Elementi essenziali di Good Voice Mail Saluti

I saluti vocali sono cose semplici e, in un'azienda, possono sembrare poco importanti. Tuttavia, un saluto di posta vocale ottiene un sacco di gioco con clienti e collaboratori, pensando alla frequenza con cui non sei in grado di effettuare una telefonata perché sei su un'altra linea, lontano dalla tua scrivania o fuori dall'ufficio. Pensa a quanto spesso hai sentito un saluto di posta vocale quando chiami colleghi, colleghi e altri contatti commerciali.

I saluti per posta vocale danno un tono a come i chiamanti percepiscono te e la tua azienda e sono modi sottili e semplici per favorire relazioni commerciali positive. I messaggi ottimistici che sono brevi e al punto sono i migliori. E non correre attraverso il tuo messaggio. Sii efficiente ma rilassato e prenditi il ​​tuo tempo.

Un breve e ottimista saluto

Inizia il tuo saluto di posta vocale con un breve "ciao" o "benvenuto alla compagnia XYZ."Non usare frasi come" La tua chiamata è molto importante per noi "e simili. Questi sono diventati abusati e possono essere percepiti come insinceri. Rendono il tuo messaggio lungo e uno spreco di tempo del chiamante.

Il tuo nome

Indica chiaramente il tuo nome completo e pronuncia ogni sillaba in modo che il chiamante sappia di aver raggiunto la persona che si aspettavano e quindi vogliono scrivere il tuo nome se lo desiderano. Se hai un nome lungo, rallenta in modo che il tuo chiamante possa ascoltarlo.

Nome e/o nome del dipartimento della tua azienda

Dichiarare il nome della tua azienda e il tuo dipartimento farà sapere al chiamante di aver raggiunto il posto giusto, specialmente se hanno attraversato una serie di istruzioni automatizzate o una directory di dipendenti o dipartimenti del sistema telefonico. Ciò è particolarmente importante per i saluti esterni alla segreteria telefonica. Può essere saltato per le chiamate interne.

Affermazione che non sei in grado di prendere la chiamata

Una breve dichiarazione (ad alcune persone come scuse nell'affermazione) secondo cui non si è in grado di prendere la loro chiamata è standard e sposta rapidamente il chiamante alle informazioni su quando puoi tornare a loro e il segnale acustico del messaggio importante.

Invito a lasciare un messaggio

Invita il chiamante a lasciarti un messaggio dettagliato. 

Quando restituirai la loro chiamata

Se la tua politica è di restituire le chiamate entro la fine della giornata, dillo al tuo chiamante. Se non esiste una politica, offri al chiamante una stima di quando restituirai la loro chiamata. Se sei lontano dall'ufficio per una settimana, fai sapere anche loro.

Fornire un contatto per assistenza immediata

A nessuno piace essere intrappolato in "Vocteita di prigione", in attesa di una risposta senza altre opzioni. Se c'è qualcuno che il chiamante può contattare per assistenza immediata, fornire indicazioni su come contattare quella persona.

Continua a corto di saluti

Tienilo breve: massimo da 20 a 25 secondi. Le persone sono impegnate e non amano perdere tempo.

Evita di fornire troppe informazioni

Fornisci ai tuoi chiamanti solo le informazioni di cui hanno bisogno per lasciarti un messaggio o mettersi in contatto con te.

Esempi di saluto per posta vocale

• Esempi di saluto per posta vocale generale
• Esempi di saluto di posta vocale temporanei o "fuori ufficio"
• "Al telefono" o "occupato" esempi di saluto vocale