Qual è la differenza tra progetti e affari come al solito?

Stai lavorando a un progetto? O è quello che stai facendo parte delle operazioni quotidiane della tua attività? Entrambi sono richiesti in un'organizzazione e sono ugualmente validi, ma aiuta a capire cosa stai lavorando in modo da poter vedere meglio dove si adatta alla strategia generale.

Esistono cinque differenze principali tra il lavoro di progetto e le attività come al solito (spesso abbreviato come BAU). Con queste linee guida in mente, dovrebbe essere facile vedere se stai lavorando a progetti o BAU o entrambi.

Time legato al tempo. In corso

I progetti hanno una data di inizio, media e fine e sono un evento unico. Questo è il ciclo di vita del progetto. In effetti, la caratteristica più determinante di un progetto è che ha una fine. Il project manager e il team lavorano sul progetto durante questo periodo. Alla fine, la squadra è di solito sciolta.

Bau è in corso. Ovviamente puoi chiudere una funzione o interrompere un processo se non è più necessario per il business, ma anche questo viene fatto di solito come progetto. Una funzione BAU produce lavori in corso senza una data di fine prevedibile.

Changemakers vs. Modificare gli identificatori

C'è una differenza nel modo in cui il cambiamento viene gestito nel progetto e il lavoro BAU. I team BAU identificano la necessità di un cambiamento e i team di progetto implementano quel cambiamento.

Poiché i team BAU gestiscono l'attività, sono anche i primi a sapere quando i processi esistenti non funzionano e non sono più utili. Quando ciò accade, identificano la necessità di un cambiamento.

Un manager, come parte di una revisione strategica, può suggerire quali modifiche devono essere apportate per raggiungere un'unità per raggiungere i suoi obiettivi. Oppure, un membro del team può dare un suggerimento per il cambiamento. All'altra estremità dello spettro, è possibile avere un business case prodotto da un senior manager per offrire modifiche necessarie per aiutare la loro divisione a raggiungere i suoi obiettivi annuali. Coloro che lavorano nei ruoli BAU possono anche capire che il cambiamento è essenziale a causa dei cambiamenti nel quadro normativo o come parte del panorama competitivo per l'organizzazione.

I team di progetto aiutano a implementare tutte queste modifiche necessarie. I progetti offrono modifiche alle e attraverso le funzioni BAU utilizzando la gestione dei progetti. Questo di solito accade una volta che il progetto ha attraversato un caso commerciale e il processo di approvazione del senior management.

Gestione vs. Mitigazione del rischio

Affinché le funzioni al solito siano efficaci, troverai i team BAU cercano di mitigare tutti i rischi per le operazioni. Lavorano per ottenere l'incertezza fuori dal mercato per una migliore stabilità organizzativa e processi ripetibili.

Per loro stessa natura di essere unici e incerti, i progetti richiedono un elemento di rischio. La società sta facendo un po 'un salto nell'ignoto solo facendo un progetto mentre introduce il cambiamento e offre qualcosa che non c'era prima.

I team di progetto, quindi, si avvicinano al rischio in modo diverso rispetto ai team BAU. I project manager cercano di gestire il rischio sia positivo che negativo per ottenere i migliori risultati. Ciò potrebbe includere il rischi mitigante di cercare di limitare la probabilità che accada, ma include anche altre strategie di gestione del rischio.

Capitalizzazione vs. Non capitalizzare i costi

I progetti possono essere generalmente capitalizzati e spesso BAU non può essere poiché si fa affidamento sulle spese operative per la tua attività in corso come lavoro al solito. In altre parole, i trattamenti contabili per progetti e altri compiti sono diversi.

Il finanziamento del progetto si riferisce spesso a portare un patrimonio nel significato del servizio, i costi possono essere capitalizzati. In alcuni casi, a seconda di dove ti trovi nel mondo e nelle norme contabili locali, puoi persino assumere i costi del progetto al di sotto della linea.

I costi BAU sono normalmente considerati spese operative e sono monitorati nei conti di profitto e perdita della società.

Il finanziamento del progetto e il finanziamento aziendale, in generale, sono un'area molto specializzata, quindi è sempre meglio prendere consigli dai tuoi esperti finanziari prima di esprimere giudizi su ciò che dovrebbe e non dovrebbe essere capitalizzato nella tua organizzazione. Le regole contabili variano in base al paese e persino per l'organizzazione in cui le singole aziende hanno particolari processi e modi di fare le cose.

Vscunzionale vs. Team funzionali

Infine, c'è una grande differenza nel trucco del progetto e dei team BAU. I progetti tendono a coinvolgere team multidisciplinari di esperti riuniti per fornire un output particolare.

I team di progetto sono fatti di persone che ricoprono ruoli particolari. Questi non sono titoli di lavoro, ma posizioni all'interno del progetto con responsabilità distinte. I ruoli principali in un team di progetto sono:

• Sponsor del progetto
• Responsabile del progetto
• Fornitore senior (l'organizzazione responsabile del lavoro, che potrebbe essere un team interno simile o un appaltatore o un fornitore esterno)
• Cliente (questo potrebbe essere un cliente interno come un diverso responsabile del dipartimento o, in un'organizzazione dei servizi clienti, il cliente per il quale stai consegnando il progetto)
• Esperti in materia (persone portate nel team o per tutta la durata del progetto o parte di esso che usano le loro competenze per contribuire al successo del progetto).

Il lavoro BAU, d'altra parte, è gestito da team funzionali. Sono esperti a pieno titolo ma raggruppati insieme come una divisione. Normalmente c'è una sovrapposizione interfunzionale con altri dipartimenti e avranno obiettivi definiti e una visione per il ruolo che il dipartimento svolge nell'azienda. Un esempio sarebbe un team di servizio clienti che funziona come parte di una più ampia divisione del servizio clienti che gestisce le chiamate e le e -mail dei clienti sul tuo prodotto.

Ci possono essere alcune sovrapposizioni poiché le persone dei team BAU sono chiamate a prendere parte ai team di progetto.

BAU e conflitti di progetto

Il lavoro del progetto e il lavoro BAU possono stare bene uno accanto all'altro, ma spesso ci possono essere tensioni. Succede perché i progetti cercano di cambiare lo status quo.

In secondo luogo, quando chiedi alle persone di unirsi al tuo team di progetto, possono soffrire di un conflitto di lealtà. È la loro prima responsabilità per il loro lavoro quotidiano o per il progetto? Obiettivi chiari e un forte impegno per il progetto da parte della direzione possono aiutare qui, oltre a mantenere aperte le linee di comunicazione in modo da sapere quali dovrebbero essere le priorità.

In terzo luogo, mantenere l'attività in funzione è sempre la priorità. Ha un'implicazione per i team di progetto che potrebbero vedere il loro taglio di finanziamento, le risorse chiave riportate ai ruoli e alle tempistiche BAU in ritardo perché mantenere le operazioni quotidiane dell'organizzazione sta attirando la messa a fuoco.