Domande e risposte dell'intervista assistente amministrativo

Quando intervvi un lavoro di assistente amministrativo, l'intervistatore vorrà conoscere quanto sono rilevanti le tue qualifiche per la posizione e come ti adatteresti all'azienda e al dipartimento.

Poiché il lavoro richiede competenze amministrative e interpersonali, i responsabili delle assunzioni spesso chiederanno agli attributi specifici che hai che ti qualificano per la posizione, così come le competenze delle persone meno quantificabili.

Prepararsi per l'intervista

Uno dei modi per prepararsi è analizzare la descrizione del lavoro per cercare di avere un'idea se esiste una particolare abilità su cui si concentra la posizione.

Ad esempio, c'è un'enfasi sulla pianificazione dei viaggi, il coordinamento del progetto, la programmazione delle riunioni quotidiane, l'assistenza personale o qualsiasi altra cosa?

Assicurati di enfatizzare la tua esperienza più pertinente quando rispondi alle domande di intervista specifiche del lavoro.

Fai un elenco delle competenze menzionate nel lavoro di lavoro e sentiti libero di aggiungere altri che ritieni siano applicabili anche. Quindi dai un'occhiata alle tue capacità amministrative e dell'ufficio e abbina le tue qualifiche al lavoro.

Questo ti aiuterà a personalizzare le tue risposte nel modo più rilevante per la posizione specifica.

Guarda ora: come rispondere a 4 domande comuni per lavori amministrativi

Suggerimenti per gestire l'intervista

È importante essere consapevoli della discussione probabilmente oltre le competenze traspersuali, come le tue capacità di comunicazione, capacità organizzative o tempestività. Dovresti essere pronto a parlare anche di abilità difficili.

Preparati a discutere dei programmi software

Poiché molte posizioni di assistente amministrativo richiedono un uso frequente di software specifico, potrebbe essere necessario discutere dei vari programmi con cui hai lavorato, come hai utilizzato questi programmi e il tuo livello di competenza.

Adoro usare la tecnologia e conoscere nuovi programmi. Ho anche un talento per i colleghi di insegnamento che potrebbero non essere così esperti nell'uso dei sistemi. Nel mio ultimo lavoro presso Kent Associates, mi sono offerto volontario per rivedere i sistemi di gestione dei progetti per il team di professionisti che ho supportato. Il mio capo ha approvato la mia raccomandazione e abbiamo introdotto un sistema basato sul web, Asana, che ci aiuta a tracciare i progetti e condividere informazioni su una piattaforma web.

Sono la persona di riferimento in ufficio per le diapositive di PowerPoint e mi diverto ad aiutare i nostri vendite a stupire i clienti con le loro presentazioni. Sono anche un utente avanzato di Excel e creo macro complesse per preparare proiezioni di bilancio per le proposte di progetto.

Le tue risposte saranno più impressionanti se fornisci aneddoti specifici che esemplificano il comando di strumenti e processi amministrativi.

Sii pronto a discutere i processi amministrativi

Dovresti essere pronto a discutere il flusso di lavoro e i processi amministrativi nelle posizioni precedenti. Come professionista amministrativo, non dovrebbe esserciDubbio che sei organizzato e orientato ai dettagli. Il tuo intervistatore vorrà sapere Come manifesti queste qualità nel tuo flusso di lavoro quotidiano.

Le capacità organizzative e l'attenzione ai dettagli sono tra le mie risorse più forti. Ho prosperato in situazioni in cui posso portare ordini a progetti complessi. Ad esempio, in precedenza avevo supportato otto professionisti che stavano pianificando eventi promozionali per i clienti. Ho sviluppato un modello per il monitoraggio degli obiettivi e i progressi per ciascun progetto e l'ho messo su un disco condiviso in modo che tutti i membri del personale coinvolto potessero monitorare i loro progressi riguardo ai progetti e agli eventi del team.

Quando lavoravo per il gruppo Alfred, ho creato un manuale delle procedure che delineava i passaggi necessari per elaborare le applicazioni di prestito e quindi caricarlo online in modo che tutti gli agenti del prestito potessero seguire le stesse procedure.

Rispondi sempre positivamente

Sii consapevole del tuo comportamento durante l'intervista. Sorridi, mantieni il contatto visivo con il tuo intervistatore e parla con un tono di voce entusiasta (ma ancora calmo e sicuro).

Poiché gli assistenti amministrativi spesso si interfacciano molto da vicino con le persone per le quali lavorano, è essenziale essere positivi, professionali ed educati in ogni momento.

Vorrai che l'intervistatore non abbia dubbi che lavorare con te sarebbe un'esperienza piacevole.

Ho lavorato alla reception della nostra agenzia ed è stato fondamentale che abbia fatto una prima impressione positiva per i clienti attuali e potenziali. Sono una persona naturale "può fare" e le mie recensioni hanno regolarmente lodato il mio orientamento al servizio clienti. 

L'azienda esamina i clienti dopo le interazioni e il mio nome emerge costantemente come uno staff utile, piacevole e professionale. Il mio capo ha commentato la frequenza con cui i clienti mi chiedono quando chiamano l'ufficio per assistenza.

Domande e risposte dell'intervista assistente amministrativo

Durante la preparazione, può essere utile rivedere le domande che ti potrebbero essere poste. Pensare a come inquadrare una risposta, evidenziando esperienze e successi specifici dai lavori precedenti.

• Quali competenze informatiche hai e quali programmi ti senti a tuo agio? - Le migliori risposte
• Ti senti a tuo agio nell'uso di un telefono con più linee e gestisci un volume elevato di telefonate? - Le migliori risposte
• In questa compagnia, ci piace pensare a noi stessi come una squadra che lavora insieme per gli stessi obiettivi. Come ti senti a lavorare in un ambiente di squadra? - Le migliori risposte
• Come ti sentiresti supervisionare altri due o tre dipendenti? - Le migliori risposte
• Qual è la tua più grande forza e come aiuterebbe le tue prestazioni in questa posizione? - Le migliori risposte
• Qual'è la tua più grande debolezza? - Le migliori risposte
• Come gestisci lo stress e la pressione? - Le migliori risposte
• Com'è stato lavorare per il tuo supervisore? - Le migliori risposte
• Cosa ti aspetti da un supervisore? - Le migliori risposte
• Preferisci lavorare in modo indipendente o in una squadra? - Le migliori risposte
• Lavori bene con le persone? - Le migliori risposte
• Dai alcuni esempi personali di lavoro di squadra. - Le migliori risposte
• Domande dell'intervista della receptionist: - Elenco delle domande

Domande da porre all'intervistatore

Dovresti anche fare qualche ricerca sull'azienda ed essere pronto a porre domande pertinenti quando si presenta l'opportunità.

Può essere utile trovare alcune domande in anticipo che potresti porre o discutere ulteriormente, se non hai avuto la possibilità all'inizio dell'intervista.

Spesso, questo sarà vicino alla fine dell'intervista, quindi è importante lasciare l'intervistatore con una buona impressione. Un ottimo modo per farlo è mostrare il tuo interesse e la tua preparazione per il colloquio di lavoro legando le domande che ti sono state poste con alcune domande da solo.

• Quali sono le responsabilità di questa posizione?
• Puoi descrivere un giorno tipico (settimana) in questo dipartimento?
• Quali sono i punti di forza in questo dipartimento? Quali sono le debolezze?
• Cosa direbbero i tuoi assistenti passati era la parte migliore di lavorare per te? Quello che direbbero era il peggiore?
• In che direzione vedi l'azienda andare nei prossimi cinque anni? Pensi che ci siano minacce al suo successo?
• Perché il tuo ultimo assistente ha lasciato la posizione? Quali erano i suoi punti di forza? Quali erano le sue debolezze? Cosa sta facendo adesso?
• Quali attributi ha avuto il tuo miglior assistente? E il tuo peggior assistente?
• Quante volte vengono eseguite le recensioni delle prestazioni? Chi li conduce?
• Quali abilità sono più importanti per te in un assistente amministrativo?
• Come ricompensi e incoraggi le persone che lavorano nel tuo dipartimento?
• Ci sono problemi di produzione in corso in questo dipartimento?
• Come hai affrontato i problemi del personale in passato?
• Quali sono alcune delle maggiori sfide per una persona in questa posizione?
• Qual è l'aspetto più gratificante di questa posizione, secondo te?
• DEI (la società/dipartimento) supporta le iscrizioni di associazioni professionali e lo sviluppo professionale continuo?
• Cosa descriveresti come il ruolo del personale amministrativo in questo ufficio?
• Sono previste per gli straordinari o il fine settimana?
• Cosa ti piace di più del lavoro per questa azienda? Ci sono delle modifiche che faresti?
• Cosa ti piace di meno del lavoro qui?
• Incoraggiate il dipartimento a lavorare come squadra o concentrati di più sui contributi individuali?

Preparati per ulteriori domande al colloquio di lavoro

Oltre alle domande di intervista specifiche del lavoro, ti verranno anche poste domande più generali sulla storia, l'istruzione, i punti di forza, i punti di forza, i risultati, gli obiettivi e i piani.

Ecco un elenco delle domande di intervista più comuni e delle risposte di esempio.