Gestione degli eventi vs. Pianificazione

La gestione degli eventi e la pianificazione degli eventi vengono spesso gettati in modo intercambiabile anche se sono due cose molto diverse. Molto semplicemente, la pianificazione e la gestione non sono le stesse. Mentre i set di abilità di queste due funzioni si sovrappongono, sono due funzioni distinte. Crea problemi per coloro che si occupano di clienti che pensano erroneamente di aver bisogno di un gestore di eventi quando ciò di cui hanno bisogno è un pianificatore di eventi. E per quei clienti che hanno l'impressione che tutti i gestori di eventi gestiscano anche la pianificazione degli eventi. Quindi chiariamo la confusione perché è importante che tu e i tuoi clienti abbiano la stessa comprensione.

Cosa c'è in un nome?

Il settore della pianificazione degli eventi ospita numerosi titoli di lavoro e descrizioni di lavoro. Pianificatore di eventi, pianificatore di riunione, coordinatore degli eventi, pianificatore della convention e gestore di eventi per citarne solo alcuni. L'elenco sembra infinito. Man mano che l'industria cresce, anche l'elenco delle funzioni lavorative.

Mentre la crescita del lavoro è sempre una buona cosa, la gamma di funzioni di lavoro per la pianificazione degli eventi e i titoli di lavoro di gestione degli eventi possono essere confusi per coloro che iniziano nel settore. È altrettanto frustrante per i professionisti esperti di fronte a clienti che fraintendono i servizi offerti.

Pianificazione degli eventi

Cominciamo con la pianificazione degli eventi. La parola operativa chiave qui è pianificazione. Tutti gli eventi - dalle docce nuziali alle celebrazioni di compleanno traguardi alle grandi riunioni aziendali - iniziano con un piano di qualche tipo. Le discussioni iniziali con i clienti in merito a idee di eventi, temi, date desiderabili e linee guida sul budget fanno tutte parte del processo di pianificazione degli eventi.

La pianificazione degli eventi inizia dall'inizio, dalle prime fasi del concetto e continua fino a quando non si svolge l'evento reale. E, onestamente, per alcune settimane dopo l'evento mentre i pianificatori di eventi concludono i dettagli e gestiscono gli articoli di follow-up. La pianificazione degli eventi implica lavorare a stretto contatto con il cliente per progettare un evento che riflette la visione del cliente della riunione e raggiunge l'obiettivo dell'evento. I clienti che assumono un pianificatore di eventi assumono qualcuno per pianificare tutti gli aspetti dell'evento, compresi i dettagli e gli articoli d'azione correlati e per vedere quell'evento fino al suo completamento.

Le responsabilità di pianificazione degli eventi possono includere ma non sono limitate a:

• Selezione di un tema generale per l'evento
• Sviluppare un budget
• Selezione di un luogo
• Negoziazione di contratti alberghieri
• Assumere venditori esterni
• Pianificazione del menu
• Assumere un ristoratore
• Organizzazione per oratori ospiti o intrattenimento
• Coordinamento del trasporto
• Scegliere la combinazione di colori
• Sviluppare inviti

La pianificazione degli eventi è tutto ciò che va a mettere insieme un evento. Questa funzione rientra nell'ambito più grande della gestione degli eventi.

Gestione di eventi

Ogni tipo di evento è costituito da numerose parti che si adattano come pezzi di un puzzle. Tutti quei pezzi alla fine si uniscono per creare un evento. Gli eventi di successo hanno tutti quei pezzi correlati che si uniscono al momento giusto e nel posto giusto, senza intoppi, in modo efficiente e secondo il piano. Questo processo si chiama Event Management. È, in termini semplici, la gestione del progetto dell'evento stesso.

La gestione degli eventi prevede la creazione, il coordinamento e la gestione di tutti i diversi componenti di un evento e i team di persone responsabili di ogni aspetto. Alcuni aspetti della gestione degli eventi possono includere ma non sono limitati a:

• Riservare una posizione per un evento
• Coordinamento di venditori esterni
• Sviluppare un piano di parcheggio
• Progettazione di piani di emergenza di emergenza
• Garantire il rispetto degli standard di salute e sicurezza
• Gestire il personale responsabile di ciascuna funzione
• Supervisionare l'esecuzione di un evento
• Monitoraggio dell'evento
• Risolvere le situazioni di eventi sul posto

Manager di eventi e organizzatori di eventi lavorano insieme

Definire queste due funzioni è impegnativo perché, non solo sono strettamente correlate, le responsabilità spesso si sovrappongono. I singoli organizzatori di eventi possono offrire servizi di gestione degli eventi e i gestori di eventi possono anche offrire una pianificazione degli eventi. Tutto dipende dal singolo pianificatore o dal team di gestione degli eventi aziendali, dalla sede e dall'evento stesso.

È importante comprendere le differenze tra i due e determinare quali servizi fornite. Per esempio; Se offri servizi di pianificazione degli eventi per un evento su larga scala, lavorerai con un gestore di eventi che coordinerà i tuoi servizi con quelli del responsabile della catering, del team audiovisivo, ecc. Definisci il tuo ruolo e i servizi che fornirai e comunicherai chiaramente a potenziali clienti per evitare qualsiasi confusione durante il processo di pianificazione.