato in un record di personale dei dipendenti, ha coinvolto le note di un intervista di assunzione. Uno ha dichiarato: “Forse troppo grasso per salire e scendere le scale secondo necessità."Immagina il dipendente, un avvocato e persino i futuri dipendenti e supervisori che leggono commenti come questi.

In un'altra società, il manager ha trovato note non comprovate che i manager e altri avevano inserito nei file del dipendente come "Mary's arrabbiata perché non ha ottenuto un aumento. Ha rallentato il suo lavoro intenzionalmente per ottenere anche con il suo manager."Vedi il problema?

I registri del personale devono essere assegnati con cura alle posizioni dei file appropriate.

Determina un protocollo per i registri del personale dell'azienda in base alle leggi statali e federali, a leggi sull'occupazione come la legge sulla portabilità e la responsabilità dell'assicurazione sanitaria del 1996 (HIPAA) e le migliori pratiche del datore di lavoro.

Quindi, attenersi al protocollo. Non si desidera trovare scuse del medico casuali nascoste nel file del personale quando appartengono a un file medico. Né, vuoi la logica e la giustificazione per la promozione di un dipendente nel file delle buste paga.

Inoltre, non si desidera i registri di una decisione di assunzione che coinvolga controlli in background o note da discussioni con ex datori di lavoro nel fascicolo del personale.

Supervisori, manager e altri dipendenti che mettono la documentazione nei registri del personale necessitano di formazione.

Qualsiasi persona che abbia accesso e può inserire documenti in un file del personale dei dipendenti ha bisogno di una formazione per scrivere in modo appropriato la documentazione.

Dichiarare in un rimprovero dei dipendenti che il dipendente era un deadbeat completo non vincerà il tuo personale record eventuali premi. Ma è noto che i supervisori non addestrati scrivono dichiarazioni simili e le inseriscono nei file del personale dei dipendenti.

Meglio ancora, limitare l'accesso ai file alla persona del personale delle risorse umane che è responsabile dei registri e sa cosa dovrebbe e non dovrebbe essere inserito in un file del personale. La persona del personale delle risorse umane può controllare tutta la documentazione prima di presentarla per assicurarsi che sia fattuale e correttamente scritto. Il processo di revisione e feedback aiuterà i tuoi manager a conoscere come scrivere la documentazione appropriata.

Bilancia le informazioni che inserisci nei registri del personale.

Includi sia gli aspetti positivi che quelli negativi della storia dell'occupazione di un dipendente. Troppo spesso, i registri del personale sottolineano ogni occorrenza negativa e mancano i componenti positivi che ogni dipendente sperimenta. Pensa a salvare prove di rilanci, promozioni, premi per prestazioni eccellenti e copie di lode e grazie note.

Riconosci la differenza tra le note personali di un supervisore sul personale di riferimento e sui registri del personale della società ufficiale.

Le note del supervisore che vengono utilizzate per il miglioramento delle prestazioni, per tenere traccia dei progetti e del completamento degli obiettivi e per determinare in modo equo aumenti e piani di sviluppo delle prestazioni, ad esempio, appartengono al file privato di un supervisore, non ai registri ufficiali del personale della società.

Riconoscere anche la necessità di formare i supervisori su come prendere appunti e mantenere la documentazione nel loro file di gestione. Gli stessi criteri per i fatti, non le opinioni ed esempi specifici, non sentito dire, si applicano alle note private.

Le note private del supervisore possono essere citate in giudizio nell'istanza di una causa, quindi è consigliata cautela anche per le note private. Inoltre, non è consigliabile la pratica di alcuni supervisori o manager per conservare copie dei registri che esistono nel fascicolo ufficiale del personale dei dipendenti nel loro file di gestione.

Assumere documentazione e note di intervista presentano un po 'di dilemma.

La migliore pratica è quella di mantenere un file separato per ogni posizione che si riempie che include tutta la documentazione relativa al riempimento di tale posizione dalla pubblicazione del lavoro ai controlli di riferimento. I curriculum dei candidati, le lettere di copertura e le applicazioni appartengono a questo file, tranne per il fatto che è necessario spostare la domanda del dipendente assunto nel file del personale dei dipendenti.

Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM). "Un file di assunzione include i documenti e le azioni intraprese per l'assunzione di ciascuna posizione. Sono inclusi pubblicità di lavoro, curriculum, domande di lavoro, ordini di lavoro presentati a qualsiasi agenzia, valutazioni delle interviste, controlli di riferimento, risultati degli esami fisici, risultati dei test di lavoro, report di credito, documentazione di validità dei test utilizzati nel processo di selezione, dati dei candidati non candidati Informazioni assunte e correlate."

Questo file ha anche le liste di controllo e i moduli ufficiali che usi per lottare per la rappresentazione imparziale delle qualifiche di un potenziale dipendente e supportare la tua decisione di assumere il candidato più qualificato. Le opinioni e le note del responsabile delle assunzioni che sono state prese durante il processo di assunzione non appartengono a questo file.

Le risorse umane possono raccogliere queste note per mantenere la documentazione completa su una decisione sull'occupazione, ma non appartengono ai registri del personale.

Documentazione fattuale sulle decisioni sull'occupazione.

Questa documentazione include decisioni come la promozione, il trasferimento a un'opportunità laterale e gli aumenti salariali e appartengono ai registri del personale. Le opinioni del supervisore o delle risorse umane sul dipendente no. La documentazione ufficiale di azione disciplinare come un avvertimento scritto appartiene anche al file del personale del dipendente.

Esempi specifici di documentazione che non dovrebbero essere nei registri del personale

Le seguenti informazioni non devono essere inserite nei registri del personale. La documentazione può richiedere un file separato, può essere classificato come note di vigilanza o di gestione o non deve essere tenuta da un datore di lavoro.

• Qualsiasi informazione medica appartiene al file medico.
• Le informazioni sui salari appartengono al file delle buste paga.
• Documenti che includono numeri di previdenza sociale dei dipendenti o informazioni sulle classificazioni protette di un dipendente come età, razza, sesso, origine nazionale, disabilità, stato coniugale, credenze religiose, trucco genetico, peso e così non dovrebbero mai essere conservati nei file del personale.
• La documentazione di vigilanza allo scopo di gestire il lavoro di un dipendente, la definizione di obiettivi, il feedback fornito e così via dovrebbero essere depositati in una cartella privata, supervisore o di proprietà del manager.
• Materiale investigativo tra cui la denuncia dei dipendenti, le interviste con i testimoni, l'intervista dei dipendenti, i risultati, le raccomandazioni degli avvocati e la risoluzione, oltre al follow-up per garantire alcuna ritorsione, dovrebbe risiedere in un file di indagine separato dai registri del personale.
• File dei moduli I-9 dipendenti in un file o posizione I-9, lontano dai registri del personale dei dipendenti. (In caso di revisione federale delle tue I-9, non vuoi esporre altre informazioni relative ai tuoi dipendenti.)
• Posizionare controlli di fondo tra cui la storia penale, i rapporti di credito e così via e i risultati dei test antidroga in un file confidenziale separato a cui supervisori, manager e dipendente non possono accedere. SHRM raccomanda questo file confidenziale separato o in alternativa, che queste informazioni possano essere archiviate anche nel file medico confidenziale del dipendente.
• I registri delle pari opportunità dei dipendenti come i moduli di auto-identificazione e i rapporti del governo non dovrebbero essere conservati nel fascicolo del personale né da nessuna parte il supervisore abbia accesso.

La linea di fondo

Se si seguono queste linee guida, la tua organizzazione sta effettivamente memorizzando i registri e i registri del personale fatti e supportabili nelle località appropriate.

Si prega di notare che le informazioni fornite, sebbene autorevoli, non sono garantite per l'accuratezza e la legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e i regolamenti sull'occupazione variano da stato a stato e paese a paese. Si prega di chiedere assistenza legale o assistenza dalle risorse governative statali, federali o internazionali, per assicurarsi che l'interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Queste informazioni sono per orientamento, idee e assistenza.