Una guida alla pianificazione di eventi di camminata di raccolta fondi speciali

Gli organizzatori di eventi speciali - in particolare quelli nel mondo no profit - sanno che l'organizzazione di un evento di raccolta fondi all'aperto è una grande idea. Questi tipi di eventi, come altre idee di raccolta fondi della comunità, richiedono che la pianificazione per l'evento del prossimo anno inizi immediatamente dopo che l'evento di raccolta fondi di quest'anno si conclude. È importante debriefing dell'evento e discutere di ciò che è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato mentre l'evento è ancora fresco nelle menti della squadra. Discutere i successi e i miglioramenti assicurano che tali funzionalità possano essere incluse o migliorate per l'evento del prossimo anno. Tale pianificazione proattiva aggiunge anche valore per gli sponsor. E, inevitabilmente, tutte le passeggiate della comunità di successo sperano di crescere ed espandersi di anno in anno.

È importante rimanere concentrati sull'obiettivo primario di tenere tali eventi: raccolta fondi. Per quegli eventi che hanno precedentemente tenuto una camminata di comunità, uno dei momenti più importanti per la pianificazione si verifica effettivamente dopo la fine della passeggiata. Per conoscere i molti aspetti della pianificazione e dell'esecuzione di una passeggiata per la raccolta fondi della comunità, avremo uno sguardo dietro le quinte all'evento per la festa della mamma ospitata dall'organizzazione Y-Me Breast Cancer di Chicago.

La raccolta fondi per il cancro al seno della festa della mamma Y-Me

Y-Me è stato fondato da due sopravvissuti al cancro al seno nel 1979. Il non profit era noto soprattutto per il suo programma di hotline multilingue per il carcinoma mammario per i pazienti con carcinoma mammario. Il programma ha guadagnato fama come unica hotline al verde 24 ore su 24 del paese interamente da sopravvissuti al cancro al seno che sono allenati consulenti di pari. Ma l'organizzazione ha anche organizzato una passeggiata annuale per la raccolta fondi nella festa della mamma, che ha supportato i loro programmi e servizi. Nel 2007, Y-Me ha raccolto oltre $ 7 milioni con quasi 43.000 camminatori da 12 città. Nel 2008 hanno partecipato 15 città. Sfortunatamente, Y-Me ha chiuso le sue porte nel 2012, ma l'eredità della sua raccolta fondi annuale rimane un ottimo caso di studio per gli organizzatori di eventi senza scopo di lucro.

Gran parte del successo di raccolta fondi di Y-me può essere attribuito a un approccio organizzato alla pianificazione e tenere d'occhio gli obiettivi più importanti prima. Liz Klug, l'ex direttore degli eventi speciali dell'organizzazione ha detto questo dopo il loro anno record nel 2007: “Abbiamo un piano per vari punti nel tempo durante il processo di pianificazione. Quindi, prenderemo provvedimenti per promuovere quei punti più critici in tempo per assicurarci di avere successo. Ad esempio, in una città in cui potremmo ospitare un evento per la prima volta, dobbiamo concentrarci sull'assicurarci di avere un luogo e un luogo fantastici in cui le persone vorranno tornare. In lungo la strada, possiamo concentrarci su quali caffetterie abbandoneremo gli opuscoli."Diamo un'occhiata a come Klug e il team di pianificazione dell'evento Y-ME hanno organizzato un evento di tale successo.

Analizzare i numeri

Ospitare una camminata di comunità o un evento simile richiede di riunire diversi obiettivi costituenti, ma alla fine, l'associazione o la beneficenza che ospitano l'evento lo sta facendo per raccogliere fondi per la loro causa. Pertanto, il primo passo nella pianificazione del prossimo evento si verifica quando l'evento attuale termina e la maggior parte di quel lavoro circonda i "numeri."

"Abbiamo esaminato da vicino i numeri dopo la conclusione dell'evento", spiega Klug, "Abbiamo confrontato come abbiamo fatto quest'anno rispetto al precedente [anno]. Abbiamo esaminato l'esperienza dei partecipanti. Abbiamo valutato le nostre categorie di sponsorizzazione. Abbiamo risposto a qualsiasi e-mail immediata sugli eventi."Gli organizzatori di eventi prendono anche misure immediate per garantire che tutti coloro che sono coinvolti nell'evento di quest'anno continueranno il prossimo anno.

Klug ha anche scavato nei dettagli. Nelle sue valutazioni, ha esaminato tutto, dal numero di volontari che hanno partecipato al volume delle magliette distribuite. Avrebbe quindi chiesto se avesse bisogno di più o meno per l'anno successivo.

Cronologia della pianificazione

Per coloro che organizzano una camminata di raccolta fondi della comunità, è importante sapere quali passi dovrebbero essere gestiti in vari momenti. La maggior parte delle organizzazioni non profit non ha il lusso di molti membri del personale e del comitato volontario per guidare il successo dell'evento. Ma i pianificatori riconoscono che devono assicurarsi di lavorare a stretto contatto con l'ufficio del sindaco di una città e il dipartimento dei lavori pubblici per ottenere l'evento sul calendario pubblico.

Klug suggerisce che il primo passo dopo l'analisi dei numeri dell'anno scorso si concentra sul reclutamento aziendale. Se l'evento non è un nuovo programma, è importante ottenere il supporto aziendale per l'evento del prossimo anno immediatamente dopo la conclusione dell'evento di quest'anno. "Ci siamo concentrati sul rinnovo delle sponsorizzazioni quando abbiamo consegnato il rapporto di conclusione dell'evento", afferma Klug. Offre anche i seguenti momenti salienti per i pianificatori interessati a organizzare una camminata della comunità come evento di raccolta fondi:

• Identifica sponsor aziendali
• Sviluppa programmi di squadra a piedi
• Determina le attività degli eventi
• Inizia a camminare per il reclutamento
• Finalizza la logistica degli eventi
• Tieni l'evento
• Tieni un evento "grazie"
• Valuta e inizia l'evento successivo

Y-me assumerebbe anche una società logistica esterna per gestire molti dei suoi requisiti logistici. Ma uno dei più utili è stato l'implementazione di un sistema di registrazione online.

Successo del sistema di registrazione online

Y-Me ha rapidamente appreso l'importanza di utilizzare il Web per la registrazione online e da allora ha fortemente sostenuto l'uso della tecnologia per la registrazione online e la raccolta fondi.

Hanno investito in un sistema di gestione delle relazioni componenti online per servire come sito Web della gara del 2003. Questo tipo di sistema funge da sito web personale per i volontari per fare appelli personalizzati per le donazioni e altri coinvolgimento. Cattura le informazioni in un singolo database e funge da strumento per i capitani della squadra a piedi per incoraggiare i loro membri. 

I partecipanti online sono aumentati da 4.000 a 11.594. Le donazioni online sono aumentate da 5.000 a 19.650. Il team Y-Me credeva di contribuire a raggiungere $ 2.35 milioni di obiettivi e, come bonus, la tecnologia ha ridotto i costi amministrativi di circa $ 20.000.

Tale sistema può anche servire come uno strumento di comunicazione importante che consente a un'organizzazione di seguire e continuare a coinvolgere i componenti oltre il giorno della gara stessa.

Cronologia del giorno della gara

Le passeggiate della comunità sono più frequentemente programmate al mattino. A seconda della complessità della segnaletica e della posizione, impostata per l'evento può di solito iniziare già una settimana prima dell'evento, con la maggior parte delle attività che si verificano un paio di giorni prima della passeggiata.

Quando Y-Me avrebbe pianificato il loro evento annuale di raccolta fondi, il team in genere avrebbe cercato di limitare l'area in cui teneva la passeggiata in modo che non richiedesse una quantità significativa di tempo di risorse per eseguire determinate attività operative come chiudere le strade. La loro passeggiata era generalmente non competitiva, quindi aiuta anche a non considerare i requisiti necessari per un ambiente di razza più competitivo.

Il programma per il giorno della gara stessa di solito scorreva come segue:

• Arriva il team di pianificazione degli eventi (2.5 ore prima di camminare)
• Check-in volontario (2 ore prima di camminare)
• Check-in e configurazione sponsor (2 ore prima di camminare)
• Inizia la registrazione (1.5 ore prima di camminare)
• Impostazione della linea di partenza (30 minuti prima di camminare)
• Cerimonie di apertura (10 minuti prima della passeggiata)
• La razza inizia
• Inizia l'intrattenimento del palco principale (1 ora dopo l'inizio della passeggiata)
• Osservazioni ufficiali del palcoscenico principale (dopo che Walk conclude; a 1.Marco di 5 ore)
• Il programma termina ufficialmente (3 ore dopo l'inizio della passeggiata)
• Inizia la rottura dell'evento (dopo che l'evento finisce ufficialmente)

Suggerimenti per pianificare una camminata o una corsa della comunità

Per quelle organizzazioni interessate a tenere una camminata della comunità o correre per la prima volta, Klug offre diversi suggerimenti che contribuiranno a garantire un evento di successo.

• Inizia con cavi caldi, tra cui volontari ben collegati, sponsor o una grande squadra. Definire risultati misurabili.
• Valuta gli eventi della concorrenza nella tua città/posizione per identificare le loro migliori pratiche e aree di miglioramento.
• Lavora con l'ufficio del sindaco della città e i distretti del parco per discutere i permessi richiesti e la logistica degli eventi: tempo, posizione, numero di partecipanti. Assicurati di essere preparato per quegli incontri.
• Comprendi il tuo budget e assicurati di mantenere le spese operative al 25-30% per un nuovo evento. Alcune organizzazioni benefiche si impegneranno per il 15-20% delle spese totali.
• Sponsor sicuro per assorbire il 100% delle spese operative del tuo evento.