Cos'è un incontro pre-con?

Una riunione pre-con è abbreviata per una "riunione pre-conferenza."È un'opportunità per raccogliere i giocatori chiave in una conferenza insieme in modo che tutti possano rivedere il loro piano per l'esecuzione di una conferenza di successo. Questo incontro di solito si svolge nello spazio della conferenza.

Ecco cosa devi sapere su una riunione pre-con prima di organizzare il tuo prossimo evento.

Cos'è un incontro pre-con?

A seconda delle dimensioni della conferenza, potrebbero esserci dozzine di centinaia di persone responsabili della riuscita esecuzione dell'evento. La riunione pre-con, o semplicemente "il precon", è un'opportunità per tutte queste persone di incontrarsi in un unico posto e discutere i dettagli per l'evento pianificato. Questa è un'opportunità per i venditori di porre domande, agli organizzatori di preparare il personale per eventuali stranezze e per gli equipaggi di valutare lo spazio e decidere dove posizionare tavoli, sedie, fasi o qualsiasi altro incontro.

La riunione pre-con si svolge in genere pochi giorni prima dell'evento. Il giorno di un evento, una procedura dettagliata più breve può aggiornare i partecipanti del piano appena prima delle porte all'apertura della conferenza.

Alcune persone possono associare gli incontri pre-con alla pianificazione di conferenze, convenzioni, congressi e programmi di incentivazione più grandi. Tuttavia, è anche comune tenere una riunione pre-con per seminari e altri eventi speciali. Anche piccoli incontri in una sala conferenze alberghiere dovrebbero essere precedute da una riunione pre-con.

Come funziona una riunione pre-con?

Per coloro che non possono pianificare riunioni frequenti, un incontro pre-con può sembrare scomodo o imbarazzante all'inizio perché può includere nuovi termini o lingua."Tuttavia, le riunioni pre-con hanno lo scopo di appianare eventuali incomprensioni o aspetti poco chiari dell'evento. Questa è la tua occasione per chiedere cosa significano quei termini e qualsiasi altra domanda che migliorerà il successo dell'evento.

Cosa aspettarsi durante una riunione pre-con

Durante la riunione precon, il pianificatore di eventi esaminerà tutta la logistica finale per un determinato programma con il team di gestione dei fornitori coinvolti nel programma.

In genere, una riunione pre-con è coordinata e programmata dal direttore dei servizi della conferenza della sede. Ad esempio, se la tua conferenza si terrà in un hotel, quell'hotel probabilmente avrà un dipendente il cui compito è coordinare eventi come il tuo. Questa persona inviterà i manager di varie aree coinvolte nell'evento per rivedere il loro ruolo particolare per un evento.

Questo è un momento eccellente per l'incontro o il pianificatore di eventi per stabilire un rapporto con tutti i soggetti coinvolti.

Durante il pre-con, è opportuno che il pianificatore dell'evento evidenzi alcuni degli obiettivi chiave dell'evento, comprese informazioni importanti sull'organizzazione che ospita l'evento, i messaggi chiave trasmessi durante l'evento e importanti VIP che dovrebbero partecipare.

Rivedi il curriculum dell'evento

Un evento riprende in dettaglio tutte le specifiche dell'evento. Include tutte le informazioni pertinenti, tra cui date, orari, contatti, profili dei partecipanti, contatti di emergenza, cibo e bevande, trasporti, informazioni sulla spedizione, fatturazione, audio/visivo e altre esigenze speciali.

Ogni responsabile del dipartimento esaminerà il proprio ruolo nell'evento, compresi i dettagli pertinenti e le loro tipiche procedure operative. Esamineranno anche la loro comprensione del contratto evento e le informazioni precedentemente condivise sugli ordini degli eventi del banchetto.

Gli organizzatori di incontri ed eventi dovrebbero ricordare di porre domande dettagliate relative alle specifiche degli eventi durante questo periodo, come i livelli di personale e i nomi dei contatti chiave di tutte le aree rappresentate che saranno presenti durante l'evento effettivo. Gli elementi chiave della discussione pre-con possono includere una revisione di:

• Requisiti di cibo e bevande
• Requisiti dell'elenco della stanza degli ospiti
• Requisiti di esposizioni per conferenze e fiere
• Requisiti spaziali per sala riunioni e fiera (comprese le planimetrie dettagliate)
• Requisiti tecnici, come le specifiche elettriche e di telecomunicazione
• Dettagli sul posizionamento della segnaletica e altre decorazioni

Apportare modifiche all'ultimo minuto

La riunione precon è il momento ideale per apportare modifiche all'ultimo minuto. Anche se potrebbero non essere sempre piaciuti, la maggior parte dei venditori e fornitori si aspetta alcune modifiche e sostituzioni dell'ultimo minuto, ma cerca di mantenere le richieste ragionevoli.

Naturalmente, l'entità dei cambiamenti che potrebbero essere considerati ragionevoli dipende da quanto presto sta accadendo il pre-con. Se il pre-con è programmato in un momento in cui è già in corso l'imposta. In questo modo, saprai quali modifiche potrebbero essere apportate senza compromettere i progressi che hanno già avuto luogo.

Takeaway chiave

• Un incontro pre-con è un incontro che si svolge prima di una conferenza in un centro congressi, hotel o qualsiasi altro spazio per gli eventi.
• La riunione pre-con offre l'opportunità a tutti i principali giocatori e personale di rivedere le proprie responsabilità, obiettivi e aspettative.
• La riunione pre-con si svolge in genere pochi giorni prima dell'evento.
• Questa è una delle ultime opportunità che gli organizzatori dovranno richiedere modifiche prima dell'inizio dell'evento.