5 modi per rendere un incontro solitamente noioso più eccitante

Le riunioni sono una parte inevitabile degli affari. Condividi le informazioni, brainstornano idee, generi soluzioni e crei processi e sistemi. Il problema è che molti di questi incontri sono dolorosamente noiosi, il che significa che le persone che frequentano hanno il cervello sintonizzati.

Se le persone non sono concentrate e prestano attenzione, l'incontro spreca il tempo di tutti. Rendi più eccitanti incontri noiosi (quindi realizzano qualcosa) con questi cinque consigli pratici:

Vietare gli smartphone

Le persone insistono sul fatto che devono avere i loro telefoni, dopo tutto, potrebbe verificarsi un'emergenza. Il mondo potrebbe finire durante il tuo incontro trimestrale di pianificazione, ma è improbabile.

La tecnologia ti consente di concentrarti su ciò che non è di fronte a te, la riunione. Se le persone fossero faccia a faccia con quelle che scrivono durante la riunione, avrebbero mandato messaggi a qualcun altro. I telefoni rimangono ai banchi.

Senza il telefono, due cose accadono durante una riunione. Sei costretto a rimanere nel presente e le pause sono trascorse a comunicare con gli altri partecipanti. Le riunioni sono più interessanti quando parli con i tuoi colleghi e li conoscete. I telefoni sono una barriera a questo.

Prepara, prepara, preparati

Incontri noiosi e noiosi si verificano quando il piombo o il moderatore arriva in ritardo, non ha un'agenda e le ali e le ali. Un incontro ben preparato può essere affascinante e coinvolgente. Quando il leader ha un piano e uno scopo, l'incontro sarà più interessante. Quando non c'è direzione o obiettivo, l'incontro non sarà interessante.

L'altra parte della preparazione è migliorare le tue abilità. Sei stato alle riunioni che erano produttive e interattive e ti hanno fatto sentire come se potessi andare avanti e realizzare grandi cose. E hai partecipato alle riunioni in cui sei abbastanza sicuro se ti sei addormentato, a nessuno manchi e non ti perderai nulla di importante. La differenza è la persona che gestisce la riunione.

Se le tue riunioni sono noiose, guarda allo specchio. Trova un modo per migliorare. Segui una lezione (il tuo dipartimento delle risorse umane potrebbe aiutarti con suggerimenti) e chiedi feedback e tutoraggio da un collega di cui ammirare le abilità di incontro. È disponibile molto aiuto se lo chiedi, e gran parte è gratuito.

Tutti partecipano

Se la partecipazione non è necessaria, è possibile gestire l'intero problema via e -mail. È raro che devi portare un gruppo per trasmettere informazioni. Argomenti come licenziamenti di massa o una ristrutturazione aziendale completa sono un'eccezione e meglio gestiti da un manager che parla a tutti. Altrimenti, le riunioni dovrebbero essere interattive.

In una sessione di brainstorming, tutti dovrebbero parlare. Se qualcuno non parla, chiama quella persona per contribuire. Gli introversi possono essere scomodi, quindi rendilo il più privo di pressione possibile. La cultura del tuo incontro deve assicurarsi che le idee di tutti siano incluse e che i partecipanti dovrebbero saperlo in modo da non sorprendere.

Che si tratti di una riunione di pianificazione, di una riunione di definizione degli obiettivi o anche di una riunione trimestrale del rapporto, concedi sempre tempo per domande e commenti.

Non lasciare che nessuna persona domini

Se stai guidando l'incontro, potresti parlare più di altri, ma non lasciare che una persona domini la conversazione. Questa è la formula per un incontro noioso. Reindirizza commenti e invita le persone con esperienza nell'area per dissuadere un parlatore compulsivo.

Le persone che si prendono il tempo per partecipare a una riunione, portando le loro conoscenze ed esperienza, meritano la possibilità di parlare e condividere le loro opinioni. Come leader, puoi imparare a controllare il comportamento che mina la riunione.

Ecco un modo per fermare educatamente un dipendente-let, la sua Jane-quando lei finisce il suo quarto commento e inizia a fare un quinto: “Grazie, Jane, conosciamo la tua posizione. Mi piacerebbe sentire cosa ha da dire Karen. E Jim e Bob non hanno ancora avuto la possibilità di parlare."

A volte, dovrai parlare con i Janes del tuo ufficio prima di una riunione per ricordare loro il punto di riunirsi come gruppo è condividere idee con tutti e, se dominano, l'incontro non avrà successo. Discutere di questo comportamento immediatamente dopo l'incontro funziona anche bene, poiché avrai nuovi esempi da fornire.

Creare oggetti attuabili

Un incontro interessante ed eccitante termina con le cose che le persone possono e dovrebbero fare, sia per promuovere i loro obiettivi individuali, gli obiettivi dell'azienda o, idealmente, entrambi. Se le persone non si allontanano sapendo quali sono i loro prossimi passi, allora l'incontro è fallito.

Costruire un follow-up per la responsabilità. Può avere luogo in un secondo incontro o individualmente, ma deve accadere. Le persone si sintonizzerà se sanno che gli oggetti d'azione sono tutti per lo spettacolo.

Fare queste cinque modifiche e riunioni noiose diventeranno più eccitanti e produttive. Quando le persone sperimentano incontri interessanti e produttivi, l'organizzazione generale vantaggi.