Elenco di controllo a 12 fasi per assumere nuovi dipendenti

Prima di assumere il tuo primo dipendente, ci sono alcuni passaggi da adottare e alcune leggi, regolamenti e tasse per impostare e capire. Inizia con il primo elemento e fatti strada fino all'elenco, per essere sicuro di non perdere nulla di importante.

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Ottieni un numero ID del datore di lavoro

Se hai dipendenti, devi avere un numero ID del datore di lavoro. Un EIN è un identificatore federale unico per le imprese, come un numero di previdenza sociale ed è emesso dall'IRS. È facile ottenere questo numero; Puoi ottenerlo online o per telefono o fax.

Ti suggerisco sempre di stampare il modulo di domanda (SS-4), compilare completamente, quindi andare online e file. Questo ti salverà dall'inizio e scoprirai che sei sconcertato. Non hai bisogno di un avvocato per aiutarti a compilare il modulo ma verificare con il tuo avvocato su cui alcune delle domande. Le istruzioni dettagliate sono fornite nell'articolo sopra.

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Registrati come datore di lavoro con il tuo stato

 Dovrai andare al dipartimento delle entrate del tuo stato e registrarti come datore di lavoro. Se il tuo stato ha un'imposta sul reddito, dovrai scoprire come i dipendenti si iscrivono alla ritenuta (uno Stato W-4 Equivalente). Quindi scopri come e quando il tuo stato vuole che tu paghi e riferisca sull'imposta sul reddito statale trattenuto dalla retribuzione dei dipendenti. Controllare anche la disoccupazione statale e il risarcimento dei lavoratori (e l'assicurazione per invalidità, se lo stato lo richiede).

Ecco un elenco degli uffici del lavoro statale in tutto u.S. stati. 

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Registrati con l'IRS per le tasse sui salari

 A partire dal 1 ° gennaio 2011, i datori di lavoro devono utilizzare il sistema di pagamento fiscale federale (EFTPS) per effettuare depositi fiscali sui salari e presentare rapporti sulle imposte sui salari. È facile iscriversi online; Fornisci solo alcune informazioni sulla tua attività e sul conto bancario da cui effettuerai i pagamenti. 

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Iscriviti al sistema di registrazione del nuovo a noleggio statale

 I datori di lavoro devono registrare nuovi assunti con il loro stato e gli Stati hanno un sistema comune per questa registrazione. L'obiettivo è tenere traccia delle persone che devono denaro per il mantenimento dei figli e altri debiti da collezione, quindi la loro retribuzione può essere guarnita. Puoi iscriverti ora e utilizzare il sistema per nuovi assunti più tardi.

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Preparati a verificare l'ammissibilità all'occupazione

Al noleggio, tutti i nuovi dipendenti devono fornire la verifica della loro ammissibilità a lavorare nella U.S. Come datore di lavoro, è possibile utilizzare uno dei due metodi per verificare questa idoneità. Il modulo standard per la verifica dell'ammissibilità dei lavoratori è il modulo I-9. Se prevedi di avere molti dipendenti o se il tuo stato lo richiede, dovrai iscriverti al sistema E-Verify.  In ogni caso, avrai bisogno di copie del modulo I-9 da includere nelle scartoffie a noleggio nuovi dipendenti.

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Iscriviti all'assicurazione di compensazione del lavoratore

Il risarcimento del lavoratore è un'assicurazione pagata dalle aziende per fornire benefici ai dipendenti che si ammalano o feriti sul lavoro.  L'assicurazione è disponibile tramite vettori commerciali, su base autonoma o tramite il programma di assicurazione di compensazione del lavoratore dello stato.

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Iscriviti per l'assicurazione di disoccupazione

 L'assicurazione di disoccupazione è pagata dai datori di lavoro per fornire un'assicurazione di disoccupazione ai dipendenti che sono involontariamente risolti. Le imposte sull'assicurazione della disoccupazione federale devono essere pagate dai datori di lavoro e alcuni stati richiedono anche pagamento delle tasse assicurative sulla disoccupazione. Scopri di più sull'assicurazione di disoccupazione in questo articolo.

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Ottieni i poster richiesti sul posto di lavoro

Tutte le aziende con dipendenti sono tenute ad avere poster di informazioni specifici disponibili nei locali affinché i dipendenti possano leggere e comprendere i propri diritti.  Per maggiori dettagli sui poster sul posto di lavoro, consultare questa pagina di informazioni sul dipartimento del lavoro.

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Raccogli nuove scartoffie e forme

 Prima che il tuo primo dipendente inizi a lavorare e riceva il suo primo stipendio, ci sono alcuni moduli che devi avere il nuovo dipendente da completare.   

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Imposta il tuo sistema di gestione stipendi

Come datore di lavoro, è necessario tenere eccellenti record sulle imposte sui salari e sui salari, per trattenere le tasse dalla retribuzione dei dipendenti e per effettuare rapporti e pagamenti periodici. Questo articolo descrive i passaggi necessari per impostare un sistema di gestione stipendi per la tua azienda. 

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Crea e usa un manuale per i dipendenti

Sebbene non vi sia alcuna legge che ti richieda di impostare e utilizzare un manuale/politiche e procedure dei dipendenti, è una cosa intelligente da fare. Quando assumi un nuovo dipendente, dargli una copia del manuale (firmando che il manuale è stato ricevuto). È molto più facile preparare un manuale ora che trattare con "Come gestiamo questo?"Problemi, incomprensioni e possibili azioni legali in seguito.

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Maggiori informazioni sulle leggi sull'occupazione e sul lavoro

Susan Heathfield at Human Resources ha preparato questo elenco globale di leggi e regolamenti sui salari e sul lavoro.