Cosa includere in un RFP dell'hotel

Non è un segreto che gli albergatori siano sempre alla ricerca di modi per trovare organizzatori di incontri ed eventi che possano selezionare hotel e altri luoghi per riunioni, viaggi di incentivi, conferenze e mostre.

Molti hotel hanno fatto affidamento su siti RFP (richieste di proposte) di hotel online, come Conventionplanit.com e sabrehotelrfp.com per promuovere le loro capacità di riunioni e servizi di conferenza. Hanno anche sviluppato i loro moduli RFP online.

Molti pianificatori sono riluttanti a inviare i loro RFP dell'hotel attraverso motori di ricerca di terze parti, preferendo inviare le loro richieste di offerte in hotel direttamente all'hotel e ai centri di conferenza.

Informazioni in un RFP dell'hotel

Il Consiglio del settore delle convenzioni ha creato strumenti Exchange Practices Exchange (APEX) di eventi utili per aiutare con la preparazione RFP.

Gli elementi di base per un RFP dell'hotel dovrebbero includere quanto segue:

• Informazioni di contatto di base del richiedente (nome, titolo, organizzazione, indirizzo, telefono, e -mail, ecc.)
• Date dell'evento (fornire almeno due diverse opzioni)
• Blocchi di camere necessari (date e numero di camere)
• Richieste di sala riunioni (date, dimensioni della stanza, quantità)
• Requisiti di cibo e bevande
• Requisiti di accessibilità
• Requisiti di spedizione e ricezione
• altre informazioni rilevanti

Sfruttando gli strumenti RFP

Inoltre, la Global Business Travel Association (GBTA) fornisce ai suoi membri un ampio evento per gli eventi degli strumenti RFP alberghiero potrebbe voler prendere in considerazione. Gli elementi del GBTA Hotel RFP includono quanto segue:

• Informazioni sulla panoramica della struttura dell'hotel
• Informazioni sulla panoramica del richiedente RFP
• Dettagli del contratto della camera degli ospiti
• Dimensioni dello spazio totale di riunioni di un hotel
• Numero totale di sale riunioni
• Dimensioni della più grande sala da ballo o di una sala riunioni di un hotel
• Altezza del soffitto per la più grande sala da ballo o una sala riunioni
• Disponibilità di una sala riunioni permanenti
• Numero di persone alloggi per il consiglio di amministrazione
• Disponibilità di spazio espositivo dedicato
• Dimensioni dello spazio espositivo
• Distanza dal centro congressi per l'area
• Nome del Centro congressi
• Percentuale fiscale su cibo e bevande
• Percentuale di addebito del servizio per banchetti
• Politica fiscale sulle spese di servizio per banchetti
• Disponibilità di servizi audiovisivi interni (A/V)
• Politica di sconto sui servizi A/V interni
• Capacità di utilizzare venditori A/V esterni
• Numero di sale riunioni con Internet ad alta velocità wireless
• Numero di sale riunioni con videoconferenza
• Commissione per l'utilizzo di fornitori di A/V
• Metodi di pagamento accettabili
• Tassi di pacchetto di incontri

Inoltre, è utile condividere con il personale di vendita alberghiero il tipo di evento perché fornisce informazioni sugli obiettivi della riunione.

La buona notizia sul lavoro con gli hotel è che la maggior parte dovrebbe essere abbastanza esperta nel mettere insieme eventi simili e un ottimo responsabile delle vendite o della catering sarà in grado di condividere maggiori dettagli sui modi per aiutare a raggiungere gli obiettivi.