7 Suggerimenti per la gestione delle e -mail per aumentare rapidamente la produttività

Una delle sfide più comuni per i proprietari di piccole imprese è bilanciare la necessità di ottenere molto in quello che non sembra mai abbastanza tempo. Siamo un gruppo di spessore eccessiva e la maggior parte di noi potrebbe beneficiare di un po 'di tempo extra o almeno più produttivo un uso più produttivo del tempo che abbiamo.

Quando si tratta di gestione del tempo, capire come utilizzare il tempo in modo più produttivo è spesso una sfida. Un buon punto di partenza è la gestione della posta elettronica; Questa è un'area che è in cima all'elenco dei time-killer per molti proprietari di piccole imprese.

Poiché un'e -mail è una forma di comunicazione in corso e non abbiamo il controllo completo sul flusso in arrivo, dobbiamo lavorare per migliorare la nostra produttività nel modo in cui riceviamo, organizziamo, rispondiamo e persino pensiamo all'e -mail. I suggerimenti seguenti ti aiuteranno a creare un sistema per gestire la tua email in modo da supportare la produttività invece di mangiarla.

1. Disattivare le notifiche e -mail

L'e -mail tende a entrare in ogni momento del giorno e della notte, quindi è fondamentale controllare come il flusso di messaggi in arrivo si adatta alla tua giornata. Disattiva le nuove notifiche del messaggio sia sul computer che sullo smartphone per evitare distrazioni e interruzioni costanti al tuo programma e controlla la posta quando è conveniente per te.

2. Decidi come usare la tua casella di posta

Ci sono molte filosofie diverse quando si tratta di gestire la tua casella di posta elettronica. Puoi usare la tua casella di posta come catchall, limitarla a solo messaggi ad alta priorità o renderlo un elenco di attività di lavoro. La chiave è scegliere uno scopo per la tua casella di posta e attenersi.

3. Crea whitelist e liste nere di posta elettronica

La maggior parte dei client di posta elettronica e dei fornitori di e -mail consente agli utenti di effettuare elenchi di indirizzi sicuri per garantire che tali messaggi passino, mentre la lista nera o bloccante, ciò che consideri gli indirizzi spam. Prenditi del tempo per aggiornare frequentemente questi elenchi per mantenere pulita l'email in arrivo.

4. Imposta un processo timer e batch

Alcuni proprietari di piccole imprese traggono beneficio dall'avere tasche di tempo ai loro tempi solo per e -mail. Se questo funziona per te, metti da parte un periodo di tempo specifico durante il giorno per rispondere ai messaggi, sposta gli elementi di azione nell'elenco delle attività, elimina la spazzatura e ottieni un'idea a causa di ciò che ha bisogno della tua attenzione in seguito.

5. Usa le regole per automatizzare il processo

Per semplificare ulteriormente il processo di gestione delle e -mail, utilizzare le regole nel tuo client di posta elettronica che ordina, flag, sposta e organizza i tuoi messaggi. Mentre ci vorrà del tempo per creare regole che supportano il modo in cui usi la posta elettronica, una volta creati, puoi ridurre una parte significativa del tempo di elaborazione e -mail.

6. Ottieni un vantaggio dal tuo smartphone

Molti proprietari di piccole imprese hanno smartphone in modo che possano rimanere in contatto e in cima al lavoro, anche quando sono fuori dall'ufficio. Se controlli frequentemente l'email sul tuo dispositivo mobile, puoi risparmiare un periodo di tempo significativo leggendo e iniziando a elaborare i messaggi mentre sei mobile. Anche se prendi l'abitudine di eliminare spazzatura e messaggi che non è necessario salvare, puoi beneficiare di avere una casella di posta aerodinamica quando torni in ufficio.

7. Se non lo leggi, annullare l'iscrizione

Le newsletter e -mail e altri messaggi di email marketing possono essere un ottimo modo per rimanere in contatto con clienti, colleghi, partner e altre aziende a cui sei interessato, ma questi messaggi possono accumularsi rapidamente. Se non hai letto un particolare spedizione ricorrente in diversi problemi, interrompe l'abbonamento. Limitare le newsletter e -mail e altri messaggi automatizzati solo a quelli che leggi regolarmente può essere un modo semplice per ridurre la massa nella tua casella di posta.

Una volta che la tua e -mail è squadrata, considera di provare ulteriori strumenti digitali per diventare ancora più efficienti.