Errori comuni che gli avvocati fanno durante l'invio di e -mail

Gli avvocati sono noti per la loro natura cauta, ma come tutti gli altri, possono commettere errori quando si utilizzano e -mail. Alcuni diventano storie dell'orrore, mentre altri sono solo imbarazzanti. I seguenti sono errori comuni che gli avvocati fanno nelle e -mail.

Inviarlo "dalla scrivania di"

Questa terminologia vecchio stile è sciocca e pretenziosa. Peggio ancora, parte o tutto il nome del mittente viene interrotto perché la maggior parte delle caselle di posta del sistema e -mail non visualizzano i nomi del mittente così a lungo. Basta usare il tuo nome.

Aggiungendo fioriture fantasiose

Alcuni avvocati cercano di essere creativi con l'aspetto delle loro e -mail. I fiori fantasiosi nelle firme sono comuni, così come la grafica inutile o le opere d'arte. Tutto ciò che rende le parole difficili da leggere è una cattiva idea. Rende anche il messaggio più lento da aprire. Mantienilo semplice. Non stai vendendo la tua abilità artistica.

Dimenticando di usare il blocco firma

La maggior parte dei sistemi di posta elettronica ha un blocco di firma automatizzato di facile utilizzo. Usalo per eliminare il rischio che dimenticherai di includere informazioni di base come il tuo nome, indirizzo e numero di telefono. Alcuni avvocati trasformano i loro foot di e-mail in mini commerciari mentre altri adottano un approccio minimalista. Molti aggiungono un avviso di privacy o un disclaimer legale. Tutti questi sono usi accettabili di un blocco di firma e -mail. 

E -mail mentre è arrabbiato

Gli avvocati possono essere particolarmente a rischio di e -mail mentre sono arrabbiati, anche se potrebbe accadere a chiunque. Ai vecchi tempi, gli avvocati avevano segretari digitavano le loro lettere e un ritardo a lungo prima del ritiro della posta. Ricrea quel periodo di raffreddamento per te stesso prima di sparare una e-mail. Potrebbe fare la differenza tra mantenere o perdere clienti, amici e denaro.

Non riuscire a rispondere rapidamente

Alcuni avvocati presumono che la vecchia regola di cinque giorni per la risposta alla corrispondenza commerciale si applichi all'e-mail. Non lo è. Le persone si aspettano risposte più veloci a un'e -mail che una lettera inviata tramite la posta. Prova a rispondere entro 24 ore. Se la questione è complicata, invia un riconoscimento e fai sapere alla persona quando aspettarsi una risposta. Altrimenti, il client viene lasciato a speculare se sta arrivando una risposta.

Invio di posta all'indirizzo sbagliato

La funzione di completamento automatico sui sistemi e-mail è un'ottima comodità, ma aumenta il rischio di inviare un'e-mail al destinatario sbagliato. Questo non potrebbe essere altro che un piccolo imbarazzo, ma in alcuni casi potrebbe equivalere a negligenza professionale. Non e -mail accidentalmente inviare un'e -mail a comunicazioni cliente a consulenza avversaria o ad un altro cliente.

Usando "Rispondi tutto" senza doppio controllo

Dì che il consulente avversario ti invia un'e -mail con una proposta o un'affermazione dell'opinione. Inoltri l'e -mail agli altri avvocati della tua azienda che sono coinvolti nel caso. Presto il pulsante "Rispondi tutto" viene utilizzato liberamente e nessuno nota che il consulente avversario venga copiato nella discussione interna nella tua azienda. Succede. Quando premi "Rispondi a tutti", controlla ogni indirizzo email nell'elenco dei destinatari prima di premere Invia.

Utilizzando linee soggette sciatte

Una linea di argomenti semplice e informativa come "Caso Parkerson" o "Accordo proposto da Smith" funziona meglio. Non lasciare in bianco l'oggetto o il tuo messaggio può essere trascurato. Mantieni il tuo tono serio e professionale, evitando qualsiasi tentazione di utilizzare una linea dell'oggetto come "il mio cliente idiota" o "l'ordine di stupido giudice."Non dimenticare mai che un'e -mail può essere inoltrata a nessuno. 

Non discutere via e -mail

Quando le persone parlano faccia a faccia, segnali facciali e toni vocali aiutano a chiarire il loro intento. Durante le telefonate, i segnali vocali di un diffusore quando una dichiarazione è pensata per essere sarcastica, scherzosa o seria. Ma per e -mail, è pericolosamente facile trattare completamente l'intento di una persona e rispondere in modo inappropriato.

Gli avvocati, che discutono l'uno con l'altro, possono essere particolarmente a rischio. Una risposta di innesco per capelli alla maleducazione o all'ostilità percepita potrebbe essere disastrosa. Aspetta un po 'e poi leggi di nuovo il messaggio. Anche se percepisci ancora maleducazione, prova a rispondere con gentilezza. Potresti scoprire che definisce la situazione.