Semplici passaggi per creare un budget del progetto

Project manager esperti e coloro che lavorano in grandi aziende avranno software e contabili per aiutarli a mettere insieme i budget del progetto. Ma cosa succede se non lo fai? Se stai fissando un foglio di calcolo vuoto o un'e -mail dallo sponsor del progetto che ti chiede di mettere insieme le finanze per il progetto, allora questo articolo è per te.

Guarderemo le cinque cose che devi fare per creare un budget di base del progetto.

Usa la tua lista delle attività

Innanzitutto, prendi la tua lista delle attività del progetto. Potresti anche avere una struttura di rottura del lavoro e se ne hai una, è meglio usarlo. Ma un elenco di attività farà fintanto che copre in modo completo tutto ciò che devi fare sul progetto.

Se non hai un elenco di attività, è tempo di crearne uno. Scrivi tutto ciò che devi fare e le cose che devi costruire, realizzare o completare prima che il progetto possa essere completato. Non deve essere in nessun ordine particolare, ma deve includere tutto.

Finalmente in questo passaggio, brainstorming di idee con il tuo team di progetto, poiché è destinato a essere qualcosa che hai dimenticato. Molte teste sono meglio di una!

Stimare ogni componente

Ora passa attraverso la tua lista e elabora il prezzo di ogni articolo. Ad esempio, un compito che afferma che "impostare riunioni per discutere dei requisiti" potrebbe comportare l'approvvigionamento e l'assunzione, la riserva di sale riunioni o l'acquisto di risorse di cui hai bisogno come un proiettore o un flip grafico penne. C'è un costo coinvolto in questo, quindi ottieni preventivi per il noleggio della tua camera e l'altra attrezzatura e annotalo.

Fallo per tutto nell'elenco delle attività, quindi finisci con un prezzo contro ogni articolo. Alcune attività di progetto potrebbero non avere un prezzo allegato, e va bene.

Aggiungi stime insieme

Quindi aggiungi tutte le tue stime. È più semplice farlo se si fa un elenco di articoli in un foglio di calcolo, aggiungi i costi nella colonna successiva e quindi totale la colonna in basso. Lascia che il foglio di calcolo faccia la matematica per te! Diventa il tuo foglio di calcolo del budget.

È una buona idea raggruppare anche i tuoi costi in categorie, quindi puoi facilmente vedere dove sta andando la maggior parte dei soldi. Usa categorie come "Avviamento del progetto," Infrastruttura "o" Formazione " - Scegli raggruppamenti che significano qualcosa nel contesto del progetto.

Aggiungi contingenza e tasse

Sarebbe bello se avessi una sfera di cristallo e potessi prevedere questi costi con precisione del 100%, ma probabilmente non ti senti sicuro nella tua capacità di farlo! È qui che entra in gioco la contingenza. È un fondo di denaro basato su quanto ti senti sicuro di aver ottenuto le stime giuste. Non si riferisce a nessun compito particolare. È una "pentola di emergenza" nel caso in cui hai avuto qualcosa di sbagliato o hai lasciato qualcosa per errore.

Se non sai quanta contingenza aggiungere, scegli il 10% del totale che hai creato nel passaggio tre. È una ipotesi non scientifica che molti project manager usano e ti dà un po 'di ammortizzazione nel tuo budget nel caso in cui ne abbia bisogno.

Aggiungi una linea sul tuo foglio di calcolo del budget in fondo che dice "contingenza" e specifica la percentuale utilizzata.

Non dimenticare di aggiungere alcuna imposta sulle vendite o altre imposte che non sono già esplicitamente incluse nelle stime degli elementi della tua linea individuale.

Aggiungi tutto, e questo è il tuo importo di budget finale.

Ottenere l'approvazione

L'ultima cosa da fare è ottenere il tuo manager o sponsor del progetto per approvare il tuo budget. Parla con loro di come lo metti insieme e quali elementi costituiscono il tuo budget complessivo.

Questo è tutto! Il budget del progetto è un'abilità essenziale di gestione del progetto e questa guida ti farà iniziare a creare un budget del progetto.