5 modi per evitare problemi legali con i volontari

I volontari sono fantastici e persino essenziali per la tua organizzazione benefica. Ma, se le cose vanno male con un volontario, può scrivere cattive notizie per la tua organizzazione.

Ad esempio, cosa succede se un volontario ha un incidente mentre serve con te? E se il volontario infrange la legge o fa male a qualcun altro? La tua organizzazione potrebbe essere responsabile.

Ecco cinque modi per renderlo meno probabile che incontrerai problemi con i tuoi volontari. Alcuni di questi possono sembrare onerosi ma si prendono il tempo per farli bene e proteggere sia la tua organizzazione che i tuoi volontari.

Sviluppare politiche e procedure di volontariato

Consultare un avvocato o uno specialista di volontariato per assicurarti che siano adeguati. Le politiche dovrebbero precisare doveri di volontariato e affrontare questioni come discriminazione, molestie e altri comportamenti illegali possibilmente illegali.

Vietando esplicitamente i cattivi comportamenti, la tua organizzazione può essere protetta dalla responsabilità. Assicurati anche di includere protezioni per il volontario da abusi da parte dell'organizzazione e del suo personale.

Scrivi descrizioni di lavoro per tutte le posizioni di volontariato

Sii esplicito sulle aspettative per il volontario e ciò che può e non può fare. Spiegare qualsiasi possibile rischio per il volontario e chiedere un rilascio firmato dalla responsabilità. Una descrizione del lavoro approfondita e concisa può aiutare a proteggere l'organizzazione dalla responsabilità se il volontario vada oltre ciò che gli è permesso fare.

Ecco alcune cose da includere nelle descrizioni dei lavori:

• Lo scopo del tuo non profit
• Formazione richiesta per questa posizione
• i doveri previsti dal volontario
• il tempo necessario per svolgere l'attività
• Il luogo in cui il volontario eseguirà il lavoro

Richiedere a ciascun volontario di compilare una domanda

Il più delle volte, vale la pena richiedere una domanda. Tuttavia, a volte con progetti di gruppo che coinvolgono una "chiamata di bestiame" per i volontari, puoi semplicemente far compilare i volontari che rilascia l'organizzazione dalla responsabilità.

La complessità dell'applicazione dipenderà dalla posizione. Se il volontario sta lavorando con persone vulnerabili come bambini o anziani, il bar dovrebbe essere più alto. Per compiti umili con scarso rischio per chiunque, un'applicazione più breve sarebbe adatta. Fai attenzione ad avere diverse applicazioni per lavori diversi. Non ha senso scoraggiare alcuni volontari con una lunga forma se non è necessario.

Ecco alcune cose da includere in un'applicazione, se del caso:

• Informazioni personali come indirizzo, numero di telefono, indirizzo e -mail, persona da contattare in caso di malattia o incidente, patente di guida, prova dell'assicurazione personale, ecc.
• Qualifiche, se necessario per il lavoro, come competenze speciali o risultati educativi.
• Riferimenti che possono attestare il buon carattere o l'etica del lavoro del richiedente. I riferimenti potrebbero essere da un membro della comunità, un'altra organizzazione no profit in cui il richiedente si è offerto volontario o un datore di lavoro.
• Autorizzazione scritta per fare un controllo dei precedenti, essenziale se i volontari lavoreranno con bambini o altre popolazioni a rischio
• Rinuncia alla riservatezza in modo da poter raccogliere le informazioni di cui hai bisogno e condividerle in modo appropriato.

Condurre uno screening adeguato

Stai attento qui. Lo screening è particolarmente importante per i volontari che potrebbero essere in contatto con persone vulnerabili o che devono guidare mentre svolgono il loro lavoro di volontariato o impegnarsi in altri tipi di lavoro pericoloso.

Tuttavia, il 31 percento delle organizzazioni non profit non esegue proiezioni di volontari secondo uno studio. Le organizzazioni non profit spesso pensano di poter sorvegliare i loro volontari e trascurare di eseguire controlli di base adeguati. Ma ciò può lasciare l'organizzazione aperta alla responsabilità. Pensa allo screening come parte delle procedure di sicurezza e della gestione del rischio.

Lo screening dovrebbe essere sempre rispettoso e proteggere il più possibile la privacy dei volontari. Ottieni il consenso scritto per lo screening prima di procedere. Inoltre, scherma di tanto in tanto come precauzione.

Lo screening può essere semplice come un'intervista personale o può includere:

• Controlli di fondo penale
• Guida e licenze
• Conferma dell'assicurazione
• Screening per condizioni di salute o chiedendo prove di alcune vaccinazioni
• Verificare credenziali come un certificato di insegnamento o valutazioni di competenze speciali

Fornire una formazione e una gestione eccellenti

Non limitarti a liberare un volontario senza una formazione adeguata. I volontari apprezzano essere stati addestrati, quindi sanno cosa fare e quando. Allenarsi in gruppi o uno contro uno. Sviluppa materiali scritti che il volontario può prendere con sé e addestrare sui loro compiti specifici. Assegna il volontario a una persona del personale per la supervisione.

La formazione può includere:

• Il codice di condotta della tua organizzazione
• come agire quando rappresentano l'organizzazione
• Come identificare e segnalare l'abuso
• come mantenere la riservatezza dell'organizzazione e delle persone che serve
• Quello che ti aspetti specificamente dal volontario
• Come segnalare eventuali problemi
• chi è al comando e come raggiungerli

Infine, sii disposto a licenziare un volontario se violi una delle regole, sono difficili da andare d'accordo, sono inaffidabili o sono in alcun modo offensivi. Sviluppare una procedura scritta per il personale se deve lasciare andare un volontario.

Informa sempre il volontario perché li lasci andare e poi documenta il licenziamento, proprio come faresti con un membro del personale a pagamento. Avere una procedura, seguirla e registrare l'azione ti aiuterà se il volontario decide di presentare un reclamo al tuo top management o in altro modo cercare di tornare da te.

Non dimenticare di avere politiche per il tuo staff che coprono il modo in cui devono trattare i volontari. Descrivi cos'è le molestie e come evitarlo. Imposta una procedura di reclamo che i volontari possono utilizzare per segnalare qualsiasi abuso.

I volontari vogliono fare del bene e apprezzano quando un'organizzazione è pronta a lavorare con loro. Vogliono buone politiche in atto e per avere una formazione e una gestione adeguate. Tenere i volontari in giro richiede non solo gratitudine da parte tua, ma anche un approccio organizzato che è protettivo nei confronti dei volontari e del tuo non profit.