Costruisci un'agenda di incontri migliori con sessioni di breakout

Una sessione di breakout, nota anche come incontro o sessione di workshop, è generalmente un seminario, una discussione o una presentazione su un argomento specifico che funge da parte dell'agenda di un programma, un seminario, una conferenza o una convenzione più ampi.

Tutti i programmi ben pianificati hanno un tema generale a cui tutti gli elementi dell'agenda in base a colloqui, attività o forse un discorso di keynote sono orientati a discutere o elaborare. Le sessioni di breakout offrono ai partecipanti al programma un'altra opportunità per discutere, riflettere o agire su tali temi in un ambiente più intimo o specializzato.

Come funzionano le sessioni di breakout

Le sessioni di breakout sono disponibili in molte forme e forme, ma la loro unica caratteristica unificante è che sono sessioni relativamente brevi (rispetto all'agenda maggiore) in cui piccoli gruppi di conferenze o partecipanti alla convention si incontrano per discutere o conoscere argomenti rilevanti relativi ai maggiori Tema del programma più ampio o principale. Generalmente, si verificano sessioni di breakout multiple contemporaneamente, con tutti i partecipanti che partecipano a un piccolo gruppo per un periodo di tempo designato prima di tornare per ricongiungersi al gruppo più grande. In quanto tali, le sessioni di breakout richiedono un metodo per rompere i partecipanti di gruppo più grandi in gruppi più piccoli e un obiettivo che si tratti del completamento di un'attività, dell'opportunità di discutere un argomento o la chiamata al brainstorming.

Vantaggi delle sessioni di breakout

In un programma più ampio forse con un vasto pubblico, il principale vantaggio delle sessioni di breakout è che servono come opportunità per tutti i partecipanti al programma di partecipare più attivamente. Le agende di molti programmi sono dominate da una serie di presentazioni durante le quali i partecipanti sono semplicemente membri del pubblico passivo. Sebbene questo possa essere un ottimo formato per la condivisione di informazioni e approfondimenti, è stato dimostrato che quando alle persone è stata data l'opportunità di partecipare attivamente, il loro impegno con il materiale può portare a una migliore conservazione e implementazione lungo la linea.

Incoraggia l'impegno

Le sessioni di breakout sono anche un ottimo modo per incoraggiare il coinvolgimento anche con quei partecipanti più silenziosi. Molte persone si sentono molto più a loro agio nel condividere le loro idee con gruppi più piccoli piuttosto che con tutto il pubblico. Una sessione di breakout potrebbe rivelarsi un'opportunità perfetta per i partecipanti di condividere idee o osservazioni o addirittura sollevare domande che potrebbero non condividere altrimenti con il gruppo. Quando le sessioni di breakout tornano, quelle idee e domande possono essere quindi condivise con tutti i presenti.

Affrontare argomenti o interessi specifici

Le sessioni di breakout possono anche offrire ai coordinatori della conferenza la possibilità di soddisfare meglio le esigenze dei loro partecipanti. Le sessioni di breakout possono essere offerte per parlare con aree di interesse specifiche o di approfondire un determinato argomento che si riferisce al tema del programma. Le sessioni di breakout possono anche essere organizzate per livello di abilità (come principianti e avanzate) o per ruolo o posizione (come i livelli entry-level e manageriali) per parlare meglio con il gruppo.

Consenti ai partecipanti di fermo

Le sessioni di breakout offrono anche un modo per i presentatori e i coordinatori degli incontri per "rompere" l'ordine del giorno in modo produttivo e respirare la vita nel programma. Mentre i pasti e le brevi pause programmate sono generalmente un must per i programmi che durano più di qualche ora, le sessioni di breakout possono offrire ai partecipanti una pausa attiva e produttiva dall'ascolto e dall'apprendimento passivi, che possono aiutare a prolungare la loro capacità di attenzione.

Errore di sessione di breakout più comune

Mentre le sessioni di breakout ben pianificate possono beneficiare di un programma più ampio, il più delle volte, le sessioni di breakout soffrono dell'errore di breakout più comune: un obiettivo poco chiaro. Troppo spesso è prevista una sessione di breakout per interrompere la monotonia di un programma senza dare chiare istruzioni su quale sia l'obiettivo del breakout. Senza un obiettivo chiaro, puoi contare su discussioni senza scopo tra i partecipanti e uno spreco generale di tempo prezioso.