Ottieni supporto alla leadership esecutiva nella gestione dei progetti

I project manager hanno un lavoro difficile. Per natura del loro ruolo, si assumono la responsabilità di formare una squadra efficace per perseguire e avere successo con nuove iniziative. Poiché i progetti possono comprendere tutto il lavoro svolto in un'azienda, ogni progetto è una nuova avventura.

Uno dei fattori più importanti che promuovono il successo del progetto è la presenza di uno sponsor esecutivo efficace e coinvolto. Mentre i project manager possono sapere che gli sponsor esecutivi fanno molto per aiutare un progetto ad avere successo, molti dirigenti non capiscono come possono aiutare o cosa fare.

Responsabilità dello sponsor esecutivo

Lo sponsor esecutivo è essenziale per il successo di un progetto. Ci sono molte ragioni per cui i progetti falliscono, ma la mancanza di supporto in un'organizzazione non dovrebbe essere una di queste. Gli sponsor esecutivi dovrebbero:

• Assumi la responsabilità a livello esecutivo per il risultato di un progetto
• Noleggiare il progetto e l'autorità di conferimento al project manager e ai membri del core team
• Supportare la ricerca del team di progetto per le risorse e la visibilità
• Garantire la presenza e il supporto di valori efficaci del team, tra cui responsabilità e trasparenza
• Supportare la squadra di fronte a straordinarie difficoltà
• Difendi il team di progetto dalle interferenze organizzative
• Rimani coinvolto e interessato
• Essere ritenuto responsabile come il project manager e i membri del team se l'iniziativa è un fallimento

Presenza sponsor esecutiva

In assenza di uno sponsor esecutivo di supporto, tutte le responsabilità di cui sopra riescono al project manager già troppo separato, che in genere non ha l'influenza con altri manager o dirigenti che potrebbero essere resistenti al progetto.

La mancanza di uno sponsor efficace aumenta il rischio di problemi di progetto, inclusi ma non limitati a fallimenti, prestazioni non ottimali, aumento dei costi e obiettivi di qualità e possibile aumento delle turbolenze del team.

In parole povere, la presenza di un efficace sponsor esecutivo è un produttore di differenze positivo per il progetto che hanno sponsorizzato. Data l'ovvia importanza del ruolo, potrebbe essere ragionevole supporre che la maggior parte delle organizzazioni prenda sul serio il loro lavoro con gli sponsor esecutivi.

Trattamento organizzativo del ruolo

Mentre sarebbe ragionevole aspettarsi che la maggior parte delle aziende mostrerebbe pratiche mature sul ruolo dello sponsor esecutivo in un'era in cui le pratiche di gestione del progetto sono ben consolidate, la situazione è esattamente il contrario.

• Molte aziende non hanno pratiche formali sulla sponsorizzazione esecutiva
• Poche aziende hanno una formazione formalizzata o una descrizione standardizzata per il ruolo e le responsabilità dello sponsor
• Raro è l'azienda che fornisce formazione per i loro sponsor esecutivi
• Vi è poco accordo coerente sulla responsabilità dello sponsor per il successo del progetto
• La maggior parte dei project manager esprimono frustrazione per la mancanza di supporto da parte dei loro sponsor

Secondo il Project Management Institute nel 2018, il 38% delle organizzazioni intervistate non aveva sponsor esecutivi attivi per i progetti.

Mentre l'attuale stato della pratica della sponsorizzazione esecutiva può lasciare spazio al miglioramento, i project manager non hanno altra scelta che continuare ad andare avanti con le loro iniziative. Tuttavia, ci sono alcuni passaggi che i project manager possono intraprendere per reclutare il supporto esecutivo tanto necessario.

Passaggi per ottenere il supporto esecutivo

1. Recluta uno sponsor. Se il tuo progetto ha implicazioni strategiche per la tua azienda, direttamente per i clienti o indirettamente consentendo attività interne più efficienti ed efficaci a supporto dei clienti, è necessario reclutare uno sponsor. Lavora direttamente con il tuo report-to-manager o il capo dell'ufficio di gestione del progetto per rafforzare l'importanza del progetto e chiedere aiuto. Enfatizzare il ruolo e le responsabilità dello sponsor e indicare la ricerca del settore che correla il successo del progetto e la sponsorizzazione efficace.
2. Allena il tuo sponsor. Enfatizzare il ruolo dello sponsor come strategico, non tattico o come una polena. La maggior parte dei dirigenti entra nel ruolo di uno sponsor senza una formazione formale o addirittura un contesto per le loro responsabilità. Mentre sei nel ruolo un po 'imbarazzante della formazione di un dirigente, la maggior parte di queste persone apprezzerà il tuo contesto e la tua guida. I problemi di responsabilità, rinforzo dei valori e protezione del team dovrebbero essere il tuo obiettivo principale quando si fa a bordo dello sponsor esecutivo.
3. Coinvolgere attivamente e coinvolgere il tuo sponsor. Le migliori relazioni project manager e sponsor esecutivo sono altamente interattive. È importante per le due parti stabilire un chiaro protocollo di comunicazione per gli aggiornamenti sulle attività del progetto, nonché di segnalare e rispondere alle emergenze. Il project manager dovrebbe incoraggiare lo sponsor esecutivo a partecipare di tanto in tanto alle riunioni di team per mostrare un interesse genuino e a servire come cheerleader attivo per l'organizzazione per i successi del team.
4. Chiedi il supporto di coaching dal tuo sponsor. È sempre utile avere qualcuno con più esperienza di quello che osservi e offra feedback costruttivi e positivi e coaching sulla tua performance.
5. Sfrutta attentamente lo sponsor per i grandi problemi. Fai attenzione a non attingere troppo al tuo sponsor per questioni tattiche. Il miglior uso del tuo sponsor è aiutare a garantire risorse, fungendo da portavoce del team di progetto al gruppo di gestione più ampio e aiutandoti a rafforzare i valori del team essenziale.

Il tono finale

Il ruolo dello sponsor esecutivo è uno dei pezzi importanti del puzzle per il successo delle iniziative di progetto. I project manager di successo comprendono quanto sia importante questo ruolo e il lavoro per ottenere il supporto esecutivo al giusto livello e intensità.

Se lo sponsor è assente o vago, prendilo per reclutare e/o formare i tuoi sponsor esecutivi per supportare te, il tuo team e la tua azienda per successo.