Chi dovrebbe rivedere e firmare una lettera di offerta a un candidato di lavoro?

Quale livello di dipendente o direttore delle risorse umane dovrebbe rivedere e firmare una lettera di offerta preparata da un assistente delle risorse umane? Per quanti mesi dovrebbe continuare questo processo di revisione se l'assistente delle risorse umane è un nuovo dipendente, ha chiesto a un lettore? Che ne dici se l'assistente delle risorse umane è un dipendente esperto?

Durante la firma, dovrebbe essere l'assistente delle risorse umane che prepara la lettera di offerta o il dipendente o il manager di livello superiore che esamina la lettera di offerta (se si prevede che si verifichi una revisione?)

Risposta delle risorse umane a chi dovrebbe rivedere e firmare una lettera di offerta a un candidato di lavoro

Le risposte a queste due domande sono rigorosamente opinioni, poiché non sono coinvolte problemi legali nelle risposte. Una volta, lavorando come direttore provvisorio per le risorse umane per una piccola società manifatturiera, tra l'ex persona delle risorse umane e un nuovo direttore che ha preso il sopravvento, l'assistente delle risorse umane ha inviato una lettera di offerta con l'offerta di stipendio sbagliata.

Questo errore è stato immediatamente riconoscibile quando la lettera è stata estratta dalla pila di documenti in attesa della revisione finale. Lo stipendio offerto al candidato era troppo basso per il lavoro.

Parla di un punto di apprendimento istantaneo.

In alcune organizzazioni il manager delle risorse umane, il direttore o il vicepresidente, non un assistente alle risorse umane le lettere di offerta di lavoro che vanno ai candidati, questa è una cattiva pratica nel settore privato. Non è la persona delle risorse umane che sta facendo l'offerta. La persona delle risorse umane sta consultando il responsabile delle assunzioni che dovrebbe prendere la decisione finale su un candidato e firmare la lettera di offerta di lavoro.

La lettera di offerta è l'impegno del manager per il nuovo dipendente. Facendo l'offerta, conferma il proprio impegno per il successo del nuovo dipendente. Accogliere con favore un nuovo dipendente fa parte dell'intero processo di assunzione, selezione e assunzione. Sono tutti componenti del processo di onboarding.

L'offerta di lavoro è un'altra parte per accogliere il nuovo dipendente nella tua organizzazione e far sentire il nuovo dipendente desiderato. Invia un messaggio più potente quando viene dal nuovo capo del potenziale dipendente. Ha più peso ed è più apprezzato quando la lettera di offerta di lavoro viene dal manager della nuova persona. È l'inizio di un legame a lungo termine.

Eccezioni alle pratiche raccomandate nella revisione e nella firma di un'offerta di lavoro

Nel settore pubblico, nelle società Fortune 500 e nei luoghi di lavoro rappresentati dall'Unione, questa pratica può differire. Quando un'organizzazione è grande e i dipendenti sono sparsi in molte località, logisticamente, questo aggiunge tempo e confusione al processo di realizzazione delle offerte di lavoro.

Le organizzazioni più grandi hanno l'ulteriore sfida della coerenza in più posizioni, così tanto della sistematizzazione delle pratiche di lavoro si basa con le risorse umane. Per rendere la selezione dei candidati legalmente difendibili, il reclutamento e le pratiche di assunzione necessitano di coerenza in tutte le posizioni.

In un luogo di lavoro rappresentato dall'Unione, in particolare nel settore pubblico, il manager potrebbe non avere l'ultima parola in chi ottiene il lavoro. Può essere contrattualmente determinato da fattori come l'anzianità e l'istruzione. In questi casi, ha anche senso che le scartoffie provengano dal personale delle risorse umane. Sono responsabili di assicurarsi che le condizioni di lavoro e le pratiche rispettano il contratto.

In uno di questi casi, le risorse umane dovrebbero chiedere al proprio avvocato di rivedere il formato e il processo della lettera di offerta per garantire che siano adeguate, legali e protettive del datore di lavoro. A meno che la lettera di offerta non differisca dal formato standard, tuttavia, di solito non è necessario chiedere a un avvocato di rivedere ogni singola lettera.

Se un manager o direttore delle risorse umane dovesse rivedere tutte le lettere di offerta di lavoro?

Qualsiasi documento di un manager o di un leader delle risorse umane che obbliga la società legalmente o finanziariamente deve essere rivisto da un gestore delle risorse umane o di un superiore o superiore. Ecco perché.

• Una lettera di offerta e molti altri documenti inviati dallo staff delle risorse umane legalmente obbligate alla società. Certo, quando viene trovato un errore di $ 10.000, è possibile ritirare l'offerta e spiegare che era un errore di battitura da un dipendente inesperto. Ma perché aprire l'azienda a una situazione in cui deve essere estesa un'offerta salariale modificata? Un nuovo dipendente infelice potrebbe ancora prendere il lavoro, oppure potresti perdere un candidato perfettamente adatto che è sgonfiato e ferito, a causa di un errore. Inoltre, potrebbe aprire la tua azienda per potenziali azioni legali.
• Per onorare l'offerta di lavoro errata, usando lo stesso esempio, è ugualmente poco attraente. Prima che la società estendesse l'offerta, qualcuno in risorse umane ha studiato il mercato, ha rivisto ciò che gli altri dipendenti in lavoro simili stanno facendo e si è concluso con un'offerta di lavoro adeguata. Quindi, le ramificazioni stanno raggiungendo ulteriormente se altri dipendenti imparano il differenziale salariale.
• Indipendentemente dal livello di esperienza di un assistente delle risorse umane che dovrebbe, in un ufficio delle risorse umane, preparare l'offerta per l'invio, una seconda coppia di occhi che rivede tutto ciò che potrebbe potenzialmente obbligare la società finanziariamente o aprire le porte a un'azione legale, è intelligente. Le organizzazioni si aspettano più vigilanza e supervisione da parte dei dipendenti che sono intitolati manager o direttore.
• Una mancata comunicazione potrebbe comportare termini e condizioni di lavoro errate che non sono state negoziate o sono state promesse a un candidato. Ad esempio, l'assistente delle risorse umane potrebbe sapere che il lavoro avrebbe pagato $ 40.000 ma nel processo di negoziazione, al candidato è stato offerto di più più un bonus di firma e, nel quotidiano, il manager non ha detto all'assistente delle risorse umane. Quando un candidato di lavoro riceve un'offerta errata, sta rivalutando l'integrità della tua azienda. Crei una barriera all'accettazione che non era necessaria poiché il candidato si preoccupa di come gestire la situazione.
• I documenti che vanno alle persone che stai tentando di reclutare nella tua azienda devono essere impeccabili. Segnalano un messaggio al potenziale dipendente sulla cultura della tua azienda. Anche un errore di battitura può dare una pausa a un candidato. Una copia del documento vivrà anche nei file dell'azienda per anni. Quindi, nella maggior parte dei casi, la seconda coppia di occhi che rivede il documento è una pratica intelligente.

La revisione e la supervisione dei documenti che obbligano la società finanziariamente o potenzialmente, legalmente, non è una critica alla conoscenza, all'esperienza o alla diligenza di un assistente delle risorse umane. È una pratica commerciale intelligente per tutti questi motivi.

Nota sulle offerte di lavoro: le risorse umane dovrebbero chiedere al proprio avvocato di rivedere il formato e il processo della lettera di offerta per assicurarsi che siano adeguati, legali e fornire al datore di lavoro protezione legale. A meno che la lettera di offerta non differisca dal formato standard, tuttavia, di solito non è necessario chiedere a un avvocato di rivedere ogni singola lettera di offerta.

Per saperne di più: Risorse umane, gestione e domande e risposte relative al lavoro

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