Cos'è un diario contabile?

Un diario contabile è qualsiasi documento utilizzato da un commercialista per tracciare le transazioni di un'azienda. Un diario contabile include tutti i debiti e i crediti che le esperienze commerciali insieme ai dettagli sull'entità dall'altra parte di tali transazioni.

Scopri come utilizzare un diario contabile per migliorare la tua attività.

Cos'è un diario contabile?

Un diario contabile è proprio quello che suona come è un luogo per registrare i dettagli di tutte le transazioni finanziarie della tua attività, comprese le parti della transazione e quali dei tuoi conti influenzano. Questo record può essere mantenuto sotto forma di un libro, un foglio di calcolo o un software di contabilità. Contiene tutte le informazioni di transazione finanziaria registrate su un'azienda.

• Nome alternativo: Libro della prima voce

Un diario contabile è il luogo in cui si raccolgono tutte le informazioni importanti su vendite di attività, debiti, spese e altre transazioni.

Come funziona un diario contabile?

Nuovi imprenditori e aspiranti imprenditori non andranno lontano in attività senza capire cosa sia una rivista contabile e perché è fondamentalmente importante per il successo. Avrai bisogno di un diario contabile per le operazioni quotidiane, per il budget e forse soprattutto per scopi fiscali.

Questo monitoraggio deve iniziare non appena apri le porte a clienti o clienti, se non prima. Altrimenti, rischia di dimenticare di documentare informazioni importanti.

Mantenere un diario contabile può impedire alla tua azienda di spendere eccessivamente in alcune aree o di sottostare in altre. Può anche impedire a te (e ai tuoi dirigenti) di superare i fondi e può aiutarti a individuare eventuali irregolarità prima che si sfuggano di mano. In breve, anche se è solo un semplice libro o un foglio di calcolo salvato sul tuo computer, un diario contabile può impedire la diffusione di una potenziale crisi e potrebbe persino aiutare a impedire a queste crisi di iniziare in primo luogo.

Prima dei computer, un diario contabile era un libro di registro fisico con più colonne per registrare transazioni finanziarie per un'azienda. Oggi, la maggior parte delle aziende utilizza un qualche tipo di software di contabilità finanziaria per registrare e gestire le proprie transazioni aziendali.

Un diario contabile viene creato inserendo informazioni da ricevute, biglietti di vendita, nastri registrati, fatture e altre fonti di dati che mostrano transazioni finanziarie che si sono verificate. Queste transazioni non includono solo gli acquisti di vendite e inventario, dovrebbero anche includere l'inventario restituito, danneggiato o rubato. Le transazioni aziendali dovrebbero essere presentate nel diario in ordine cronologico.

Come sono registrati, le transazioni sono assegnate a una classe di contabilità specifica utilizzando un numero di "grafico dei conti". Ciò semplifica la ricerca e la contabilità delle informazioni necessarie per preparare dichiarazioni di profitti e perdite, bilanci e altri importanti rapporti finanziari. Alcune aziende ritengono utile avere più riviste. In questo modo possono separare queste transazioni dalla loro classe di contabilità.

Tuttavia, se decidi di separare le classi di contabilità per riviste, è ancora una buona idea avere un diario centralizzato che tiene traccia almeno dei dati più elementari su tutti i tipi di transazioni. Ciò consente di estrarre informazioni specializzate dal libro mastro corrispondente, pur essendo in grado di valutare la tua situazione finanziaria complessiva a colpo d'occhio nel libro mastro generale.

Doppia entry o single-entry?

È importante stabilire presto quale stile di entrata avrà la tua attività. Le voci possono essere registrate utilizzando il metodo a doppia entrata o il metodo di contabilità a singola entrata. Le differenze sono piuttosto autoesplicative: record di contabilità a ingresso singolo solo una voce per transazione, mentre la contabilità a doppia entrata registra ogni transazione due volte notare sia i lati di debito che credito della transazione.

In definitiva, è meno importante quale metodo scegli piuttosto che garantire che tutti coloro che registrano nella rivista aderiscano alle stesse linee guida concordate per prevenire la confusione. Ogni transazione elencata viene definita una voce di diario. Le informazioni dal diario vengono quindi registrate nei registri aziendali.

Chi ha accesso?

Se non hai già iniziato la tua attività, pensa a quali persone nella tua azienda vuoi avere accesso al tuo diario contabile. Ovviamente, dovrebbero essere solo persone di cui ti fidi. Queste persone dovrebbero anche aver designato ruoli finanziari o di gestione all'interno della tua organizzazione. Questa è sicuramente una situazione in cui meno è di più. Ciò potrebbe significare solo concedere l'accesso al tuo Chief Financial Officer o Treasurer, o in una organizzazione più semplice, il tuo contabile.

Anche se non vuoi che troppe persone abbiano accesso al tuo diario contabile, è anche una cattiva idea lasciare che una sola persona ne abbia una supervisione. Almeno alcune persone dovrebbero conoscere il contenuto della rivista per prevenire spese inadeguate, carenze di bilancio o altre supervisione finanziaria che potrebbero provocare il caos sulle finanze della tua azienda.

Takeaway chiave

• Un diario di contabilità è un documento, un foglio di calcolo, un software o qualsiasi altro luogo in cui vengono registrate le transazioni della tua azienda.
• Le riviste contabili aiutano a garantire la trasparenza, la conformità fiscale accurata e la forte salute finanziaria.
• C'è molta flessibilità su come registrare le transazioni su riviste contabili e nessuna strategia è necessariamente migliore di un'altra, purché tutti nel settore utilizzino lo stesso sistema.