7 cose da includere in una proposta aziendale di pianificazione degli eventi

Gli organizzatori di eventi professionisti indossano molti cappelli e assumono una varietà di responsabilità, a seconda delle circostanze individuali di un evento. Questa professione richiede un set di abilità unico: potrebbe essere necessario essere un mago multitasking un minuto e il prossimo per essere un risolutore di problemi esperti che può risolvere una situazione con facilità ed efficienza. 

Che cosa dovrebbe essere una proposta aziendale

Una proposta aziendale di pianificazione degli eventi è un documento completo che delinea i servizi che forniranno un evento. È la tua brochure aziendale, la tua campagna di marketing e il tuo lancio di vendita tutto avvolto in uno. Questa proposta aziendale di eventi dovrebbe presentarti come un professionista esperto e qualificato che è unicamente qualificato per eseguire questo evento. Dovrebbe distinguerti dagli altri pianificatori di eventi e stabilirti come qualcuno che il cliente può fidarsi.

Una proposta aziendale di pianificazione degli eventi dovrebbe essere ben scritta, contenere dettagli su quali servizi sono inclusi nella proposta (e quali non lo sono) e illustrano come eseguirai l'evento, fornendo i dettagli necessari in modo che il cliente possa facilmente immaginare cosa si stanno proponendo.

7 cose da includere in una proposta aziendale di pianificazione degli eventi

Un passo integrale nella pianificazione degli eventi sta elaborando una proposta aziendale di pianificazione degli eventi solidi, sapendo cosa includere per commercializzare i tuoi servizi e proteggere l'attività di un cliente.

1.  Introduzione al business: Introduci brevemente la tua attività di pianificazione degli eventi. Discutere il tuo background, qualsiasi certificazione professionale e durata del tempo negli affari, esperienza pertinente e la tua nicchia particolare se ne hai uno.
2. Descrizione dell'evento: Fornire un ambito complessivo dell'evento, compresi i dettagli discussi durante la riunione iniziale del cliente, come l'obiettivo dell'evento, le possibili date, i luoghi da considerare, il numero di ospiti, ecc.
3. Servizi di pianificazione degli eventi da fornire: Sii molto specifico in questa sezione, elencando tutti i servizi che prevederai per questo evento. Elencare elementi con punti elenco o sottotitoli sono molto efficaci in quanto è un modo semplice per il cliente di vedere la gamma di servizi inclusi. Elenca tutti i fornitori che utilizzerai e qualsiasi servizio opzionale per una commissione aggiuntiva. È importante essere molto dettagliati in questa sezione in modo che il cliente abbia una chiara comprensione di ciò che è incluso e di ciò che è aggiuntivo.
4. Esempi del tuo lavoro: Se hai pianificato un evento simile a quello che stai proponendo a questo cliente, allora questa è la tua occasione per mostrare quelle abilità. Includi foto, schizzi, ritagli di notizie o qualsiasi altra grafica che aiuterà a dipingere un'immagine nella mente del cliente su ciò che puoi fare. Questo è un ottimo modo per commercializzare la tua attività di pianificazione degli eventi.
5.  Costi proposti: Articolare attentamente tutti i costi associati alla pianificazione e all'esecuzione di questo evento. La formattazione di questa sezione come una serie di passaggi guiderà il tuo cliente in tutte le fasi dell'evento, aiutandoli a visualizzare ogni aspetto mentre si svolge. Sii specifico all'interno di una categoria generale di costi. Ad esempio, se si dispone di un elemento di linea per la ristorazione, interrompere i singoli costi per alimenti che indicano l'importo per persona, il numero di server richiesti e la tariffa oraria, le spese per il noleggio di tavoli, le lenzuola e così via. Invece di preparare una proposta con un prezzo grande in fondo, scrivi una proposta dettagliata in modo che il cliente possa comprendere i costi individuali. Questo è utile per due motivi: ostacola l'inevitabile "shock adesivo" quando tutti gli oggetti vengono conti e c'è un prezzo grande in fondo e offre al tuo cliente l'opportunità di decidere se vale il costo per l'ora del cocktail extra la spesa. 
6.  Prossimi passi: Nella parte inferiore della proposta aziendale di eventi, includi eventuali dettagli relativi ai tempi o ai passaggi successivi. Se l'evento ha una data dell'azienda, assicurati di indicare che un contratto firmato deve essere ricevuto entro una determinata data per poter pianificare ed eseguire l'evento. Specificare il deposito richiesto e la data entro il quale deve essere ricevuto.
7. Informazioni sui contatti: Assicurati di includere le informazioni di contatto con la tua attività in fondo alla proposta aziendale degli eventi. Elenca il tuo sito Web, indirizzo e -mail, numeri di telefono, numeri di fax e indirizzo postale. Allega un biglietto da visita alla proposta anche per un facile riferimento.

Come dare seguito

Dopo aver inviato al cliente la proposta aziendale di pianificazione degli eventi, contattali per far loro sapere che la proposta è in arrivo. Di 'loro che seguirai tra qualche giorno per vedere se hanno domande. Mantieni aperte le linee di comunicazione. Essere reattivo e fornire attenzione personale. È un indicatore di come fai affari e ti aiuterà a chiudere l'accordo in modo professionale.