Cos'è un responsabile dei servizi amministrativi?

Un responsabile dei servizi amministrativi supervisiona i servizi amministrativi di un'organizzazione. Ciò può includere la supervisione del personale amministrativo e il coordinamento delle strutture di distribuzione della posta, conservazione e monitoraggio.

Ulteriori informazioni sul lavoro di un responsabile dei servizi amministrativi.

Cos'è un responsabile dei servizi amministrativi?

Per essere produttiva, un'organizzazione deve funzionare senza intoppi. Un responsabile dei servizi amministrativi è la persona che si assicura che ciò accada coordinando i suoi servizi di supporto.

I loro doveri possono includere:

• Coordinamento della distribuzione della posta
• Mantenere strutture
• Registrazione dei registri
• Pianificazione del budget dipartimentale
• Assegnazione delle forniture.

In un'organizzazione più piccola, il responsabile dei servizi amministrativi può fare tutto, mentre in una più grande, potrebbero esserci più manager responsabili di attività diverse.

• Nomi alternativi: Manager dell'ufficio, responsabile delle strutture, responsabile del contratto

Come funziona un gestore dei servizi amministrativi

I gestori dei servizi amministrativi in ​​genere lavorano a tempo pieno. Potrebbero dover fare anche gli straordinari. Alcuni gestori delle strutture sono di guardia durante le ore non lavorative per affrontare i problemi che emergono.

I compiti quotidiani di un gestore dei servizi amministrativi variano a seconda dell'organizzazione. Possono includere:

• Partecipazione alla pianificazione a lungo raggio e allo sviluppo di obiettivi dipartimentali e divisionali, piani strategici e obiettivi
• Supervisionare lo sviluppo del personale, i programmi di formazione, lo sviluppo delle politiche e i progetti speciali
• Assistere i leader senior e/o guidare piccoli progetti amministrativi
• Creare, mantenere e supervisionare il coordinamento e la documentazione dei programmi di formazione per i dipendenti
• Analisi dei documenti relativi al contratto per garantire il rispetto delle normative e delle linee guida 
• Rappresentando l'organizzazione alle riunioni per le conferenze
• Redazione e modifica delle comunicazioni per il team esecutivo

I gestori dei servizi amministrativi sono impiegati in servizi educativi, assistenza sanitaria, servizi professionali, scientifici e tecnici, finanziamenti e assicurazioni e governi statali e locali.

A partire dal 2018, c'erano 300.200 persone impiegate in questa occupazione negli Stati Uniti. Il Bureau of Labor Statistics (BLS) prevede che l'occupazione in questa occupazione crescerà più rapidamente della media fino al 2028.

I responsabili dei servizi amministrativi hanno guadagnato uno stipendio annuale medio di $ 96.940 nel 2019 e un salario orario mediano di $ 46.61.

Il campo offre opportunità di avanzamento, soprattutto se lavori per una grande organizzazione. Queste organizzazioni hanno più opportunità di avanzare poiché in genere esistono diversi livelli e tipi di gestori di servizi amministrativi. L'esperienza e l'educazione aumentano le possibilità di avanzare in questo campo.

Requisiti per un gestore dei servizi amministrativi

Mentre i requisiti variano in base all'organizzazione, i candidati dovrebbero in genere avere una laurea. Alcuni datori di lavoro assumono quelli con un diploma di scuola superiore o GED che hanno una vasta esperienza lavorativa correlata. Per distinguersi come candidato, la storia del lavoro dovrebbe riflettere le tue capacità amministrative e le tue capacità di gestione.

Competenze trasversali o competenze non quantificabili, sono anche una parte essenziale dell'essere un responsabile dei servizi amministrativi. Le capacità di parlare, ascoltare e scrivere forti sono fondamentali, poiché spesso hanno bisogno di comunicare con gli altri.

Hanno anche bisogno di capacità di pensiero critico e di risoluzione dei problemi. I gestori dei servizi amministrativi hanno spesso il compito di identificare i problemi e trovare possibili soluzioni. Anche la gestione del tempo è essenziale, poiché spesso si destreggiano più attività e stabiliscono scadenze per gli altri.

Certificazione

I gestori dei servizi amministrativi non devono essere certificati o autorizzati. La certificazione volontaria è disponibile per coloro che si specializzano in strutture o gestione dei contratti. L'International Facility Management Association offre le credenziali CFM (Certified Studies Manager), che indica a un datore di lavoro che hanno completato i requisiti del corso e hanno approvato le valutazioni che dimostrano le loro conoscenze.

I gestori dei contratti possono perseguire una delle numerose certificazioni offerte dalla National Contract Management Association (NCMA), tra cui un gestore di contratti professionali certificato (CPCM). Le credenziali di queste organizzazioni possono aiutare ad aumentare la desiderabilità di un candidato di lavoro.

Takeaway chiave

• Un responsabile dei servizi amministrativi supervisiona i servizi amministrativi di un'organizzazione. Ciò può includere la supervisione del personale amministrativo e il coordinamento delle strutture di distribuzione della posta, conservazione e monitoraggio.
• Eseguono una vasta gamma di compiti relativi alla manutenzione di un'organizzazione senza intoppi. 
• In genere lavorano a tempo pieno in una varietà di settori, tra cui servizi educativi, assistenza sanitaria e governo. 
• È preferita una laurea, ma alcune organizzazioni assumono un candidato con un diploma di scuola superiore ed esperienza approfondita. 
• La certificazione è facoltativa, ma può renderti un candidato di lavoro più attraente.