Come creare un piano di ripristino di emergenza per la tua attività

Un piano di ripristino di emergenza è un documento che descrive in dettaglio come la tua azienda si riprenderà da un evento catastrofico.

Quando sei sicuro che tutti i tuoi dipendenti siano sicuri e validi dopo un disastro, l'implementazione del tuo piano di recupero di emergenza dovrebbe essere il tuo primo ordine di attività. Una ripresa tempestiva e ben pianificata può fare la differenza tra fallimento e sopravvivenza della tua attività.

Esistono molti tipi diversi di eventi catastrofici. I seguenti passaggi si concentrano sulla creazione di un piano di ripristino di emergenza che puoi utilizzare se perdi il tuo ufficio ma non le capacità di produzione della tua attività. Ad esempio, un approccio simile a quello seguente sarebbe appropriato se un incendio o un altro evento avesse distrutto gli uffici commerciali per un'azienda manifatturiera, ma non la fabbrica.

01 di 06

Fai un elenco di lavori critici

Immagini di eroi/immagini getty

Il primo passo nella creazione di un piano di ripristino di emergenza è quello di fare un elenco di tutti i lavori in ufficio che dovrebbero essere trasferiti in una posizione alternativa in modo che l'azienda possa continuare a funzionare.

Quindi, segna con una stella o un asterisco quei lavori che considereresti fondamentali per continuare a funzionare se si trovavi in ​​una situazione di recupero di emergenza.

Ad esempio, i rappresentanti del servizio clienti e il personale contabile dovrebbero essere contrassegnati come critici, mentre le persone di telemarket che effettuano chiamate di vendita in uscita potrebbero essere secondarie.

02 di 06

Inventario delle attrezzature per ufficio necessarie

Immagini di eroi/immagini getty

Per ogni dipendente, elenca solo le attrezzature e i mobili per ufficio essenziali di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Ricorda, in caso di disastro, spazio, denaro e tempo saranno a un premio.

Concentrati sugli articoli veramente necessari e non su tutti gli oggetti che attualmente usano. L'elenco di ripristino di emergenza potrebbe includere quanto segue:

• Scrivania e sedia
• Computer
• Software per il computer 
• Telefono
• Sistema del punto di vendita

03 di 06

Apparecchiature di supporto inventario

Reza Estakhrian/Stone/Getty Images

Successivamente, dai un'occhiata alle attrezzature per ufficio essenziali utilizzate dietro le quinte. I telefoni sui banchi dei rappresentanti del servizio devono connettersi alla rete telefonica.

I computer in Office devono connettersi a una sorta di server o applicazione che consente di prendere gli ordini, di spedire i materiali, dei servizi da eseguire, le fatture da spedire o da soddisfare.

Cammina per il tuo ufficio e vedrai le cose che legano insieme la tua attività.

Il tuo elenco di ripristino di emergenza può includere i seguenti elementi:

• Server di backup
• Copie di software importante
• Backup di dati
• Sistema telefonico aziendale
• Sicuro dell'ufficio
• Money di cassa in contanti per start-up giornaliero

04 di 06

Pianifica spazi per uffici alternativi

Cultura/James French Getty Images

Ora che hai un elenco di persone, mobili e attrezzature, avrai bisogno di un posto fisico per metterli.

Questo non significa che devi affittare spazi per uffici e lasciarlo svuotare. Ciò che significa è che avresti dovuto già studiare diversi luoghi alternativi per trasferire il tuo ufficio in caso di disastro.

Le alternative possono includere una o tutte le seguenti:

• Agente immobiliare locale con un elenco di spazi per uffici liberi disponibili
• Un accordo con un'azienda vicina per condividere lo spazio ufficio se un disastro colpisce
• Un'opzione di trasferimento all'interno della tua azienda (ad esempio, trasferimento in una parte vuota del magazzino)
• Un piano che consente ai dipendenti di lavorare in remoto da casa o da uno spazio in affitto locale fino a quando l'ufficio non viene ripristinato
• Un elenco di spazi di coworking nella zona

05 di 06

Assicurazione e budget

Stai visualizzando correttamente le idee per risparmiare denaro?.

Immagini di argomenti/immagini Getty

Dopo aver deciso dove mettere le persone, dovrai iniziare a comprare loro ciò di cui hanno bisogno per fare il loro lavoro se è stato distrutto.

Stima quanto costerà sostituire ogni pezzo dall'elenco delle apparecchiature per ufficio necessarie che hai creato al secondo passaggio.

Il tempo che trascorri ora per questo compito si raderà giorni liberi dal processo di recupero in seguito perché sarai in grado di fornire un elenco alla tua compagnia assicurativa che dettaglia esattamente ciò di cui hai bisogno e probabilmente riceverai un controllo assicurativo prima.

06 di 06

Condividilo e conservalo fuori sede

Marvid/Istock

Il miglior piano di recupero di emergenza non ti fa bene se viene bruciato nel fuoco o nessuno può trovarlo.

La migliore strategia è condividere il tuo piano di ripristino di emergenza con almeno un'altra persona nella tua attività e assicurarsi che almeno una copia venga memorizzata in modo digitale o fuori sede.

Archiviare copie di qualsiasi software critico, backup dei dati e file o documenti necessari digitalmente utilizzando un servizio basato su cloud o archiviarle su un disco rigido di backup che è tenuto in un posto sicuro al di fuori dell'ufficio.