Formato lettera commerciale con esempi

Una lettera commerciale è un documento formale spesso inviato da una società a un'altra o da una società a clienti, dipendenti e stakeholder, ad esempio. Anche le lettere aziendali vengono utilizzate per la corrispondenza professionale tra le persone.

Sebbene l'e-mail abbia assunto come forma di corrispondenza più comune, le lettere commerciali stampate sono ancora utilizzate per molti tipi di corrispondenza importanti e gravi, tra cui lettere di riferimento, verifica dell'occupazione, offerte di lavoro e altro ancora.

Scrivere una lettera di business efficace e raffinata può essere un compito facile, purché aderisca alle regole stabilite per il layout e il linguaggio.

Renditi conto che il tuo destinatario legge una quantità significativa di corrispondenza su base regolare e favorirà lettere ben eseguite che sono prive di errori di battitura ed errori grammaticali.

Cosa includere nella lettera

Rendi chiara lo scopo della tua lettera attraverso un linguaggio semplice e mirato, mantenendo breve il paragrafo di apertura. Puoi iniziare con "Sto scrivendo in riferimento a ..." e da lì comunicare solo ciò che devi dire.

I paragrafi successivi dovrebbero includere informazioni che danno al lettore una piena comprensione dei tuoi obiettivi ma evitare frasi meandri e parole inutilmente lunghe. Ancora una volta, mantienilo conciso per sostenere la loro attenzione.

Se il tuo intento è di convincere il destinatario in qualche modo, che si tratti di investire denaro, darti un riferimento, assumerti, collaborare con te o risolvere un problema, creare un caso convincente per la tua causa.

Se, ad esempio, vuoi che il lettore sponsorizzi un evento di beneficenza, identifica eventuali sovrapposizioni con gli obiettivi filantropici della loro azienda. Convinci il lettore che aiutarti sarebbe reciprocamente vantaggioso e aumenterai le tue possibilità di vincere il loro supporto.

Sezioni di una lettera commerciale

Ogni sezione della tua lettera dovrebbe aderire al formato appropriato, a partire dalle informazioni di contatto e quella del destinatario; saluto; il corpo della lettera; chiusura; E infine, la tua firma.

le sue informazioni di contatto

• Il tuo nome
• Il tuo titolo di lavoro
• La tua azienda
• Il tuo indirizzo
• Città (*): Stato (*): CAP
• Il tuo numero di telefono
• Il tuo indirizzo di posta elettronica

L'appuntamento

• La data che stai scrivendo la corrispondenza

Informazioni di contatto del destinatario

• Il loro nome
• Il loro titolo
• La loro compagnia
• L'indirizzo dell'azienda
• Città (*): Stato (*): CAP

Il saluto

• Usa "a chi può interessare", se non sei sicuro di chi stai affrontando.
• Usa il saluto formale “Caro signore./SM./Dr. [Cognome] ", se non conosci il destinatario.
• Usa "Caro [nome]", solo se hai una relazione informale con il destinatario.

Il corpo

• Usa linee a spaziatura singola con uno spazio aggiunto tra ciascun paragrafo, dopo il saluto e sopra la chiusura.
• Sinistra giustifica la tua lettera (contro il margine sinistro).

Saluto di chiusura

Mantieni il tuo paragrafo di chiusura a due frasi. Basta ribadire la tua ragione per scrivere e ringrazia il lettore per aver considerato la tua richiesta. Alcune buone opzioni per la chiusura includono:

•  Distinti saluti
•  Cordiali saluti
•  Cordialmente
•  Rispettosamente

Se la tua lettera è meno formale, considera di usare:

• Ti auguro il meglio
• Migliore
• Grazie
• Saluti

La tua firma

Scrivi la tua firma appena sotto la chiusura e lascia quattro singoli spazi tra la chiusura e il nome completo digitato, il titolo, il numero di telefono, l'indirizzo e -mail e qualsiasi altra informazione di contatto che desideri includere. Usa il formato di seguito:

La tua firma scritta a mano

Nome completo digitato
Titolo

Assicurati che non fosse mancato nulla

Una buona regola empirica è quella di correggere due volte la corrispondenza e poi farla rivedere un collega per garantire che non fosse mancato nulla.

Modello di lettere commerciali

È possibile utilizzare questo esempio di lettera aziendale come modello e scaricare il modello (compatibile con Google Docs e Word Online) per la versione di testo di seguito.

Esempio di lettera aziendale (versione di testo)

Linda Lau
Northern State University
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]

5 marzo 2020

Oscar Lee
Editore manageriale
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Caro signor. Lee,

Vorrei invitarti a partecipare al nostro prossimo evento di networking del dipartimento di arti liberali. L'evento si terrà il pomeriggio del 1 maggio 2020. Desideriamo offrire ai nostri anziani laureati l'opportunità di incontrare leader aziendali nell'area che potrebbero essere alla ricerca di nuovi assunti che detengano una laurea nelle arti liberali.

L'evento si terrà presso il Cox Student Center della Northern State University e durerà circa due o tre ore. Se hai interesse a frequentare o inviare un rappresentante aziendale per incontrare i nostri studenti, per favore fatemi sapere al più presto e posso prenotare un tavolo per te.

Grazie per il tuo tempo e spero di sentirti presto.

Rispettosamente,

(firma lettera di copia cartacea)

Linda Lau
Presidente del dipartimento di arti liberali

Esempio di firma e -mail

Se stai inviando una lettera di posta elettronica, la tua firma sarà leggermente diversa. Piuttosto che includere le informazioni di contatto nell'intestazione della lettera, elencale sotto la firma. Per esempio:

Invio di una lettera di business e -mail

Cordiali saluti,

Nome e cognome
Titolo
Il tuo indirizzo
Il tuo numero di telefono
Il tuo indirizzo di posta elettronica

Sii chiaro perché stai inviando il messaggio. Includi l'argomento di cui stai scrivendo nella riga dell'oggetto dell'e -mail, quindi il lettore è chiaro sul perché stai inviando il messaggio.

Suggerimenti per scrivere una lettera di business

Campioni di lettere di revisione, tra cui lettere di copertura, intervista di ringraziamento, lettere di follow-up, accettazione del lavoro e lettere di rifiuto, lettere di dimissioni, lettere di apprezzamento e più campioni di lettere commerciali e relative all'occupazione e suggerimenti per la scrittura.